Die Gründung einer GmbH – Praxistipps

Die Gründung einer GmbH

Die GmbH ist eine juristische Person des Privatrechts. Sie gehört zu den Kapitalgesellschaften und ist haftungsbeschränkt. Die GmbH ist eine Handelsgesellschaft im Sinne des Handelsgesetzbuches.

Das Verfahren einer GmbH-Gründung vollzieht sich in drei Schritten:

1. Am Anfang steht die Entscheidung der zukünftigen Gesellschafter, eine Gesellschaft mit einem bestimmten Zweck zu gründen. Zur Gründung ist mindestens eine Person notwendig, sogenannte „Einmann-GmbH“. Bei der Gründung können beliebig viele weitere Personen teilnehmen. Gesellschafter können sein: Natürliche Personen (auch Minderjährige), juristische Personen (AG, GmbH, eingetragener Verein), eine OHG oder eine KG;
2. Sodann wird diese Entscheidung im Rahmen des Gesellschaftsvertrages notariell beurkundet. Vor Abschluss dieser Handlung ist das Unternehmen eine „Vorgründungsgesellschaft“. Der Notar meldet schließlich nach erfolgter Einzahlung des Stammkapitals (mindestens 25.000 €) die Gründung der GmbH beim Handelsregister an. Man spricht von einer notariell beglaubigten Handelsregisteranmeldung. Ab diesem Zeitpunkt handelt es sich um eine „Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Gründung“. Diese ist bereits teilrechtsfähig. Sie wird haftungsrechtlich jedoch der GbR gleichgestellt. Bis zur Eintragung in das Handelsregister haften die Gründungsgesellschafter persönlich und unbeschränkt;
3. Der Notar leitet den Gesellschaftsvertrag weiter, sodass die Eintragung in das Handelsregister vorgenommen werden kann. Die Anmeldung zur Eintragung erfolgt bei dem Registergericht, in dessen Bezirk die GmbH ihren Sitz hat. Bevor nicht mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals eingezahlt ist, darf die Anmeldung nicht vorgenommen werden. Erst mit diesem letzten Schritt besteht die GmbH als solche, vgl. § 11 Abs. 2 GmbHG. Eine solche Eintragung nennt sich konstitutiv, das heißt, dass durch die Eintragung erst Rechtswirkung eintritt.

Soll die Gesellschaft nur mit maximal 3 Gesellschaftern gegründet werden, so kann die Gründung im vereinfachten Verfahren erfolgen. Für die Gründung ist es dann ausreichend, wenn die Gesellschafter einen formularmäßigen Mustervertrag ausfüllen, der als Anlage dem GmbHG beiliegt. Aber Vorsicht: auch dieser muss notariell beurkundet werden.

Die GmbH besteht in der Regel aus zwei Organen: Dem Geschäftsführer und der Gesellschafterversammlung. Ein Aufsichtsrat muss erst bei mehr als 500 beschäftigten Arbeitnehmern gegründet werden.

Der Gesellschaftsvertrag

Der Gesellschaftsvertrag legt fest, welche Mitwirkungspflichten die Gründer für die Gründung der GmbH treffen und welche Satzung der künftigen GmbH zugrunde liegt.

• An den Inhalt sind gewisse Mindestanforderungen zu stellen. Der Gesellschaftsvertrag/die Satzung muss enthalten: Die Firma der GmbH: Der Name muss die Bezeichnung „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ oder die entsprechende Abkürzung enthalten. Der Firmenname muss zur Kennzeichnung geeignet, er darf nicht irreführend und nicht mit bereits eingetragenen Firmen verwechslungsfähig sein, vgl. §§ 18, 30 HGB ;
• Tipp: Wir empfehlen eine Ähnlichkeitsrecherche in Bezug auf Ihren Firmennamen und ggf. eine Recherche im deutschen oder europäischen Markenregistern. Abmahnungen und Schadensersatzzahlungen aufgrund der unberechtigten Verwendung von Namen, Firma oder geschützten Kennzeichen Dritter sind teuer und unnötig;
• Den Sitz der GmbH: Wird durch den Gesellschaftsvertrag bestimmt und muss in Deutschland liegen; er muss jedoch nicht mit dem tatsächlichen Sitz der Verwaltung identisch sein;
• Den Gegenstand des Unternehmens: Hiermit ist der Zweck der GmbH gemeint. Eine GmbH kann zu jedem gesetzlich zulässigen Zweck gegründet werden. Möglich sind erwerbswirtschaftliche Zwecke, sonstige unternehmerische Zwecke wie z. B. die freien Berufe sowie ideelle und gemeinnützige Zwecke;
• Im Falle eines gewerblichen Zweckes kann für das auszuübende Gewerbe eine behördliche Genehmigungspflicht bestehen. Die fehlende Genehmigung stellt zwar kein Eintragungshindernis dar; die GmbH entsteht auch ohne die erforderliche Genehmigung. Das Fehlen kann aber einen Auflösungsgrund nach §§ 61,61 GmbHG darstellen. Unzulässig ist ein Unternehmensgegenstand nur, wenn er gegen ein gesetzliches Verbot verstößt oder sittenwidrig ist;
• Die Höhe des Stammkapitals: Beträgt mindestens 25.000 Euro;
• Tipp: Es ist mit einem entsprechenden Passus im Gesellschaftsvertrag möglich zunächst nur 12.500 Euro einzuzahlen und die restlichen 12.500 Euro auf Anforderung durch die Gesellschafter bereitzuhalten. Dieser Teil muss also zunächst nicht unmittelbar fließen. Die GmbH wird dennoch eingetragen.
• Die Zahl und die Nennbeträge der Geschäftsanteile: Ein Geschäftsanteil ist der Anteil, den jeder Gesellschafter gegen Einlage auf das Stammkapital übernimmt; er muss in vollen Euro angegeben sein.
• Tipp: Sie dürfen mit dem Stammkapital wirtschaften. Es muss dem Handelsregister allerdings bei der Anmeldung zur Eintragung der GmbH in voller Höhe nachgewiesen werden.

