Wirksam kündigen: Was muss in die Kündigung rein? Wie wird die Kündigung sicher zugestellt?

Wenn Sie in die schwierige Situation geraten, einen Mitarbeiter entlassen zu müssen, gilt es, einige Dinge zu beachten, wenn Ihre Kündigung zunächst einmal formal wirksam sein soll. Gerade wenn ein Vorfall mit einem Mitarbeiter eine schnelle fristlose Kündigung erfordert, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen und die wichtigsten Dinge durchdenken.

Das Allerwichtigste zuerst: Jede Kündigung eines Arbeitsverhältnisses unterliegt nach § 623 BGB der Schriftform.

Sollten Sie also in einer emotional aufgeladenen Situation mündlich gekündigt haben, denken Sie unbedingt daran, eine schriftliche Kündigung unverzüglich nachzuschieben. Tun Sie dies nicht, ist das Arbeitsverhältnis nicht beendet und Sie können sich u. U. noch lange Zeit danach Lohnforderungen ausgesetzt sehen.

Zur Sicherstellung einer (form-)wirksamen Kündigungserklärung sollte aus Arbeitgebersicht das Folgende im Kündigungsschreiben Berücksichtigung finden:

1. Wie wird das Schreiben gestaltet?

Betiteln Sie die Erklärung mit „Kündigung des Arbeitsverhältnisses“.

Achten Sie darauf, eine Formulierung zu wählen, die unmissverständlich zum Ausdruck bringt, dass das Arbeitsverhältnis mit dieser Erklärung beendet sein soll.

Machen Sie klar, dass die sofortige Beendigung (außerordentliche Kündigung) oder eine Beendigung unter Einhaltung der geltenden Kündigungsfrist (ordentliche Kündigung) gewollt ist.

Möchten Sie eigentlich außerordentlich kündigen, sind sich aber z. B. nicht sicher, ob die Gründe ausreichen, können Sie auch eine sogenannte Verbundkündigung aussprechen. Dies ist dann eine außerordentliche Kündigung mit dem Zusatz, dass lediglich vorsorglich (oder Sie schreiben „hilfsweise“) ordentlich gekündigt sein soll.

Der Kündigungsgrund sollte, soweit keine tarifliche oder gesetzliche Regelung dazu zwingt, nicht angegeben werden. Dies erleichtert der gekündigten Person nur eine Verteidigung gegen die Kündigung. Auch ein Nachschieben von Kündigungsgründen ist nur sehr eingeschränkt möglich.

Achten Sie darauf, dass die Kündigung mit einer eigenhändigen Unterschrift versehen ist. Erfolgt die Unterzeichnung der Erklärung durch einen Vertreter, sollte immer ein handschriftlicher Vertretungszusatz (z. B. i.V.) hinzugesetzt werden.

Prüfen Sie in diesem Fall immer, ob dem zu Kündigenden die Kündigungsbefugnis des Vertreters bereits bekannt ist oder ob sie sich aus der Stellung im Unternehmen ergibt.

Im Zweifel gilt: Legen Sie der Kündigung eine Originalvollmacht bei, aus der sich die Kündigungsbefugnis ergibt. Sonst droht eine Zurückweisung der Kündigung nach § 174 BGB.

Setzen Sie unter das Kündigungsschreiben eine Empfangsbestätigung, die Sie sich unterzeichnen und zurücksenden/geben lassen.

2. Stellen Sie den Zugang der Kündigung sicher

Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, dass die Kündigung dem Arbeitnehmer zugestellt wird. Im Idealfall geschieht dies so, dass Sie einen Zugangsnachweis erhalten.

Um zeitliche Verzögerungen bis zum Eintritt der Wirksamkeit zu vermeiden, empfiehlt sich zunächst die persönliche Übergabe – am besten unter Hinzuziehung von Zeugen.

Selbstverständlich können Sie auch einen Boten mit der Zustellung beauftragen. Dies kann z. B. ein Betriebsangehöriger sein. Achten Sie aus Beweisgründen in diesem Fall aber stets darauf, dass der Bote den Inhalt der Kündigung kennt und auch gesehen hat, wie das Kündigungsschreiben in den Umschlag gelegt und der Umschlag verschlossen wurde.

Auf eine Zustellung per Einwurf-Einschreiben oder Übergabe-Einschreiben sollten Sie möglichst verzichten, da sich in diesem Zusammenhang immer wieder Probleme bezüglich des Beweises der Zustellung ergeben bzw. im Fall des Übergabeeinschreibens eine Zustellung erst dann erfolgt, wenn das Schreiben bei der Post abgeholt wird. Holt der Mitarbeiter das Schreiben nach einer Benachrichtigung nicht ab, weil er bereits eine Kündigung erwartet, ist die Zustellung vereitelt und nicht wirksam gekündigt.

Da sich bei der Zustellung der Kündigung immer wieder Probleme ergeben, sollten Sie sich unbedingt vorher einen kurzen anwaltlichen Rat einholen. Dies kann im Rahmen einer Erstberatung erfolgen, bei der Sie dann alle notwendigen Informationen darüber erhalten, welche Zustellungsmodalitäten für Sie in Frage kommen und was Sie dann alles dokumentieren sollten.

Die Rechtsanwälte von GSM begleiten Sie gerne auch schon im Vorfeld einer beabsichtigten Kündigung und bereiten diese mit Ihnen zusammen vor, damit Sie zum Zeitpunkt des Zustellens der Kündigung auch rechtssichere Kündigungsgründe vorliegen haben, die einer arbeitsgerichtlichen Überprüfung standhalten.