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Die Personalakte: Welche Rechte hat der Arbeitnehmer?

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Grundsätzlich sollte jeder gewissenhafte Arbeitgeber über jeden einzelnen Beschäftigten eine Personalakte führen. Der Arbeitnehmer hingegen ist in der Regel daran interessiert, dass keine auf seine Person bezogenen nachteiligen oder ungünstigen Tatsachen/Behauptungen in der Personalakte enthalten sind.

Gemäß der Definition des Bundesarbeitsgerichts ist eine Personalakte „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, wobei es auf eine äußere Zuordnung nicht ankommt.“

Diese Definition des Bundesarbeitsgerichts bestimmt daher, was in die Personalakte aufgenommen werden kann und was nicht. Entscheidend ist also nicht, was der Arbeitgeber als Personalakte bezeichnet. Auch auf die äußere Form kommt es nicht an.

Daher dürfen Personalakten selbstverständlich auch elektronisch geführt werden. Der Arbeitgeber muss jedoch bei Führung von elektronischen Personalakten – im Verhältnis zur Papierakte – weitergehende Beschränkungen berücksichtigen. Er muss unter anderem den Arbeitnehmer darüber aufklären, dass seine Personalakte in elektronischer Form geführt wird. Ferner muss er besondere Schutzvorkehrungen für dessen sensible Daten treffen.

Wenn der Arbeitgeber von der Personalakte in Papierform auf die elektronische Personalakte umstellen möchte, so unterliegt dies nach herrschender Meinung der Mitbestimmung des Betriebsrats.

1. Welchen Inhalt darf die Personalakte haben?

Diese Frage bemisst sich nach dem Zweck der Personalaktenführung. Die Personalakte soll möglichst umfangreich und lückenlos die berufliche Laufbahn des Beschäftigten darstellen. Der Arbeitgeber soll und muss demnach sämtliche Dokumente in die Personalakte aufnehmen, die Bezug zum Arbeitsverhältnis haben und an deren Aufnahme der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse hat.

Folgende Unterlagen gehören regelmäßig in die Personalakte:

  • Abmahnungen
  • Krankheitsbescheinigungen
  • Bewerbungsunterlagen
  • Lichtbilder
  • Arbeitsvertrag
  • Zeugnisse
  • Personalfragebögen
  • Arbeitsvertragsergänzungen
  • Führungs- und Leistungsbeurteilungen
  • Kündigung
  • Fortbildungsmaßnahmen
  • Schlusszeugnis
  • Urlaubsanträge
  • Urlaubsbewilligungen
  • Aufhebungsvertrag

Regelmäßig nicht in die Personalakte gehören folgende Unterlagen:

  • Prozessakten des Arbeitgebers
  • Lohnlisten
  • Aufzeichnungen des Betriebsarztes
  • Schichtpläne
  • Personallisten
  • Gehaltslisten
  • Zeugnisentwürfe
  • Notizen oder Aufzeichnungen von Vorgesetzten

2. Muss der Arbeitgeber die Personalakte vertraulich behandeln?

Der Beschäftigte kann umfangreiche Persönlichkeitsrechte für sich in Anspruch nehmen. Der Arbeitgeber hat daher dafür zu sorgen, dass kein Unbefugter Einsicht in die Personalakten hat. Dies gilt im Übrigen auch für die Kollegen des Arbeitnehmers. Der Personenkreis der Zugriffsberechtigten muss so eng wie nur möglich sein.

Besonders empfindliche und sensible Daten (z. B. Angaben zu Gesundheit oder Erkrankungen) müssen vor Einblick gesondert gesichert sein. Der Arbeitgeber muss solche Unterlagen daher getrennt von der eigentlichen formellen Akte in einem geschlossenen Umschlag aufbewahren. Solche Unterlagen dürfen der Sachbearbeitung bei der regelmäßigen Kontrolle/Führung der Akte nicht ohne konkreten Anlass auffallen.

Obiges gilt im Übrigen auch für den Betriebsrat. Auch der Betriebsrat hat nicht das Recht, die Aushändigung oder Vorlage der Personalakten von dem Arbeitgeber bzw. der Personalabteilung zu verlangen. Den öffentlichen Behörden gegenüber muss der Arbeitgeber aber nach den gesetzlichen Vorschriften Auskunft geben.

3. Hat der Arbeitnehmer einen Schadensersatzanspruch gegen den Arbeitgeber, wenn dieser Unbefugten Einsicht in die Personalakte gewährt hat?

In Einzelfällen kann ein solcher Schadenersatzanspruch gegeben sein. Dieser fußt dann auf einem Schmerzensgeldanspruch wegen Verletzung der Persönlichkeitsrechte des Beschäftigten. Der Schmerzensgeldanspruch setzt aber voraus, dass die Offenlegung der Daten des Arbeitnehmers zu einem materiellen Schaden oder zu nachteiligen Auswirkungen bei dem Arbeitnehmer geführt hat.

4. Darf der Arbeitnehmer Einsicht in die Personalakte verlangen?

Der Arbeitnehmer ist berechtigt, jederzeit und ohne besonderen Anlass Einsicht in die Personalakte zu verlangen. Verlangt er Einsicht, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ihm die Personalakte lückenlos vorzulegen. Der Arbeitgeber ist nicht befugt, die Personalakte vorher zu bearbeiten. Er darf auch keine Schriftstücke oder Unterlagen entfernen.

Dem Arbeitnehmer ist es erlaubt, sich Notizen oder Anmerkungen zu seiner Personalakte zu machen oder auch Abschriften zu machen. Auch Fotokopien oder Lichtbilder darf er fertigen. Der Arbeitnehmer ist auch berechtigt, ein Betriebsratsmitglied oder ein Mitglied der Schwerbehindertenvertretung bei der Einsichtnahme mitzunehmen.

Es besteht ferner das Recht des Beschäftigten, die Einsicht von einem Bevollmächtigten vornehmen zu lassen. Lediglich, wenn dringende betriebliche Gründe dagegen sprechen, darf der Arbeitgeber die Einsicht durch einen Bevollmächtigten verweigern. Der Arbeitnehmer darf die Personalakte regelmäßig während der Arbeitszeit einsehen. Das Recht auf Einsicht existiert auch noch nach Beendigung der Beschäftigungszeit.

5. Darf der Beschäftigte eigene Erklärungen, z. B. eine Gegendarstellung beifügen?

Dem Arbeitnehmer ist es gemäß § 83 Abs. 2 BetrVG regelmäßig erlaubt, Erklärungen hinzufügen. Hierdurch soll sichergestellt sein, dass ein möglichst objektives Bild in der Personalakte besteht. Er darf daher auch Gegendarstellungen in die Personalakte legen. Darüber hinaus hat der Arbeitnehmer das Recht, die Berichtigung falscher Darstellungen und unrichtiger Sachverhalte zu verlangen. Dieses Recht bezieht sich auch auf die Entfernung zu Unrecht aufgenommener Unterlagen.

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