Kanzleisoftware: So finden Sie die passende Anwaltssoftware

  • 8 Minuten Lesezeit
Kanzleisoftware: So finden Sie die passende Anwaltssoftware

Anwaltssoftware: Unterstützung im Kanzleialltag  

Vorteile von Kanzleisoftware

Wie kommt Ordnung und Struktur in den Kanzleialltag? Als Anwalt möchte man sich auf die Mandantenbetreuung und die zu verhandelnden Fälle konzentrieren. Doch egal wie groß oder klein eine Kanzlei ist: Der Kanzleialltag bringt auch Bürokratie und organisatorische Arbeit mit sich.

Viele Anwälte und Kanzleien nutzen eine Kanzleisoftware, um die Organisation und Struktur Ihrer Arbeit zu erleichtern.  

Nicht nur bei einer Kanzleigründung stellt sich die Frage nach der passenden Kanzleisoftware. Auch im Zuge einer Modernisierung oder um eine moderne Kanzlei auf dem neuesten Stand zu halten, ist der Erwerb einer neuen Kanzleisoftware hilfreich. 

Um als Anwalt die Software zu finden, die für die eigene Kanzlei am besten passt, gibt es viele Aspekte wie Modell, Kosten und Funktionen zu beachten.

Wobei hilft die Kanzleisoftware Anwälten? 

Aktenführung 

Die Handakten zu allen Mandaten müssen ordnungsgemäß geführt und aufbewahrt werden. Dabei hilft die Software der Anwaltskanzlei mit entsprechenden Funktionen wie der passenden Vergabe von Aktenbezeichnungen: So werden alle Akten übersichtlich geordnet und zentral aufbewahrt.  

Die ideale Software – und mehr

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Musterformulare 

Ein Vorteil einer Anwaltssoftware ist die zentrale Bearbeitung von Daten. Dies ist beispielsweise hilfreich, wenn mehrere Aufträge zum selben Mandanten entstehen: Derselbe Datensatz kann für mehrere Akten verwendet werden. Durch automatisierte Abläufe müssen Daten nur einmal erfasst werden. So kann Zeit eingespart werden. Weitere Tipps für effizientes Zeitmanagement im Kanzleialltag haben wir für Sie in einem separaten Beitrag zusammengefasst.  

Mandatsmanagement 

Mithilfe einer Rechtsanwaltssoftware gelingt Anwälten die Übersicht über ihre Mandate, da die Software der Anwaltskanzlei diese systematisch auflistet. So können die Mandate für alle zuständigen Mitarbeiter zentral zur Verfügung gestellt und bearbeitet werden.  

Kontrolle von Fristen 

Die Kontrolle von Fristen ist eine zentrale Funktion der Kanzleisoftware: Der Überblick über alle relevanten und zeitlich nahen Fristen ist für Anwälte essenziell. Ein elektronischer Fristenkalender entbindet aber nicht von der Pflicht eines Kontrollausdrucks der eingetragenen Fristen, wie der Bundesgerichtshof entschieden hat (Az.: III ZB 96/18, X ZB 2/20). 

Weitere Funktionen 

Anwaltssoftware bietet zahlreiche Funktionen, die die Steuerung der Prozesse und Kommunikation für die Kanzlei erleichtern. Dazu zählen Funktionen für Arbeitszeitkontrolle, Buchhaltung, Controlling, Datenaustausch und Mandantenkommunikation. Mehr Informationen zur Kommunikation mit Mandanten liefern wir Ihnen in einem eigenen Beitrag. Für die Kommunikation in verschiedenen Sprachen sind Übersetzungstools wie der Onlinedienst DeepL geeignet. So können sprachliche Hürden vermieden werden. 

Anwaltssoftware: Welche Arten gibt es?

On-Premises 

Diese Art der Anwaltssoftware wird vor Ort unterhalten: Die Software wird auf der kanzleieigenen Hardware installiert. Die Verantwortung für Datensicherung und Softwareupdates liegt allein bei der Kanzlei, nicht beim Anbieter.  

(Public) Cloud 

Beim Cloud-Modell werden die Daten auf externe Server des Softwareanbieters ausgelagert. Die Updates der Software sowie die Datensicherung liegen in der Verantwortung des Anbieters. Diese Art von Software mit Cloud-Dienstleister wird auch als Public Cloud bezeichnet. Wird ein von der Kanzlei selbst betriebener Server in einem Rechenzentrum verwendet, handelt es sich um eine Private Cloud. 

Welche Software eignet sich für wen? 

