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Das Repräsentanzbüro in Japan

  • 3 Minuten Lesezeit

Die Errichtung einer Repräsentanz ist häufig ein erster Schritt in den japanischen Markt. Die Repräsentanz kann aber auch als Fuß in der Tür dienen, nämlich für Unternehmen, die ihre bisherige gewerbliche Tätigkeit in Japan einstellen, um die Tür für eine eventuelle Rückkehr in den japanischen Markt in der Zukunft offen zu halten. 

Einfache Geschäftsstruktur

Die personelle und sachliche Ausstattung der Repräsentanz ist gering und kann in einem Büro- und Sekretariatsservice, einem oder mehreren Repräsentanten oder in einem repräsentativ gestalteten Büro mit einem hauptberuflichen Leiter und einer kleinen Zahl von Mitarbeitern bestehen. Der Repräsentant sollte neben deutsch oder englisch die japanische Sprache beherrschen, um Missverständnisse mit den japanischen Geschäftspartnern von Anfang an auszuschließen oder bei Beschwerden vermittelnd einzugreifen.

Tätigkeitsbeschreibung

Die typischen Tätigkeiten der Repräsentanz sind die Informationsbeschaffung, die Erstellung von Marktstudien, Einkaufstätigkeiten, Informationsvermittlung, Hilfstätigkeiten, wie das Arrangieren von Geschäftstreffen, Begleitung von Delegationen, Übersetzungen, die Pflege von Kunden- und Geschäftsbeziehungen. 

Keine behördlichen Formalien

Die Errichtung einer Repräsentanz erfordert in der Regel keine Genehmigung und keine Eintragung. Ausnahmen bestehen im Kreditwesen und in anderen regulierten Sektoren. Sobald der Geschäftsumfang entsprechend gewachsen ist, kommt als nächster Schritt die Anmeldung einer Zweigniederlassung oder Errichtung einer juristischen Person mit den entsprechenden handels- und steuerrechtlichen Pflichten in Betracht. 

Abgrenzung zur dauerhaften gewerblichen Tätigkeit

Eine Anmeldung zur Eintragung im Handelsregister wird zwingend erforderlich, wenn in Japan eine dauerhafte gewerbliche Geschäftstätigkeit ausgeübt wird.

Die Grenze zur anmeldepflichtigen gewerblichen Tätigkeit wird bereits überschritten, wenn für Geschäftsabschlüsse geworben wird. Denn auch die Werbung für den Vertragsschluss ist eine unternehmerische Tätigkeit, sofern Werbung nicht nur im Einzelfall sondern dauerhaft betrieben wird. Die Bereithaltung von Werbematerial dürfte unproblematisch sein, sofern nicht um Geschäftsabschlüsse geworben wird. Auch die Unterstützung beim Vertragsabschluss oder bei der Vorbereitung von Geschäftsabschlüssen z.B. Teilnahme an Vertragsverhandlungen ist Teil der gewerblichen Tätigkeit des Stammhauses. Unerheblich ist dabei, dass der Vertragsschluss direkt zwischen dem Stammhaus und einem Geschäftspartner in Japan zustande kommt. Unproblematisch dürften auch Hilfstätigkeiten wie Übersetzungen oder die reine Weiterleitung von Aufträgen an das Stammhaus als Bote sein. Auch Tätigkeiten nach Vertragsabschluss können gewerbliche Tätigkeiten sein, wie etwa die Abwicklung von Bestellungen und Vertriebstätigkeiten, die Lagerung und Zustellung von Waren oder Wertpapieren an einen Endkunden in Japan.

Keine rechtsgeschäftliche Vertretung des Stammhauses

Der Repräsentant der für ein ausländisches Unternehmen innerhalb Japans tätig ist erhält keine Vollmacht seitens des Stammhauses, Verträge in deren Namen auszuhandeln oder abzuschließen, da insofern vermutet wird, dass der Vertreter die Vollmacht für die gewerbliche Tätigkeit des ausländische Unternehmen in Japan benutzt. In diesem Fall müsste die Repräsentanz zur Eintragung als Zweigstelle des Stammhauses oder als juristische Person beim Handelsregister in Japan angemeldet werden. Steuerrechtlich würde durch eine Vollmacht eine Vertreterbetriebsstätte begründet und die Anmeldung bei den Steuerämtern wäre ebenfalls erforderlich. 

