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Aufzeichnungspflichten bei Verwendung offener Ladenkassen

Rechtstipp vom 07.02.2019
Rechtstipp vom 07.02.2019

Es ist grundsätzlich nicht zu beanstanden, wenn ein Unternehmer eine offene Ladenkasse verwendet, da keine Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems besteht.

Die Verwendung einer offenen Ladenkasse suspendiert allerdings im Grundsatz nicht die Pflicht des Unternehmers zur Erstellung von Einzelaufzeichnungen gemäß § 146 Abs. 1 Satz 1 AO. Nach Ansicht der Finanzverwaltung haben Einzelaufzeichnungen durch die vollständige und detaillierte Erfassung aller baren Geschäftsvorfälle in Form eines Kassenbuches zu erfolgen. Wird ein Kassenbericht zur Ermittlung der Tageslosung verwendet, kann die Einzelaufzeichnung auch durch die geordnete (z. B. nummerierte) Sammlung aller Barbelege gewährleistet werden (vgl. Nr. 3.2 AEAO zu § 146).

Gemäß § 146 Abs. 1 Satz 3 AO entfällt die Pflicht zur Einzelaufzeichnung allerdings aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung. In diesem Fall müssen die die Bareinnahmen nach Ansicht der Finanzverwaltung zumindest anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden. Dies erfordert die Auszählung des Kassenendbestandes. Von diesem Kassenendbestand werden der Kassenendbestand des Vortages sowie die durch Eigenbeleg zu belegenden Bareinlagen abgezogen und Ausgaben sowie durch Eigenbeleg nachzuweisende Barentnahmen hinzugerechnet. Es ist nicht erforderlich, die genaue Stückzahl aller Geldscheine und Geldmünzen aufzulisten (sog. „Zählprotokoll“, vgl. Nr. 3.3 AEAO zu § 146 AO).

Die Kasseneinnahmen und -ausgaben sind grundsätzlich täglich, und zwar am selben Geschäftstag, festzuhalten (Nr. 3.4 AEAO zu § 146 AO).

Werden die vorstehenden Voraussetzungen nicht erfüllt, kann dies erhebliche Konsequenzen für den Unternehmer haben. Unter anderem ergibt sich aus der Verletzung der Aufzeichnungspflichten möglicherweise eine Schätzungskompetenz der Finanzverwaltung (§§ 158, 162 AO). Dies kann zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen.

Weitergehende umsatzsteuerliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sind ungeachtet der vorstehenden Ausführungen stets zu beachten (vgl. Nr. 3.5 AEAO zu § 146).


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