Was passiert, wenn ich meine Kasse nicht ordnungsgemäß führe?

Die Anforderungen an Steuerpflichtige für eine ordnungsgemäße Kassenführung steigen von Jahr zu Jahr.

Durchaus im Sinne der Volkswirtschaft und für eine gerechte Steuererhebung versuchen Gesetzgeber und Finanzverwaltung, die Möglichkeiten von Einnahmen in schwarzen Kassen zu minimieren. Ernstzunehmende Folgen drohen aber auch für den ehrlichen Kaufmann, der ohne böse Absicht versäumt, alle Vorschriften für eine ordnungsgemäße Kassenführung zu erfüllen.

In einer Entscheidung aus dem März 2017 hat das Finanzgericht Münster (FG Münster, Urteil v. 29.3.2017,7 K 3675/12, E, G ,U) sich mit wichtigen Mängeln beschäftigt.

Der Fall

Der klagende Steuerpflichtige betrieb in den Streitjahren 2007 bis 2009 zwei Friseursalons. Seine Bareinnahmen erfasste er über eine PC-gestützte Kassensoftware, die auch Termine und Kundendaten verwalten konnte.

Unter Verwendung des Programms wurden arbeitstäglich für jeden Salon Kassenberichte erstellt, in denen Ein- und Ausnahmen ausgewiesen wurden. Eine fortlaufende Nummerierung der Berichte erfolgte nicht.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung erfolgten Erhöhungen der steuerpflichtigen Gewinne. Diese beruhten darauf, dass nach Auffassung des Prüfers keine ordnungsgemäße Kassenführung vorläge, da unter anderem Kassenberichte nicht nummeriert seien, nicht ermittelbar sei, wann Berichts aus dem System erzeugt worden seien, Rechnungsnummern fehlten, Löschungen ohne nachvollziehbaren Grund erfolgt seien und Protokolle über Einrichtung und Programmierung des Kassensystems nicht vorlägen.

Die Erhöhungen betrugen für den o. g. Zeitraum insgesamt 165.000 Euro brutto.

Das Vorgehen der Finanzverwaltung griff der steuerpflichtige Kläger im Einspruchsverfahren an. Insbesondere trug er vor, dass eine ordnungsgemäße Kassenführung vorläge, jeder Vorgang sei aufgezeichnet und dauerhaft gespeichert worden. Er reichte ein Handbuch für das Kassensystem nach.

Das Finanzamt half nur in Teilen ab, sodass der Klageweg beschritten wurde.

Vor dem Finanzgericht (Abk.: FG) trug das beklagte Finanzamt ausdrücklich vor, dass die zum Kassensystem eingereichten Unterlagen weiterhin nicht den Anforderungen an vorzulegende Verfahrensdokumentationen entsprächen.

Die Entscheidung

Das FG stellte zunächst eine Schätzungsbefugnis des Finanzamtes fest, da die Kassenführung nicht ordnungsgemäß sei, denn nach § 145 Abs. 1 AO muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Bücher, Aufzeichnungen, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind geordnet aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, 4 und 5 AO).

Bei der Nutzung programmierbarer elektronischer Kassensysteme – wie hier durch den Kläger – stellt das Fehlen der Programmierprotokolle einen gewichtigen formellen Kassenführungsmangel dar, der jedenfalls bei bargeldintensiven Betrieben zu Hinzuschätzungen berechtigt. Zu diesen Unterlagen gehören neben den Anweisungen zur Kassenprogrammierung insbesondere diejenigen Programmierprotokolle, die nachträgliche Änderungen dokumentieren. Das Fehlen dieser Organisationsunterlagen bei einem elektronischen Kassensystem steht dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei Registrierkassen bzw. dem Fehlen von Auszählungsprotokollen bei einer offenen Ladenkasse gleich.

Diese Wertung stünde im Einklang mit dem Bundesfinanzhof und gelte sowohl für elektronische Registrierkassen als auch PC-Kassensysteme.

Es sei deshalb nicht zu prüfen ob der Kläger tatsächlich Manipulationen vorgenommen habe. Die Möglichkeit allein reiche aus.

Nach verschiedenen Korrekturen hielt das FG Zuschätzungen von insgesamt rund 108.000 Euro brutto für angemessen und entschied zusätzlich, dass keine Revision zum Bundesfinanz zugelassen wird.

Fazit

Betriebsprüfung und Verwendung des Kassensystems wurden für den klagenden Friseur sehr teuer.

Dies obwohl zu keinem Zeitpunkt eine tatsächliche Manipulation des Kassensystems und dadurch Steuerverkürzung durch den Friseur auch nur behauptet wurde.

Allein die Möglichkeit zur Manipulation reichte aus und entspricht offenbar aktuell allgemeiner Auffassung der Finanzgerichte.

Seien Sie also wachsam, wenn Sie ein bargeldintensives Geschäft betreiben und prüfen Sie ob Ihre Kassenführung den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Eine Schätzung und dadurch entstehende Steuerlast über mehrere Veranlagungsjahre zuzüglich Zinsen kann im Einzelfall schnell existenzgefährdend wirken.

Zweifelt das zuständige Finanzamt Ihre Kassenführung an, wird guter Rat teuer.