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Datenschutz und KI im Unternehmen: Basics schnell erklärt
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Als Gründer oder Geschäftsführer stehen Sie vor der Herausforderung, strenge DSGVO-Regelungen einzuhalten, um nicht nur die Daten Ihrer Kunden oder Vertragspartner zu schützen, sondern auch rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Und davon gibt es zuhauf. In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige über die DSGVO-Pflichten und wie Sie diese effizient umsetzen können, um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten und somit Vertrauen und Sicherheit zu schaffen.
Wir sind auf die Beratung von Tech-Startups und KI-Startups spezialisiert und beraten zahlreiche Hotels sowie mittelständige und große Unternehmen. Auch Sport- und Industrieverbände zählen zu unseren Mandanten.
Wir übernehmen das Datenschutzmanagement mit einer Online-Software. Digital, transparent und mit voller Kostenkontrolle. Auf Wunsch stellen wir auch den Datenschutzbeauftragten.
Datenschutzfragen besprechen wir mit Ihnen per Video-Call, um Aufträge zeitnah, pragmatisch und interessengerecht zu erfüllen. "Geht nicht" - gibts bei uns nicht. Im Krisenfall (Cyberangriff, Datenschutzvorfall, Schadenersatzforderungen) sind wir natürlich auch für Sie da, auch außerhalb von Geschäftszeiten.
In diesem Beitrag fassen wir die aus unserer Sicht essentiellen Pflichten des Datenschutzrechts zusammen, damit Sie sich einen schnellen Überblick verschaffen können.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) - Pflichten für Betriebe
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, die seit dem 25. Mai 2018 gilt. Sie legt fest, wie Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten müssen, um die Privatsphäre und Rechte der betroffenen Personen zu schützen. Diese Vorschriften gelten für alle Unternehmen, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten, unabhängig davon, wo das Unternehmen seinen Sitz hat.
Wichtige Pflichten der Unternehmen
1. Rechtmäßigkeit und Transparenz
Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig und transparent ist. Das bedeutet, dass die betroffenen Personen informiert werden müssen, welche Daten erhoben werden und zu welchem Zweck. Diese Information muss klar und verständlich sein.
2. Zweckbindung
Personenbezogene Daten dürfen nur für den festgelegten Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden. Eine Nutzung für andere Zwecke ist nicht erlaubt, es sei denn, die betroffene Person hat ausdrücklich zugestimmt.
3. Datenminimierung
Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck notwendig sind. Das bedeutet, dass Unternehmen genau prüfen müssen, welche Daten sie wirklich benötigen und keine überflüssigen Daten sammeln dürfen.
4. Richtigkeit der Daten
Unternehmen müssen sicherstellen, dass die von ihnen erhobenen Daten korrekt sind. Falsche oder veraltete Daten müssen korrigiert oder gelöscht werden. Dies ist wichtig, um die Rechte der betroffenen Personen zu schützen und die Qualität der Daten zu gewährleisten.
5. Speicherbegrenzung
Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck notwendig ist, für den sie erhoben wurden. Danach müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden, um die Privatsphäre der betroffenen Personen zu schützen.
6. Integrität und Vertraulichkeit
Unternehmen müssen technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung der Daten. Beispiele hierfür sind Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsupdates und Zugriffsbegrenzungen.
Besondere Anforderungen
Einwilligung
Für die Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten ist die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person erforderlich. Diese Einwilligung muss freiwillig und auf informierter Basis erfolgen. Betroffene Personen müssen darüber informiert werden, wofür ihre Daten verwendet werden und haben das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Unternehmen müssen ein Verzeichnis führen, in dem alle Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert sind. Dieses Verzeichnis muss auf dem neuesten Stand gehalten und den Aufsichtsbehörden auf Anfrage vorgelegt werden. Es enthält Informationen über die Art der verarbeiteten Daten, den Zweck der Verarbeitung und die ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen.
Datenschutzbeauftragter
Unternehmen, die umfangreich personenbezogene Daten verarbeiten, müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen. Dieser überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und ist Ansprechpartner für Datenschutzfragen. Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern sind von dieser Pflicht befreit, es sei denn, die Datenverarbeitung birgt ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen.