Über diesen gesetzlich festgelegten Mindestinhalt hinaus, sollte der Vertrag weitere Regelungen enthalten. Beispielhaft zu nennen sind das Ausscheiden oder der Ausschluss eines Gesellschafters und eine damit einhergehende Abfindung, die Beschlussfassung in der Gesellschafterversammlung oder die Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer.

Die Unterschrift sämtlicher Gesellschafter auf dem Gesellschaftsvertrag bedarf der notariellen Beurkundung. Dabei ist es nicht erforderlich, dass alle Gesellschafter höchstpersönlich vor dem Notar anwesend sind und unterschreiben. Eine Vertretung ist möglich. Allerdings bedarf es einer Vollmacht des vertretenen Gesellschafters; diese Vollmacht muss nicht notariell beurkundet werden, jedoch durch einen Notar beglaubigt worden sein.

Ein Formmangel im Gesellschaftsvertrag führt zur dessen Nichtigkeit. Eine Eintragung der GmbH in das Handelsregister darf dann nicht erfolgen. Die obig genannten Formvorschriften sind daher unbedingt einzuhalten.

Kosten

Bei der Gründung einer GmbH entstehen Kosten für den Notar, der an dem Gründungsverfahren der GmbH teilnehmen muss. Die Notarkosten sind nach dem GNotKG zu berechnen. Die Gebühren richten sich dabei nach dem Geschäftswert, der sich wiederum nach dem Stammkapital der zu gründenden GmbH richtet. Der Mindestgeschäftswert beträgt 30.000 €, der Höchstwert 10 Mio. €. Für die Eintragung im Handelsregister fällt eine Gebühr i.H.v. 150 € an. Bei einer GmbH mit einem Stammkapital von 25.000 € ist mit Gründungskosten (für Notar und Handelsregister) zwischen 500 und 1.000 € zu rechnen.

An dieser Stelle ist es erforderlich, sich Gedanken darüber zu machen, wer die Kosten der Gründung tragen soll. Soll die Gesellschaft selbst für die Kosten haften, so ist eine entsprechende Regelung im Gesellschaftsvertrag erforderlich.

Trotz dieser zunächst recht günstig erscheinenden Möglichkeit der Gründung ist jedoch auf Folgendes zu achten: Jede Änderung des Gesellschaftsvertrag muss notariell beurkundet werden und verursacht weitere Kosten. Es kann daher empfehlenswert sein, bestimmte Regelungen nicht in der Satzung der GmbH zu regeln, sondern unter anwaltlicher Beratung eine Gesellschaftervereinbarung außerhalb des Gesellschaftervertrages zu treffen. Die dort getroffenen Regelungen können jederzeit ohne den teuren Gang zum Notar geändert werden. Dieses Vorgehen empfiehlt sich besonders bei Gesellschaften mit höheren Stammeinlagen, da sich auch die Gebühren für die Änderung des Gesellschaftsvertrages nach der Höhe des Stammkapitals richten.

Steuerliche Aspekte

Steuerlich unterliegt die GmbH mit ihrem Einkommen der Körperschaftssteuer sowie dem Solidaritätszuschlag. Zusätzlich muss sie bei Gewinnausschüttungen an Anteilseigner Kapitalertragssteuer abführen. Da sie eine Handelsgesellschaft im Sinne des HGB ist (vgl. § 13 III GmbHG), muss sie auch Gewerbesteuer entrichten.

