Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Schreiben, mit dem im kaufmännischen Verkehr ein bereits erfolgter Vertragsschluss bestätigt wird.
Unter Kaufleuten ist es üblich, mündliche Absprachen schriftlich zu bestätigen. Dies soll eine spätere Beweisführung erleichtern.

Grundsätzlich gilt das Schweigen im Rechtsverkehr nicht als Willenserklärung.
Eine Ausnahme ist das Schweigen eines Kaufmanns auf den Erhalt eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens.

Aus Ihrer Tätigkeit heraus sind Kaufleute zu einer besonderen Sorgfalt verpflichtet, die sie von anderen Personen unterscheidet. Auf dieser Grundlage beruht auch der Handelsbrauch, wonach das Schweigen auf ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben als Zustimmung zu dem Inhalt des Schreibens gilt. Das ist mittlerweile allgemein gewohnheitsrechtlich anerkannt.

Damit diese Wirkung eintritt, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Vertragsparteien sind Kaufleute nehmen zumindest wie Kaufleute in größerem Umfang am Wirtschaftsleben teil.
• Dem Schreiben sind Vertragsverhandlungen vorausgegangen.
• Das Schreiben bestätigt den Vertragsschluss unter Wiedergabe des Vertragsinhalts. Dabei muss vorher tatsächlich kein Vertrag geschlossen worden sein. Es reicht, dass nach dem Inhalt des Schreibens der Bestätigende von einem bereits abgeschlossenen Vertrag ausgegangen ist und das Schreiben den Zweck verfolgt, das Ergebnis vorausgegangener Vertragsverhandlungen verbindlich festzulegen.
• Das Schreiben ist dem Empfänger im engen zeitlichen Zusammenhang mit den Verhandlungen zugegangen.
• Der Empfänger hat dem Bestätigungsschreiben nicht unverzüglich widersprochen.

Mit dem Schweigen des Kaufmanns nach dem Erhalt des Bestätigungsschreibens gilt der Vertrag mit dem Inhalt des Bestätigungsschreibens. Dabei spielt es im Ergebnis keine Rolle, ob durch das Schweigen auf das Bestätigungsschreiben der Vertrag erst zustande kommt oder ein bereits geschlossener Vertrag geändert wird (z. B. andere Menge oder anderer Preis). Durch das Bestätigungsschreiben soll ein Streit über diese Fragen vermieden werden.
Das gilt grundsätzlich auch dann, wenn durch das Bestätigungsschreiben die in den Vertragsverhandlungen getroffenen Regelungen ergänzt oder um zusätzliche Vertragspunkte erweitert (z. B. Einbeziehung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen).

Für den abweichenden Fall, dass ein Kaufmann auf einen Auftrag eines anderen Kaufmannes, mit dem er in regelmäßiger Geschäftsverbindung steht, nicht unverzüglich reagiert, ist bereits im Gesetz eine entsprechende Regelung enthalten. Sein Schweigen gilt als Annahme des Auftrags (§ 362 Absatz 1 Satz 1. HGB).

Das kaufmännische Bestätigungsschreiben ist außerdem zu unterscheiden von der Auftragsbestätigung. Deren Absender nimmt ein Angebot an und bringt erst dadurch den Vertrag zustande.

Wird absichtlich etwas Falsches bestätigt oder werden Vertragsabsprachen derart erweitert, dass der Bestätigende nicht mit der Billigung rechnen kann, gilt der Inhalt des Bestätigungsschreibens nicht. Der Versender handelt unredlich und ist deshalb nicht rechtlich schutzwürdig. Das Schweigen auf ein solches Schreiben bleibt folgenlos.