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Auskunft auf Knopfdruck - Art. 15 DSGVO mit technischen Lösungen

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Die praktische Umsetzung der Anforderung aus Art. 15 DSGVO führt in der Praxis zu erheblichen organisatorischen Problemen und Herausforderungen. Leider ist es für viele Unternehmen und Behörden nicht möglich, eine Auskunft auf Knopfdruck zu erteilen.

Sowohl Unternehmen als Behörden sind nach Art. 15 DSGVO zur Auskunftserteilung verpflichtet. Es ist zu erwarten, dass die Auskunftsanforderungen in der Zukunft deutlich mehr steigen werden.

Gemäß Art. 15 DSGVO sind nicht nur die verschiedenen Aspekte der Auskunftserteilung zu bedenken, sondern die gespeicherten Daten sollen auch in Kopie dem Betroffenen zur Verfügung gestellt werden. Vorher ist von dem Verantwortlichen mit vertretbaren Mitteln die Identität des Betroffenen zu überprüfen, damit durch die Auskunftserteilung keine Datenschutzpanne erfolgt.

All dies ist innerhalb eines Monats umzusetzen. Nach aktuellen Umfragen gelingt dies aber in der Praxis häufig nicht.

In vielen Fällen übersehen die Unternehmen, welche rechtlichen Risiken eine fehlende rechtskonforme Bearbeitung eines Auskunftsanspruches nach sich zieht. Eine fehlende Auskunftserteilung löst einen Bußgeldtatbestand nach Art. 83 DSGVO aus.

Dabei ist festzustellen, dass gemäß Art. 83 Abs. 5 DSGVO eine nicht ordnungsgemäße Auskunftserteilung der zweiten Bußgeldstufe zugeordnet wird. Dies macht aus Sicht des Gesetzgebers deutlich, dass es sich hierbei um einen schweren Verstoß gegen die datenschutzrechtlichen Vorgaben handelt.

Insoweit muss zukünftig bei einem Unternehmen und einer Behörde damit gerechnet werden, dass bei nicht ordnungsgemäßer Auskunftserteilung Betroffene gleich die Aufsichtsbehörde einschalten und entsprechende Verfahren initiieren. Darüber hinaus können Betroffene Auskunftsansprüche auch gerichtlich geltend machen.

Außerdem entstehen im Zweifel Schadensersatzansprüche gemäß Art. 82 DSGVO. Solche Schadensersatzansprüche, insbesondere ein Schmerzensgeldanspruch, kann sowohl gegen Unternehmen als auch gegenüber Behörden geltend gemacht werden.

Bei vielen Unternehmen und Behörden erzeugt eine solche Auskunftserteilung bzw. das Suchen entsprechender personenbezogener Daten viel Aufwand und bringt wenig Nutzen. Insoweit fehlt es häufig an der Motivation, entsprechende Lösungen, die die Auskunftserteilung unterstützen, zu implementieren.

Wir erwarten aber, dass mit einer Zunahme der Auskunftserteilung der Wunsch nach technischen Lösungen steigen wird.

Beispiel:

Wenn eine Bewerbung in einer Behörde oder einem Unternehmen nicht nur in der Personalabteilung, sondern beim Personal- oder Betriebsrat und in der Fachabteilung gesondert gespeichert wird, kann dies in der Auskunftssituation der Auskunftserteilung durchaus einige Mühen bereiten. Wenn dann ein Bewerber Auskunftsansprüche geltend macht, muss die Abteilung, die die Auskunftsansprüche bearbeitet, im gesamten Unternehmen oder der gesamten Behörde suchen, wo die Bewerbung ist und beispielsweise auch die Empfänger der Bewerbung dem Bewerber oder der Bewerberin mitteilen. Hier ist der Wunsch nach einer „Auskunft auf Knopfdruck“ natürlich sehr schnell nachzuvollziehen.

Mittlerweile gibt es einige Lösungen, die eine „Auskunft auf Knopfdruck“ ermöglichen sollen.

Beispielsweise bietet die Vertragsverwaltung contractmanager eine Funktion für die Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO. Das entsprechende Ergebnis lässt sich dann in einer Excel-Tabelle exportieren.

Auch ein Zusatzmodul für die Steuerberater mit den Namen „ADDISON DSGVO Comfort Steuerberater“ enthält ein sogenanntes „DSGVO-Dashboard“. Auch mit dieser technischen Lösung soll eine Auskunftserteilung erleichtert werden.

Die IT-Lösung Omikron bietet eine Weboberfläche, die aus verschiedenen Quellsystemen personenbezogene Daten heraussucht. Eine ähnliche Lösung ist intergator, die ebenfalls personenbezogene Daten innerhalb eines Unternehmens, einer Behörde oder einer Organisation sucht.

Insbesondere bei der Neubeschaffung und der Vergabe von IT-Leistungen sollte darauf geachtet werden, dass möglichst ein Tool und eine Applikation vorhanden ist, die die Auskunftserteilung erleichtert.

Selbstverständlich werden wir auch über weitere technische Lösungen berichten, die eine „Auskunft auf Knopfdruck“ ermöglichen.


Rechtstipp aus dem Rechtsgebiet Datenschutzrecht

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