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Abmahnung vom Arbeitgeber erhalten? So gehen Sie vor!

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Arbeitsrecht

Haben Sie von Ihrem Arbeitgeber eine Abmahnung erhalten? Das ist erstmal ein Schock, da eine Abmahnung zur Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses führen kann. Nehmen Sie eine Abmahnung auf keinen Fall einfach so hin, denn sie kann Fehler beinhalten, die es zu prüfen gilt.

Die wichtigsten Fakten

  • Eine Abmahnung kann sowohl schriftlich als auch mündlich erfolgen.
  • Ein Arbeitgeber spricht eine Abmahnung aus, um arbeitsrechtliche Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers zu rügen.
  • Die Abmahnung muss das Fehlverhalten genau bezeichnen.
  • Eine Abmahnung fordert den Arbeitnehmer auf, sein Fehlverhalten zu unterlassen und droht sonst Folgen für das Arbeitsverhältnis an.
  • Eine spätere außerordentliche Kündigung ohne eine ausreichende erfolglose Abmahnung im Vorfeld ist meist unwirksam.

So gehen Sie vor

  1. Überlegen Sie, ob Ihr Arbeitgeber Ihnen zusammen mit der Abmahnung eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses angedroht hat.
  2. Prüfen Sie mit anwaltlicher Hilfe, ob Ihre Abmahnung das Ihnen vorgeworfene Fehlverhalten klar und deutlich benennt.
  3. Übergeben Sie Ihrem Arbeitgeber eine sachliche Gegendarstellung, wenn die Abmahnung den Vorwurf falsch oder nur unvollständig darstellt.
  4. Klagen Sie auf Entfernung einer unberechtigten Abmahnung aus der Personalakte.

Was muss eine Abmahnung beinhalten?

Eine Abmahnung muss drei Punkte beinhalten, damit sie als Abmahnung gelten kann: die Hinweisfunktion, die Rügefunktion sowie die Warnfunktion.

FunktionInhalt
HinweisfunktionDie Abmahnung muss das Fehlverhalten des Angestellten mit Zeit, Ort und Art konkret benennen.
RügefunktionDer Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer für sein Verhalten rügen und ihn gleichzeitig dazu auffordern, dieses Fehlverhalten in Zukunft zu unterlassen.
WarnfunktionInhalt der Abmahnung müssen zudem die arbeitsrechtlichen Konsequenzen sein, die dem Arbeitnehmer bei erneutem Verstoß drohen. Fehlen entsprechende Hinweise, handelt es sich um keine Abmahnung, sondern um eine Ermahnung. Auf sie lässt sich allerdings keine Kündigung stützen.

In welchen Fällen ist eine Abmahnung unwirksam?

Jeder Arbeitgeber muss die oben genannten Anforderungen bei jeder Abmahnung beachten. Die bloße Bezeichnung als Abmahnung reicht nicht, sie darf sogar fehlen. Abgemahnt werden kann ein Angestellter nur, wenn er arbeitsvertragliche Pflichten verletzt. Das kann sowohl vorsätzlich wie auch fahrlässig erfolgen.

Eine Abmahnung muss die Pflichtverletzung des Arbeitnehmers stets genau benennen. Pauschale Aussagen wie z. B.: „Sie kommen immer zu spät zur Arbeit. Ich mahne Sie jetzt ab.“ sind zu wenig für eine wirksame Abmahnung. Stattdessen muss darin z. B. stehen: „Sie erschienen am 10.09.2018 statt zum vertraglich vereinbarten Arbeitsbeginn um 8:00 Uhr erst um 9:00 Uhr unentschuldigt zur Arbeit. Wegen dieser Verspätung um eine Stunde mahne ich Sie hiermit ab.“

Sollte eine Abmahnung mehrere Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers aufzählen und erweist sich ein Vorwurf im Nachhinein als unhaltbar, ist die Abmahnung unwirksam. Darüber hinaus muss der Ton einer Abmahnung stets sachlich sein. Beleidigt Sie Ihr Arbeitgeber in der Abmahnung, ist diese ebenfalls unwirksam.

Wurde die Abmahnung weder vom Arbeitgeber persönlich unterschrieben, noch von einem Vorgesetzten des Arbeitnehmers oder von einer Person, die dem abzumahnenden Angestellten Weisungen erteilen kann, ist sie unwirksam. Enthält die Abmahnung keine explizite Aufforderung zu einem zukünftigen vertragstreuen Verhalten vonseiten des Angestellten, ist sie ebenso unwirksam. Der Arbeitnehmer sollte darauf hingewiesen werden, wie er sein Verhalten zukünftig ändern muss.

Abmahnung prüfen

Abmahnung prüfen

Eine Abmahnung kann auch zur Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses führen.

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Wie führt die Abmahnung zu einer Kündigung?

Eine Abmahnung müssen Sie als Vorstufe zur Kündigung verstehen, vergleichbar wie die „Gelbe Karte“ vor der „Gelb-Roten-Karte“. Für Sie als Arbeitnehmer ist es wichtig zu wissen, wie Abmahnungen zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen.

