Betriebsprüfung: Vermeiden Sie diese Fehler!

Bereits 1919 wurde mit der Reichsabgabenordnung der Weimarer Republik ein „Interessenausgleich zwischen dem Staat und dem Bürger“ geschaffen. Abgelöst wurde dies von der „Abgabenordnung“ (AO) im Jahr 1977, die seitdem die Grundlage des deutschen Steuerrechts bildet, einschließlich hochkomplexer Regelungen, Sondertatbeständen und Ausnahmen. Kein Wunder also, dass das Thema „Steuern“ und „Betriebsprüfung“ bei vielen Selbstständigen und Kleinunternehmern oft Unbehagen auslöst. Eine Betriebsprüfung ist eine Steuerprüfung. Sie soll die ordnungsgemäßen Steuerzahlungen eines Steuerpflichtigen ermitteln, prüfen und beurteilen. Die Rechtsgrundlage dafür bilden zum Beispiel die §§ 193–207 Abgabenordnung (AO). Geprüft werden dürfen jederzeit beispielsweise: 

• Kleinunternehmer 

• Freiberufler 

• GmbHs 

• AGs 

• Unternehmensbevollmächtigte 

• Privatpersonen (mindestens € 500.000 Einkünfte im Jahr aus nichtselbstständiger Arbeit)

Tipp: Lesen Sie in Ihrem Steuerbescheid Sätze wie: „Der Bescheid ist … vorläufig …“, oder: „Der Bescheid ist … teilweise vorläufig …“, kann das ein sehr deutliches Anzeichen für eine bevorstehende Betriebsprüfung sein. Eine Betriebsprüfung kann übrigens auch nach einer Betriebs- oder Geschäftsaufgabe erfolgen. Dabei gilt, dass Steueransprüche vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind, verjähren. So kann es auch noch nach einer Geschäftsaufgabe zu Zahlungsforderungen der Behörde kommen.

Kosten einer Betriebsprüfung

Kosten, die aufgrund einer Betriebsprüfung anfallen, tragen Sie allein. Das können beispielsweise der Arbeitsausfall während der Betriebsprüfung sein oder die Kosten für Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt. 

Betriebsprüfung durch das Finanzamt

Für eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt muss nicht zwingend ein ganz bestimmter Grund vorliegen. Das Finanzamt überprüft im Rahmen ihrer Außenprüfungen in erster Linie, ob die Buchführung des Steuerpflichtigen ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Die Betriebsprüfer führen dabei eine Gesamtkontrolle aller steuerlich relevanten Sachverhalte durch. Dazu melden sich die Prüfer grundsätzlich aber schriftlich zwei bis vier Wochen vor dem Termin an. Die Überprüfung selbst dauert je nach Größe des Unternehmens einige Tage oder auch einige Wochen. Dem Prüfer muss Zugriff auf alle steuerlich relevanten Sachverhalte gewährt werden. Dazu zählen beispielsweise sämtliche Aufzeichnungen, Geschäftspapiere, Software und Bücher. Die Ergebnisse der Betriebsprüfung werden in einem abschließenden Prüfungsbericht festgehalten und Sie erfahren, ob es zu einer Anpassung der Besteuerungsgrundlagen kommt. Diese reguläre Form der Betriebsprüfung kommt am häufigsten vor. Sie wird auch als Außenprüfung bezeichnet. 

Betriebsprüfung ohne Voranmeldung

Wenn es allerdings seitens des Finanzamtes Verdachtsmomente gibt, dass ein Steuerpflichtiger entweder Probleme mit seiner Buchführung hat oder bewusst Sachverhalte verschweigt, ist auch eine Prüfung ohne Vorankündigung möglich. Die Wahrscheinlichkeit einer solchen sogenannten fallbezogenen Betriebsprüfung ist höher, wenn zum Beispiel: 

• die Steuererklärung lückenhaft ist 

• die Steuererklärung nicht plausibel ist 

• die Steuererklärung wiederholt verspätet eingereicht wird 

• Fehler in der Bilanz oder im Jahresabschluss auftauchen 

• bereits in der Vergangenheit erhebliche Steuernachzahlungen geleistet werden mussten 

• die Umsätze ungewöhnlich schwanken 

• der Lebensstil des Unternehmers nicht zu den Umsatzwerten des Unternehmens passt 

Die Betriebsprüfung ohne Voranmeldung betrifft vor allem die Umsatzsteuer, seit 2018 unter anderem auch die Umsatzsteuer-Nachschau. Dabei müssen Sie den Prüfern auch Zugang zu Grundstücken und Gebäuden gewähren. Dabei ist es zulässig, dass das Grundrecht der Unverletzlichkeit der Wohnung eingeschränkt wird. So heißt es gemäß Abgabenordnung (AO) § 146b (Kassen-Nachschau) beispielsweise: 

