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Digital Workplace – wo bleibt der Datenschutz?

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Die fortschreitende Digitalisierung, auch unseres Arbeitsplatzes, führt zu tiefgreifenden Veränderungen in allen Bereichen, so auch in der Wirtschaft. Soweit man Studien verfolgt, haben infolge der Digitalisierung vier von zehn Unternehmen neue Produkte oder Dienste auf den Markt gebracht, 57 % haben Angebote angepasst.

Um weiterhin einen hohen Standard an Datensicherheit zu gewährleisten, hat man sich im Vorfeld über gute Strategien und geeignete Maßnahmen zu informieren, sobald man einen Großteil seiner Arbeitsplätze, oder vielleicht sogar alle, digitalisieren bzw. einem neuen digitalen Standard anpassen möchte.

Die Vorteile der Digitalisierung liegen hierbei auf der Hand: Arbeitsplätze lassen sich flexibel zu- und abbuchen, IT Ressourcen sind schnell den Bedürfnissen anzupassen und überall verfügbar. Auch für die Arbeitnehmer hat eine fortschreitende Digitalisierung Vorteile, da sich die Arbeit an sich flexibler und mobiler gestalten lässt.

IT-Abteilungen würden hinsichtlich des Aufwandes und der vorzuhaltenden Personalkapazität deutlich entlastet. Eine zentrale Speicherung der Daten verringert das Risiko kompletter Datenverluste.

Der Markt bietet hierbei mittlerweile verschiedene Lösungen für das Management der Digital Workplaces an. Hinsichtlich der Datensicherheit preisen die Anbieter eine integrierte 2-Faktor-Authentifizierung an, private Smartphones und Tablets können als Authentifizierungs-Token verwendet werden. Weiter bietet man die Verhinderung des Trackings und Reportings von sensiblen Informationen wie GPS, Geräte-Kennzeichen und persönliche Anwendungen an. Zugriffsrechte für eine App oder einen Service werden automatisch zugewiesen oder entzogen, wenn sich die Rolle oder das Aufgabenfeld eines Mitarbeiters ändert.

Die IT kann Zugriffe auf Anwendungen, Datenquellen, Drucker und IP-Verbindungen sperren und verhindern, dass Mitarbeiter Daten vom Netzwerk auf ein USB Speichergerät übertragen.

Für diese neuen Tätigkeiten benötigen die Unternehmen mehr hoch qualifiziertes Personal. Leider fehlen hier vielfach die Fachkräfte, um die erforderliche Digitalisierung wie gewünscht voranzubringen. Nicht nur die erhofften wirtschaftlichen Vorteile einer Digitalisierung wird man dadurch vermissen, auch für den Datenschutz hat der Fachkräftemangel deutliche Folgen. Häufig werden neue Technologien genutzt, ohne die erforderlichen Fachkenntnisse hierfür zu besitzen.

Probleme die aus datenschutzrechtlicher Sicht auftreten, treffen häufig die Marketingabteilung, die Produktionsabteilung oder auch die logistischen Bereiche. Die Digitalisierung fordert immer einen möglichst einfachen Zugriff auf Daten und Dokumenten. Jedoch birgt diese einfache Zugriffsmöglichkeit auch Gefahren des Mitmissbrauchs, der ab dem 25.5.2018 – mit der Geltung der europäischen Daten Grundverordnung – drakonische Strafen für Datenschutzmissbräuche mit sich bringt.

Was Unternehmen dringend benötigen, sind Lösungen für die praktische Umsetzung des Datenschutzes im Digital Workplace Management.

Im Hinblick auf den Datenschutz darf man nicht vergessen, dass das Zeitalter des Digital Workplace gerade erst begonnen hat und ein papierloses Büro noch nicht existiert.

Alle Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten müssen daher sowohl die klassische als auch die neue digitale Arbeitswelt berücksichtigen.


Rechtstipp vom 21.02.2017
aus dem Rechtsgebiet IT-Recht

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