Sanktionen bei Verstößen
Die Nichteinhaltung der DSGVO kann zu hohen Bußgeldern führen. Diese können bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes betragen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Auch kleinere Verstöße können zu empfindlichen Strafen führen. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen die Datenschutzvorschriften ernst nehmen und umsetzen.
Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO
Um die DSGVO einzuhalten, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:
Datenschutzkonzept: Erstellen Sie ein Datenschutzkonzept, das alle relevanten Maßnahmen und Zuständigkeiten festlegt. Dazu gehören die Ziele des Datenschutzes, die Verantwortlichen und die Dokumentationspflichten.
Verarbeitungsverzeichnis: Führen Sie ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, in dem die Art der Daten, der Zweck der Verarbeitung und die Sicherheitsmaßnahmen dokumentiert sind. Dieses Verzeichnis muss regelmäßig aktualisiert werden.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Implementieren Sie Maßnahmen zum Schutz der Daten, wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates. Diese Maßnahmen sollten regelmäßig überprüft und angepasst werden.
Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten und den Anforderungen der DSGVO. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter die Bedeutung des Datenschutzes verstehen und wissen, wie sie die Vorschriften einhalten können.
Datenschutzbeauftragter: Benennen Sie einen Datenschutzbeauftragten, der die Einhaltung der Datenschutzvorschriften überwacht und als Ansprechpartner für Datenschutzfragen dient.
Betroffenenrechte: Stellen Sie sicher, dass die Rechte der betroffenen Personen, wie Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten, gewahrt werden. Informieren Sie die Betroffenen über ihre Rechte und wie sie diese wahrnehmen können.
Weitere Details zur DSGVO
Marktortprinzip
Mit der Einführung der DSGVO gilt das einheitliche europäische Datenschutzrecht nicht nur für Unternehmen mit Sitz in der EU. Auch Unternehmen aus Drittländern, die ihre Waren oder Dienstleistungen in der EU anbieten, müssen sich an die DSGVO halten. Dies gilt auch für Unternehmen, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten, unabhängig davon, wo die Verarbeitung stattfindet.
Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis
Die DSGVO legt auch spezielle Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Arbeitnehmern fest. Dies umfasst die Einwilligung der Arbeitnehmer zur Datenverarbeitung, sofern diese nicht durch den Arbeitsvertrag abgedeckt ist. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Betriebs- oder Dienstvereinbarungen mit den Vorgaben der DSGVO übereinstimmen und dass der Datentransfer innerhalb des Unternehmens rechtmäßig erfolgt.
Neue Pflichten und Stolperfallen für Startups
Startups müssen die gleichen Datenschutzanforderungen erfüllen wie etablierte Unternehmen. Datenschutzfragen sollten bereits in der Gründungsphase geklärt werden. Produkte wie Apps und Software sollten nach dem Prinzip "Datenschutz durch Technikgestaltung" entwickelt werden. Richtig umgesetzt kann Datenschutz auch ein Wettbewerbsvorteil sein.
Verantwortlicher für den Datenschutz
Für den Datenschutz im Unternehmen ist der Vertretungsberechtigte verantwortlich, in der Regel die Geschäftsführung oder der Vorstand. Selbst wenn ein Datenschutzbeauftragter benannt wurde, bleibt die Verantwortung bei der Geschäftsführung. Der Datenschutzbeauftragte kontrolliert lediglich die Umsetzung der DSGVO-Vorgaben.
Kontrolle und Überwachung
Die Einhaltung der DSGVO wird vom internen Datenschutzbeauftragten und der zuständigen Aufsichtsbehörde überwacht. Dies können der Bundesbeauftragte für den Datenschutz, die Datenschutzbeauftragten der Bundesländer und die Bundesnetzagentur sein. Diese Behörden haben das Recht, Überprüfungen durchzuführen und bei Verstößen Bußgelder zu verhängen.
Fazit
Die Einhaltung der DSGVO ist für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, verpflichtend. Dies schützt nicht nur die Daten der Kunden, sondern bewahrt Unternehmen auch vor hohen Strafen. Durch klare Prozesse, Schulungen und technische Maßnahmen können Unternehmen die Anforderungen der DSGVO erfüllen und die Privatsphäre ihrer Kunden schützen. Datenschutzkonformes Arbeiten ist somit ein essenzieller Bestandteil der betrieblichen Organisation.
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