„(1) Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau). Der Kassen-Nachschau unterliegt auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Absatz 1. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden. Das Grundrecht der Unverletzlichkeit der Wohnung (Artikel 13 des Grundgesetzes) wird insoweit eingeschränkt.“

Die Befugnisse des Finanzamtes werden dabei unter § 27b des UStG (Umsatzsteuergesetzes) geregelt. Die Regelungen zur Umsatzsteuer-Nachschau finden Sie in § 27b UStG. Bei einer Nachschau wird im Gegensatz zur Außenprüfung der aktuelle Status eines bestimmten Sachverhalts überprüft. Die allgemeinen Vorschriften und Aufgaben einer Betriebsprüfung sind in der „BpO 2000“ geregelt (Allgemeine Verwaltungsvorschrift für die Betriebsprüfung, Betriebsprüfungsordnung). 

Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung

Die Deutsche Rentenversicherung kontrolliert bei einer Betriebsprüfung in besonderem Maße, ob die Beiträge zur Sozialversicherung ordnungsgemäß abgeführt wurden und ob Sie Ihren Meldepflichten nachgekommen sind. Überprüft werden beispielsweise regelmäßig: 

• Beiträge zur Sozialversicherung 

• Umlage Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall 

• Unfallumlage 

• Insolvenzgeldumlage 

• Künstlersozialabgabe 

Bei größeren Unternehmen findet diese Prüfung alle vier Jahre statt, bei kleineren Unternehmen kann es länger dauern, bis die Rentenversicherung eine Prüfung ankündigt. Geregelt wird dies in § 28p des vierten Buchs des Sozialgesetzbuches (SGB IV), der besagt, dass die Träger der Rentenversicherung dazu verpflichtet sind, Arbeitgeber mit 20 und mehr Beschäftigten alle vier Jahre einer Sozialversicherungsprüfung zu unterziehen. Von den Arbeitgebern, die weniger als 20 Mitarbeiter beschäftigen, müssen mindestens 40 % geprüft werden. Werden Beiträge nicht richtig abgeführt, entstehen Nachforderungen inklusive Säumniszuschläge. Sollte grobe Fahrlässigkeit vorliegen, wie zum Beispiel bei illegaler Beschäftigung oder Unterschreitungen des Mindestlohns, kann das zu erheblicheren Strafen führen.  

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

Seit dem 1.1.2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) Pflicht für die Betriebsprüfung der Rentenversicherung. Vorteil: Wenn sich aus den übermittelten Daten keine weiteren Prüfungsaspekte ergeben, kann eine Prüfung vor Ort unter Umständen entfallen. Sollten die geeigneten elektronischen Voraussetzungen in einem Unternehmen nicht vorhanden sein, kann durch einen formlosen Antrag eine Befreiung von der euBP bis längstens 2026 erwirkt werden. Die euBP der Rentenversicherung kann wie eine „normale“ Betriebsprüfung angesehen werden, wobei die Daten zur Entgeltabrechnung – zum Beispiel Unterlagen wie Staatsangehörigkeit oder Zugehörigkeit der Krankenkasse des Arbeitnehmers – elektronisch an den Betriebsprüfer übermittelt werden. 

Betriebsprüfung: Nachzahlung und Strafe

Bei einer Betriebsprüfung gibt es fast immer eine Kleinigkeit durch den Prüfer zu bemängeln, was Sie zunächst einmal nicht beunruhigen sollte. Für fehlende Steuerbeiträge muss eine Nachzahlung vorgenommen werden, Zinsen (§ 233a AO) werden dabei ebenfalls fällig. Allerdings müssen zum Teil auch wesentlich unsanftere Strafen verhängt werden. So gibt § 370 der Abgabenordnung (AO) mit seinen Straf- und Bußgeldvorschriften unter anderem Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren oder Geldstrafen her, wenn durch unrichtige oder unvollständige Angaben Steuern verkürzt oder für sich oder einen anderen nicht gerechtfertigte Steuervorteile erlangt wurden. 

Die Strafzumessung hängt dabei immer vom Einzelfall und der Höhe der hinterzogenen Steuern ab. Zu beachten ist, dass auch der Versuch einer Steuerhinterziehung strafbar ist. Liegt ein besonders schwerer Fall der Steuerhinterziehung vor, kann das Strafmaß auch mit einer Freiheitsstrafe von sechs Monaten bis zu zehn Jahren bemessen werden. Es ist möglich, dass eine Geldstrafe auch neben einer Freiheitsstrafe verhängt wird. Bei Geldstrafen ist die Anzahl der Tagessätze zu beachten. Geldstrafen ab 90 Tagessätzen werden im Bundeszentralregister vermerkt. Der Steuerhinterzieher gilt dann als vorbestraft.