Kanzleieinrichtung – Guten Eindruck bei Mandanten hinterlassen
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Kanzlei: Ausstattung als Teil Ihrer Außendarstellung
Eine Kanzleigründung muss bis ins kleinste Detail geplant und durchdacht werden. Der organisatorische und finanzielle Aufwand für Sie und Ihre Sozietätspartner ist erheblich. Doch eines sollten Sie hierbei keinesfalls vernachlässigen: Auch die Kanzleieinrichtung trägt maßgeblich zum Erfolg Ihrer Kanzlei bei.
Kanzlei einrichten, aber wie?
Konsequenter Minimalismus kann ein Weg sein, wenn Sie Ihre Kanzlei einrichten. Jedoch sollten Sie bei der Ausstattung auch auf die Bedürfnisse Ihrer Mandanten achten. Präsentieren Sie sich in der Anwaltskanzlei durch seriöse Einrichtung Ihren Mandanten. In diesem professionellen Ambiente können Sie dank der Kanzleieinrichtung als hochqualifizierter Dienstleister optimal auftreten.
Mandatspflege findet auch außerhalb Ihrer Kanzlei statt
Ihre Mandanten sollen sich gut betreut fühlen. Dieses Empfinden muss auch außerhalb der Räume Ihrer Kanzlei gewahrt werden. So lassen sich optimale Voraussetzungen zur dauerhaften Mandantenbindung herstellen. Hier kommt der Kommunikation zwischen Anwalt und Mandant eine Schlüsselrolle zu.
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Häufige Fragen und Antworten zu Kanzleieinrichtungen
Kann man seine Kanzleieinrichtung steuerlich absetzen?
Ausgaben für die Kanzleieinrichtung stellen meist steuerlich abzugsfähige Betriebsausgaben dar. Dazu zählen die Ausstattung des Arbeitsplatzes (Schreibtisch, Stuhl, Tischlampe etc.), Einrichtungen zur Lagerung (Aktenschränke) und auch Dekorationsmittel (Teppiche). Die Kosten für den jeweiligen Gegenstand sollten sich hierbei in einem angemessenen Rahmen bewegen.
Seit 2021 kann bestimmte Computerhardware und Software innerhalb eines Jahres abgeschrieben werden statt wie bisher in drei Jahren. Das gilt auch, wenn ihr Wert den Wert für geringwertige Wirtschaftsgüter überschreitet. Als entsprechende Computerhardware gelten Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer, Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte, externe Netzteile sowie Peripheriegeräte. Software umfasst Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung und damit insbesondere auch Kanzleisoftware.
Bei anderen Einrichtungsgegenständen sind ihre Eigenschaften und ihr Wert entscheidend. Sind sie beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar, können sie als geringwertige Wirtschaftsgüter gelten. Bis maximal 250 Euro ohne Umsatzsteuer lässt sich ein Gegenstand dann sofort abschreiben. Zwischen 251 Euro und 800 Euro ohne Umsatzsteuer besteht die Wahl zwischen Sofortabschreibung und Einstellung in einen Sammelposten. Dessen Wert darf bis zu 1000 Euro betragen. Abgeschrieben wird er über fünf Jahre. Zwischen 801 und 1000 Euro besteht ebenfalls die Wahl zwischen der Abschreibung als Sammelposten und gemäß der AfA-Tabellen. Oberhalb von 1000 Euro kommt es auf Letztere oder auf besondere Abschreibungsregeln an.
Bei Zweifeln an der steuerlich sinnvollsten Gestaltung ist es ratsam, sich professionelle Unterstützung zu holen.
Was muss eine Kanzlei bei der Aufbewahrung von Akten beachten?
Wenn Sie Akten in Ihren Kanzleiräumen lagern, müssen Sie diese vor Zugriff und Einsicht unberechtigter Dritter schützen. Akten sind über Nacht und in Bearbeitungspausen sicher zu verschließen. Beschriftungen von Akten sollten zudem nicht ersichtlich sein, wenn diese Parteien offenlegen könnten. Es empfiehlt sich zudem, Akten auch gegen Feuer oder Einbruch abzusichern. Beachten Sie dies bei der Auswahl Ihrer Aktenschränke. Hier kommen im Idealfall Tresorschränke mit Feuerschutzisolierung zum Einsatz, in denen die Akten aufbewahrt werden.
Dies müssen Sie auch beachten, wenn Ihre Akten in Kellerräumen oder anderen Räumlichkeiten getrennt von Ihrer Kanzlei untergebracht sind. Sie sollten den Zugang zu diesen Räumlichkeiten ebenfalls mit entsprechenden Schutzmaßnahmen versehen und auch hier die Akten im Idealfall feuer- und einbruchssicher verstauen.
Mit welchen Kosten muss ich für eine Kanzleieinrichtung rechnen?
Eine pauschale Einordnung der Kosten ist sehr komplex, da diese von vielen Faktoren abhängig sind.
Es muss die Anzahl der Mitarbeitenden bedacht werden. Jede Person benötigt einen eigenen Arbeitsplatz, der eingerichtet werden muss. Hinzu kommen noch Kosten für EDV-Geräte und individuelle Verstaumöglichkeiten.
Die Gesamtgröße der Kanzlei spielt eine wichtige Rolle. Mehr Fläche bedeutet, dass mehr Einrichtungsstücke diese Flächen füllen müssen bzw. können.
(BWI; ZGRA)
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