Werden Grundstücke oder grundstücksgleiche Rechte in die Gesellschaft eingebracht, so unterliegen dies der Grunderwerbssteuer. Die Gründungskosten können bei der Ermittlung des körperschaftssteuerlichen Einkommens nur in Abzug gebracht werden, wenn dies der Gesellschaftsvertrag vorsieht.

Tipp: Besprechen Sie die Gründung mit Ihrem Steuerberater und einem spezialisierten Anwalt. Nichts ist ärgerlicher als die nicht optimale steuerliche Gestaltung Ihrer Gründung. Sie führt zu einer möglicherweise vermeidbaren Steuerbelastung.

Haftung der Gesellschafter

Die GmbH haftet mit ihrem Gesellschaftsvermögen für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft, § 13 II GmbHG. Der Geschäftsführer haftet der Gesellschaft jedoch mit seinem persönlichen Vermögen, wenn er die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes verletzt.

Zwischen dem Notartermin und der endgültigen Eintragung in das Handelsregister kann einige Zeit vergehen. Vorsicht ist daher geboten, wenn die Gesellschaft in diesem Zeitpunkt bereits ihre Geschäfte aufnimmt. Da zu diesem Zeitpunkt die GmbH noch nicht besteht, ist noch kein Gesellschaftsvermögen vorhanden, welches den Gläubigern der Gesellschaft haftet. Somit haften die Gründer der Gesellschaft in diesem Zeitraum persönlich als Gesamtschuldner, allerdings nur im Verhältnis ihrer Gesellschaftsanteile. Außerdem müssen die Gründer eine etwaige Vorbelastung der Gesellschaft ausgleichen: Ist bei Eintragung das Gesellschaftsvermögen geringer als das im Gesellschaftsvertrag festgelegte Stammkapital, müssen die Gründer diese Differenz – wieder entsprechend ihren Anteilen – ausgleichen. Auch die Kosten der GmbH-Gründung selbst können eine solche Differenz verursachen, wenn nicht im Gesellschaftsvertrag geregelt ist, dass die Gesellschaft die Gründungskosten trägt.

Nach § 11 II GmbHG haftet in diesem Zeitraum auch der für die Gesellschaft Handelnde für die daraus entstehenden Verbindlichkeiten persönlich.

Der Geschäftsführer

Jede GmbH (auch die Einmann-GmbH) benötigt zwingend einen Geschäftsführer. Zu unterscheiden ist dabei einerseits, die Stellung als Organ der GmbH. In diese Stellung wird der Geschäftsführer per Gesellschafterbeschluss berufen oder auch wieder abberufen. Über diesen Gesellschafterbeschluss und einen Notar erfolgt die Eintragung im Handelsregister mit dem Effekt, dass die unbeschränkte (und unbeschränkbare) Vertretungsmacht des Geschäftsführers entsteht. Von der Organstellung zu unterscheiden ist das Anstellungsverhältnis zwischen GmbH und Geschäftsführer. Dieses ist ein zivilrechtliches Dienstverhältnis und wird üblicherweise in einem Geschäftsführeranstellungsvertrag fixiert. Dort werden Themen wie Vergütung, Boni, Dienstwagen aber auch Urlaub und Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall geregelt

Tipp: Als Geschäftsführer einer GmbH sind Sie in der Regel kein Arbeitnehmer im Sinne des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) und des Entgeltfortzahlungsgesetze (EFZG). Dadurch müssen zwingend Regelungen in Bezug auf Urlaub und Entgeltfortzahlung in den Anstellungsvertrag des Geschäftsführers übernommen werden.

Fehlen solche Regelungen, auch die Mindeststandards der genannten Gesetze für solche Geschäftsführer, die keine Arbeitnehmer sind (das wird bei den meisten Geschäftsführern der Fall sein) nicht.

Auch das zuständige Finanzamt wird kurz nach Gründung die Satzung Ihrer GmbH und den Geschäftsführeranstellungsvertrag des Geschäftsführers anfordern. Es macht daher Sinn beide Dokumente aufeinander abgestimmt anzufertigen.

Tipp: Auch hier gilt: Die optimale steuerliche Gestaltung macht Sinn. Auch der Geschäftsführeranstellungsvertrag muss mit Ihrem steuerlichen Berater abgestimmt werden.

Buchführungspflicht

Die GmbH unterliegt den Vorschriften des Handelsgesetzbuches über die Buchführung, §§ 238 ff. HGB, sowie §§ 42 ff. GmbH. Sie ist zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet. Die Verletzung der Buchführungspflicht ist ein Straftatbestand, vgl. 283b Abs. 1 StGB.