Bestehen geringe Personalressourcen – wie in kleineren Kanzleien der Fall –, so kann eine Cloud-Lösung sinnvoll sein. Für die On-Premises-Lösung sollte die EDV-Struktur der Kanzlei gut ausgebaut sein. Auch mehr Personal ist sinnvoll, da die Organisation von Updates etc. selbst zu verantworten ist. Die Entscheidung für einen Softwaretyp ist also für jede Kanzlei und ihre Prioritäten individuell zu treffen: Was für eine etablierte Kanzlei die richtige Software ist, muss nicht für einen Berufseinsteiger passen. Weitere Tipps für den erfolgreichen Berufseinstieg als Anwalt haben wir in einem eigenen Beitrag für Sie zusammengefasst. 

Kanzleisoftware-Vergleich: 3 Anbieter im Detail*


ActaportVertecLegalVisio


 Anbieter


dokSAFE GmbH


Vertec AG


Legalvisio GmbH

Kurzbeschreibung



  • Cloudbasierte Softwarelösung 

  • Lediglich Internetzugang nötig, damit Software im Browser ohne Installation gestartet werden kann 


  • Als Cloud oder On-Premises verfügbar 

  • Fokus auf die Integration von CRM und ERP



  • Cloud-Software 

  • Kann von jedem Endgerät genutzt werden



Betriebssystem

Unterstützte Betriebssysteme: Mac, Windows, Linux 



Unterstützte Betriebssysteme: Windows, Mac, Android und iOS

Unterstützte Betriebssysteme: Windows, Mac und Linux


Anwendung

  • Ohne Installation auf verschiedenen Endgeräten (z. B: iPad) 

  • Dashboard mit individuell positionierbaren Widgets für Übersicht 

  • Alle Informationen aktenübergreifend miteinander verknüpft 


  • Moderne Oberfläche mit Grundfunktionen

  • Individuelle Anpassungen können von Usern vorgenommen oder bei Vertec beauftragt werden 



  • Keine Installation nötig 

  • Agenda-Übersicht mit Wiedervorlagen, Posteingängen, Fristen, Terminen 

  • Übersicht zu abgerechneten Stunden, verknüpftem Umsatz pro Rechtsgebiet, Mandaten und Mitarbeitern 

  • Automatische Interessen-kollisionsprüfung 


Support

  • Tutorials 

  • Support per E-Mail 

  • Webinar-Schulung zur Ersteinrichtung oder TeamViewer-Sessions bei Bedarf 

  • Live-Chat 

  • Tutorials 


Kostenlos bei Abonnement und kostenpflichtig bei On-Premises: Support und Hotline

  • Erklärvideos 

  • Support per E-Mai



beA- Schnittstelle

beA-Nachrichten landen direkt im Kanzleipostfach, sind durch Symbol als beA-Nachrichten gekennzeichnet, sind verschlüsselt

Keine Angabe

Keine Angabe

*Erhebung am 05.05.2021

Kanzleisoftware: Mit welchen Kosten muss man rechnen? 

Der Preis der Software wird von den Anbietern zunehmend durch Abonnementzahlungen statt einer einmaligen Kaufpreiszahlung festgesetzt. Vor allem bei Cloud-Anbietern bezahlt man in der Regel monatlich für die Nutzung der Anwaltssoftware. Dieser laufenden Kosten im Vergleich zu einmaligen Anschaffungskosten sollte man sich also bei der Entscheidung für eine Software bewusst sein. Bei einer On-Premises-Variante entstehen zudem Kosten durch den Bedarf an leistungsfähiger Hardware, Softwarelizenzen, Systempflege und Datensicherheit. 

Hinsichtlich der Kosten ist es auch wichtig zu beachten, was im Preis inkludiert ist: Fallen für Leistungen wie Support, Einrichtung, Schulungen und Updates weitere Kosten an, so müssen diese bei der Anschaffung einkalkuliert werden. Auch die Kosten der Software orientieren sich also an den Bedürfnissen und den an die Anwaltssoftware gestellten Anforderungen.  

Worauf muss man bei der Auswahl der Software für Anwälte achten?

Bei der Auswahl der richtigen Software für Rechtsanwälte spielen die individuellen Bedürfnisse und Ziele eine wichtige Rolle. Doch es gibt auch allgemeingültige Kriterien.  

Welche Zusatzleistung verspricht der Softwareanbieter?  

Zu welchen Zeiten ist der Support erreichbar: ganztägig oder nur zu ausgewählten Zeiten? Erfolgt der Austausch nur über E-Mail? Finden Schulungen zur Einführung des Programms statt? Besteht die Möglichkeit zur Fernwartung? Diese Fragen zu den die Kanzleisoftware begleitenden Leistungen des Anbieters sollten beantwortet werden, bevor man sich für eine Software entscheidet.  