Generell gilt, dass der Arbeitgeber seinem Angestellten eine Abmahnung aussprechen muss, bevor er diesem letztlich eine verhaltensbedingte ordentliche oder außerordentliche Kündigung übergeben kann. Eine lang zurückliegende Abmahnung kann keine Grundlage mehr für eine Kündigung bilden. Sie gilt dann als verwirkt. Eine klare Frist für die Verwirkung fehlt jedoch. Entscheidend sind vielmehr die Umstände wie die Schwere des Verstoßes und ein seitdem tadelloses Verhalten.

Die häufig verbreitete Ansicht, der Arbeitnehmer muss insgesamt drei Abmahnungen erteilen, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es existiert keine gesetzliche Regelung bezüglich der genauen Anzahl von Abmahnungen. Im Gegenteil: Zu viele Abmahnungen ohne Konsequenzen können eine Kündigung sogar erschweren.

Eine Abmahnung kann auch entbehrlich sein. Insbesondere Straftaten – wie Betrug, Diebstahl, Beleidigung oder Untreue – können den Arbeitgeber berechtigen, sofort eine Kündigung auszusprechen, ohne vorher abzumahnen. Über die Wirksamkeit der Kündigungen entscheiden letztlich immer die Gesamtumstände.

Die Interessenabwägung ist in diesem Zusammenhang von großer Bedeutung. Im Rahmen dessen wird gemäß der Dauer der Betriebszugehörigkeit sowie hinsichtlich der Schwere und Häufigkeit der arbeitsvertraglichen Verstöße beurteilt, ob der Arbeitnehmer bereits nach der ersten oder erst nach der dritten Abmahnung zu kündigen ist. Bei schweren Pflichtverstößen genügt bereits eine Abmahnung, bei leichteren Verstößen muss der Arbeitgeber mitunter mehrmals abmahnen.

Kündigungsschutz in den Industrieländern (Quelle: OECD 2013)

Wann wird eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt?

Eine Abmahnung landet in der Personalakte des Arbeitnehmers. Generell steht eine Abmahnung für mindestens zwei Jahre in Ihrer Akte. Es bestehen aber keine gesetzlichen Fristen für den Verbleib bzw. die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte.

In folgenden Fällen muss sie der Arbeitgeber wieder aus der Personalakte entfernen:

  • Wenn sich der Vorwurf als falsch erweist oder der Arbeitgeber diesen nicht nachweisen kann.
  • Wenn der Verstoß keine Abmahnung rechtfertigt. Vor allem bei der Abmahnung von Bagatellverstößen kann das der Fall sein.
  • Handelt es sich um eine rechtmäßige, d. h. gerechtfertigte Abmahnung, bleibt die Abmahnung in der Personalakte bestehen. Hat der Arbeitgeber jedoch keinen Grund mehr zur Aufbewahrung – wie z. B. bei einer lange zurückliegenden Abmahnung – muss er sie entfernen.
  • Nach Beendigung seines Arbeitsverhältnisses hat ein Arbeitnehmer keinen Anspruch mehr auf Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte.

Verweigert der Arbeitgeber jedoch die Löschung aus der Personalakte oder die Aufnahme einer Gegendarstellung, können Sie diese einklagen. Lassen Sie sich dazu am besten anwaltlich beraten.

Checkliste

Die wichtigsten Schritte nach Erhalt einer Abmahnung

  • Ruhe bewahren: Haben Sie von Ihrem Arbeitgeber eine Abmahnung erhalten, nehmen Sie diese am besten ruhig und gefasst zur Kenntnis. Äußern Sie sich nicht gegenüber Ihrem Arbeitgeber und rechtfertigen Sie sich auch nicht schriftlich.
  • Sicherung von Beweisen: Sie sollten nach Erhalt einer Abmahnung Beweise sichern, die darauf hindeuten, dass Ihre Abmahnung unberechtigt ist.
  • Gerichtliche Prüfung der Abmahnung: Sie können als Arbeitnehmer vom Arbeitsgericht überprüfen lassen, ob Ihre Abmahnung wirksam ist. Erweist sich die Abmahnung als unberechtigt, muss sie aus der Personalakte entfernt werden.
  • Betriebsrat informieren: Besteht ein Betriebsrat, können Sie diesen über Ihre Abmahnung in Kenntnis setzen und ihn um Vermittlung bitten. Jedoch muss der Betriebsrat vor Ausspruch der Abmahnung nicht angehört werden.
  • Abgabe einer Gegendarstellung: Nach dem Erhalt einer Abmahnung können Sie eine Gegendarstellung in Betracht ziehen, die zu Ihrer Verteidigung dienen soll. Vermeiden Sie weitere Angriffspunkte und äußern Sie sich sachlich, d. h. äußern Sie keine Beleidigungen. Die von Ihnen verfasste Gegendarstellung wird in Ihre Personalakte aufgenommen. Eine Gegendarstellung ist gleichzeitig eine Alternative zu einem gerichtlichen Vorgehen.
Von
Katharina Kästel
anwalt.de-Redaktion