Digitale und hybride Versammlungen in Verein, Verband oder Stiftung - das ist zu beachten

Bald ist es wieder möglich – wie auch in Zeiten der Corona-Pandemie -   Mitgliederversammlungen virtuell oder hybrid abzuhalten. Der Bundesrat hat in seiner Sitzung am 3. März 2023 hierzu seine Zustimmung gegeben.

Nachdem die für die Pandemie in Kraft getretene Sonderregelung seit dem 1. September 2022 nicht mehr gilt, hat der Gesetzgeber nun endlich reagiert und wird mit der Ergänzung des § 32 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) eine dauerhafte Regelung schaffen.

In einem neu eingefügten § 32 Abs. 2 BGB wurde die Möglichkeit verankert, eine hybride Mitgliederversammlung durchzuführen. Eine rein virtuelle Mitgliederversammlung soll nur dann möglich sein, wenn dies die Mitgliederversammlung in einer vorherigen Versammlung beschlossen hat. Diese Vorschriften gelten durch die Verweisvorschrift in § 28 BGB auch für Sitzungen der Vereins- und Stiftungsvorstände sowie anderer Vereins- und Stiftungsorgane.

Die Entscheidung über die Art der abzuhaltenden Sitzung trifft derjenige, der zu der Sitzung einlädt, falls die Satzung keine andere Regelung vorsieht. Bei einer hybriden Sitzung können die Teilnehmer selbst entscheiden, ob sie digital oder in Präsenz teilnehmen.

Wichtig ist auch, dass für alle die technischen Voraussetzungen geschaffen werden, um digital teilzunehmen, das heißt, jeder sollte über entsprechende Programme verfügen. Neben einer Videokonferenz ist die Teilnahme nach der gesetzlichen Neuregelung auch per Telefonkonferenz oder Chat möglich.  

Auch die Einladung muss den gesetzlichen Vorgaben für eine hybride Veranstaltung entsprechen. Danach muss daraus klar hervorgehen, wie die Teilnahme und Beschlussfassung in digitaler Form umgesetzt werden können; dazu gehört auch die korrekte und vollständige Übermittlung der Zugangsdaten.

Zu beachten ist noch, dass der Gesetzgeber keine Übergangsvorschriften geschaffen hat. Diese Regelung gilt also nicht rückwirkend. Dies bedeutet, dass Beschlüsse, die seit dem 1. September 2022 (Auslaufen der pandemiebedingten Übergangsregelung) in digitaler Form gefasst wurden, nichtig sind, wenn es keine Satzungsermächtigung gab oder nicht alle Mitglieder zugestimmt haben. Der Organisation bleibt in diesem Fall nichts anderes übrig, als die Beschlüsse zu wiederholen.