Bei der Übergabe der Mietwohnung ist es üblich, dass sich die Mietvertragsparteien treffen und hierbei der Zustand der Wohnung schriftlich dokumentiert wird.
Diese Schrift nennt man Abnahmeprotokoll bzw. Übergabeprotokoll.
Im Übergabeprotokoll werden die Zählerstände für Strom, Wasser und Gas, die Übergabe der Schlüssel, der Zustand und etwaige Mängel der Mietwohnung sowie die Zahlung/Rückzahlung der Kaution dokumentiert.
Eine Verpflichtung zur Unterzeichnung oder überhaupt zur Fertigung eines Abnahmeprotokolls besteht grundsätzlich nicht. Es empfiehlt sich jedoch, die Tatsachen festzuhalten und zu unterschreiben, über die Einigkeit besteht. Streitige Punkte sollten als streitig besonders gekennzeichnet werden.
Für den Vermieter ist der Inhalt des Übergabeprotokolls bindend. Der Vermieter kann den Mieter nach Unterzeichnung des Protokolls nur noch für solche Schäden verantwortlich machen, die im Protokoll vermerkt wurden. Eine Ausnahme besteht nur für Schäden, die bei Tageslicht und nach eingehender Untersuchung auch bei äußerster Sorgfalt nicht zu erkennen waren.
Wenn in dem Übergabeprotokoll vermerkt wurde, dass keine Mängel vorhanden sind und nicht zu erwarten ist, dass noch eine größere Nachzahlung von Betriebskosten („Nebenkosten") kommt, so muss der Vermieter die Kaution unverzüglich ausbezahlen. Ansonsten gewährt die Rechtsprechung dem Vermieter eine „angemessene Prüfungs- und Überlegungsfrist" bis zu sechs Monaten, um die Kaution an den Mieter zurückzuzahlen.
Bei zu erwartenden Schwierigkeiten sollten Mieter als auch Vermieter den Zustand der Wohnung bei Übergabe durch aussagekräftige Fotos oder durch eine Niederschrift dokumentieren und dies möglichst durch einen oder mehrere Zeugen, die nicht Parteien des Mietvertrages sind, bestätigen lassen.
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