Keine Betriebsstätte im steuerrechtlichen Sinn

Einrichtungen, die lediglich der Information oder der Markterkundung dienen gelten nicht als Betriebsstätte. Repräsentanzen oder Repräsentanzbüros sind steuerfrei, solange sich deren Vertreter weder aktiv am Verkauf beteiligen, Verkäufe initiieren, Vertragsbedingungen mitverhandeln oder Dienstleistungen erbringen, die Kunden gegenüber abgerechnet werden oder vertraglich vereinbarte Leistungen (Kundendienst) sind. Wichtig ist, dass die Leistungen der Repräsentanz jeweils nur dem ausländischen Unternehmen gegenüber erbracht werden, welche die Repräsentanz unterhält und nicht etwa anderen Unternehmen gegenüber.

Nutzung von Unternehmensbezeichnungen

Regelmäßig möchte das ausländische Stammhause mit dem Markteintritt seinen Namen in Japan nutzen und Produkte oder Dienstleistungen bekannt machen. Die Repräsentanz kann den Namen des Stammhauses mit dem Zusatz Representative Office als Geschäftsbezeichnung führen. Auch Informationen mittels Kennzeichen von Produkten oder Dienstleistungen sind möglich. Auf den Schutz von Geschäftsbezeichungen und Marken in Japan sollte schon frühzeitig vor Markteintritt geachtet werden.

Geschäftsfähigkeit der Repräsentanz

Einfache Geschäfte der Bedarfsdeckung kann die Repräsentanz unter ihrer Geschäftsbezeichnung mit dritten Personen eingehen. Auch die Eröffnung eines Girokontos ist der Repräsentanz in Verbindung mit dem in Japan wohnhaften Repräsentanten möglich. Da die Repräsentanz aber selbst nicht wie eine juristische Person Träger von Rechten und Pflichten sein kann, verpflichtet sich jeweils der Repräsentant persönlich für die Erfüllung der eingegangenen Geschäfte. Dies ist auch bei größeren Geschäften wie dem Mietvertrag für das Büro der Repräsentanz oder den Arbeitsverträgen mit Mitarbeitern der Fall. Zwar erscheint es naheliegend, dass diese Geschäfte von dem ausländischen Unternehmen welche die Repräsentanz unterhält, direkt abgeschlossen werden. Dies ist allerdings eine bei Japanern sehr unbeliebte Konstellation, da die Rechtsverfolgung beträchtlich erschwert wird. Daher wird in der Praxis regelmäßig der Repräsentant persönlich Verträge mit Vermietern oder Angestellten abschließen oder als Bürge für direkt geschlossene Verträge auftreten und von dem Stammhaus eine Rückbürgschaft und Freistellung für die im Auftrag eingegangenen Verpflichtungen verlangen. 

Vertragsverhältnis zwischen Stammhaus und Repräsentant

Anders verhält es sich mit dem Vertrag mit dem Repräsentanten selbst, der mit dem Stammhaus abgeschlossen wird. Dieser kann ein Arbeitsvertrag sein, bei dem der Repräsentant den Weisungen des Arbeitgebers zu folgen hat, oder es handelt sich um einen Auftrag zur Erledigung eines bestimmten Geschäfts oder um einen Beratervertrag. Handelt es sich bei dem Repräsentanten um einen Entsandten sind auch die Regeln der Entsendung zu beachten und darüber hinaus, falls es sich nicht um einen Japaner oder eine Japanerin handelt, auch die ausländerrechtlichen Bestimmungen des japanischen Rechts.

Gerichtsstand

Die Repräsentanz begründet in der Regel keinen Gerichtsstand des ausländischen Unternehmens in Japan. Juristische Personen sind in der Regel an ihrem Sitz zu verklagen. Nur wenn sich kein satzungsmäßiger Sitz oder eine Hauptniederlassung feststellen lässt, kommt eine Klage am allgemeinen Gerichtsstand des Repräsentanten in Japan in Betracht.

Fazit

Mit einer Repräsentanz in Japan zeigt das ausländische Unternehmen Präsenz im japanischen Markt und erleichtert die Kommunikation mit japanischen Geschäftspartnern vor Ort ganz erheblich. Dabei sind die Kosten und Risiken überschaubar und vergleichsweise gering. Eine aktive gewerbliche Tätigkeit ist der Repräsentanz aber nicht möglich.


Rechtstipp aus dem Rechtsgebiet Handelsrecht & Gesellschaftsrecht Japanisches Recht

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