Wird die Software den eigenen Anforderungen gerecht?  

Eine umfangreiche Software nutzt nichts, wenn sie den Bedürfnissen der Kanzlei nicht gerecht wird. Daher sollte man sich vor der Anschaffung genau darüber klar werden, welche Funktionen man erwartet und worauf man verzichten kann. Dabei kann die Zukunftsfähigkeit der Software ein wichtiger Faktor sein, aber auch die Benutzerfreundlichkeit, der mobile Datenzugriff und die datenschutzrechtlichen Anforderungen.  

Kanzleisoftware und Datenschutz: Was muss man beachten? 

Wenn eine Kanzleisoftware verwendet wird, muss die Datensicherheit gewährleistet sein. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Dienstleister ist § 43e BRAO zu beachten. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO muss immer abgeschlossen werden, sobald personenbezogene Daten im Auftrag durch Dritte verarbeitet werden. Die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten hingegen besteht erst, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind – wie im Fall größerer Kanzleien. Darunter besteht sie, wenn umfangreiche Daten gemäß Art. 9 DSGVO wie etwa Gesundheitsdaten oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Rahmen der Kerntätigkeit verarbeitet werden. 

beA – das besondere elektronische Anwaltspostfach

Ein mit Kanzleisoftware verbundenes Thema ist das beA – das besondere elektronische Anwaltspostfach. Es soll die sichere elektronische Kommunikation zwischen Rechtsanwälten und der Justiz sowie mit anderen Akteuren ermöglichen.  

Seit 01.01.2018 besteht bereits eine passive Nutzungspflicht des beA. So müssen Anwälte die Zustellung von Nachrichten über das beA zur Kenntnis nehmen und die nötigen technischen Einrichtungen für die Nutzung vornehmen. Das Senden von Nachrichten via beA war bisher freiwillig. Doch seit 01.01.2022 gilt die aktive Nutzungspflicht: Jetzt ist das beA verpflichtend für die Korrespondenz der Rechtsanwälte mit Gerichten.   

Es gibt Kanzleisoftwares, die eine Schnittstelle zum beA besitzen. Sollte man sich für eine Software mit beA-Schnittstelle entscheiden, ist Vorsicht geboten, ob ein rechtssicheres Senden von beA-Nachrichten durch die Software möglich ist. Der Meldung einer erfolgreichen Signatur durch eine verwendete Kanzleisoftware durfte ein Anwalt dem OLG Braunschweig zufolge nicht vertrauen (Az.: 11 U 315/20). 

Das anwalt.de-Profil als Ergänzung der Anwaltssoftware 

Mit einem Profil auf anwalt.de kann man als Rechtsanwalt die Software der Kanzlei optimal ergänzen. Die Anwaltsplattform ermöglicht viele relevante Funktionen.  

anwalt.de als optimale Software-Ergänzung

Reichweitenstarker Internetauftritt

Ihr anwalt.de Profil verhilft Ihnen zu einer hohen Position in den Suchmaschinen wie z. B. Google. Zusätzliche Auffindbarkeit wird durch die Suchfunktion auf anwalt.de generiert. 

Ihre Bewertungen sowie Informationen zu Ihrer Kanzlei werden im anwalt.de-Profil prominent dargestellt. Es liefert Ratsuchenden einen prägnanten Überblick über Ihre Leistungen und Expertise. Mehr Tipps, wie Sie sich mit Ihrer Spezialisierung vom Wettbewerb abheben, erfahren Sie in einem separaten Ratgeber.  

Falls Sie über eine Website verfügen, so kann diese mithilfe von Widgets einfach mit Ihrem Profil verknüpft werden. Mehr über das Integrieren von Widgets erfahren Sie in einem eigenen Ratgeber. Sollten Sie keine Website besitzen, dient Ihr Profil Ihnen als angemessener Ersatz. 

Einfache Mandantenkommunikation

Das Kontaktformular, das in Ihrem anwalt.de-Profil und allen Ihren Rechtstipps eingeblendet wird, nutzen Ratsuchende als Anlaufstelle für Anfragen an Sie. So gelingt es potenziellen Mandanten schnell und einfach, Kontakt zu Ihnen aufzunehmen.  

Ihre Mandantenkommunikation können Sie mit der Nachrichtenfunktion weiter strukturieren. Diese beinhaltet Posteingang, Archiv und Papierkorb und schafft somit Übersichtlichkeit. Sie können außerdem eine Weiterleitung an die von Ihnen gewünschten E-Mailadressen einrichten: So werden Sie bei neuen Nachrichten sofort informiert und können die Anfragen schnell in Ihrer Kanzleisoftware bearbeiten. Sie können Nachrichten für eine vereinfachte Kommunikation an bis zu zwei Mailadressen weiterleiten lassen, z. B. an Ihre Mitarbeiter oder Verteiler-Adressen in Ihrem Team.  

Erleichterte Auffindbarkeit als Experte  

Ratsuchende suchen oft zuerst online nach Informationen zu ihren Rechtsfragen. Über Publikationen in Form von Rechtstipps können Sie  sich als Experte in Ihrem Bereich positionieren. So werden potenzielle Mandanten gezielt auf Ihre Expertise aufmerksam. Das hohe Google-Ranking der anwalt.de-Rechtstipps unterstützt Sie dabei außerdem. Wie Sie Rechtstipps als Anwalt publizieren, erfahren Sie in einem eigenen Ratgeber. Alle Funktionen und Vorteile von anwalt.de haben wir in einem gesonderten Beitrag für Sie zusammengefasst. 

(LES; ZGRA) 

Optimieren Sie Ihre Onlinepräsenz mit Mandantengewinnung, Auffindbarkeit und Profilierung auf anwalt.de. Informationen zu den Funktionen und Vorteilen von anwalt.de haben wir in einem eigenen Ratgeber für Sie zusammengefasst. 

Häufige Fragen und Antworten zu Kanzleisoftware

Braucht jeder Anwalt eine Anwaltssoftware?

Selbstverständlich besteht kein Zwang zur Verwendung einer Anwaltssoftware. Ob Bedarf besteht, ist abhängig von den internen Strukturen und den Anforderungen einer Kanzlei. Je größer die Kanzlei, umso sinnvoller kann es sein, eine entsprechende Software zu verwenden, denn die Software vereinfacht insbesondere die Zusammenarbeit. Aber auch für einzelne Anwälte kann eine Anwaltssoftware sehr nützlich sein, beispielsweise zur Erleichterung der Aktenführung.

Was kostet eine Kanzleisoftware?

Je nach Funktionen und Modell der Software fallen die Kosten unterschiedlich aus. Die Bezahlung erfolgt zunehmend in Form eines Abonnements statt einer Kaufzahlung beim Erwerb. Vor allem bei Cloud-Anbietern zahlt man häufig einen monatlichen Beitrag für die Nutzung. Bei On-Premises Softwares fallen weitere Kosten für die Hardware, Softwarelizenzen und Systempflege an. Außerdem sind Leistungen wie Service und Updates nicht bei allen Softwares im Preis inkludiert.

Wie erleichtert Anwaltssoftware den Kanzleialltag?

Die Software kann Anwälte bei zentralen Prozessen und Routinen unterstützen: So gibt es Funktionen zur Unterstützung bei der Aktenführung, der Fristenkontrolle und beim Mandatsmanagement. Je nach Bedarf der Kanzlei gibt es weitere mögliche Softwarefunktionen zum Beispiel für Buchhaltung, Controlling, Mandantenkommunikation und Musterformulare.

Wann sollte die Kanzleisoftware gewechselt werden?

Ist ein Anwalt oder eine Kanzlei mit der verwendeten Software unzufrieden, bleibt manchmal ein Wechsel als einzige Lösung. Da der Umzug von einer zur anderen Software durchaus kompliziert sein kann, sollte gut abgewogen werden: Sind die Probleme mit der aktuellen Software schwerwiegend, ist keine Abhilfe in Sicht und soll noch mehrere Jahre weiter (mit einer Anwaltssoftware) gearbeitet werden, lohnt es sich, über einen Wechsel nachzudenken.

Wie kann eine Kanzleisoftware die Mandantenbindung fördern?

Eine Anwaltssoftware schafft Übersicht über die Mandate und die geführte Kommunikation mit den Mandanten. Dadurch können mögliche Fehler z. B. bei der Datenaufnahme vermieden werden. Eine Kanzleisoftware kann also zur reibungslosen Mandantenkommunikation und unkomplizierten Interaktion beitragen. Beides ist essenziell für die Mandantenbindung

Inwiefern ist eine Anwaltssoftware für die Kanzlei ressourcensparend?

Die Software minimiert den Zeitaufwand und verhilft zu reibungslosen Abläufen innerhalb der Kanzlei: Die durch Automatisierungsprozesse gesparte Zeit kann für die Bearbeitung von Mandaten verwendet werden und personelle Ressourcen können besser genutzt werden.

Foto(s): ©Pexels/ Andrea Piacquadio, ©anwalt.de/LES

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