Elektronische Vergabe – was Kommunen und Unternehmen jetzt wissen müssen

Durch die jüngste Vergaberechtsmodernisierung wird die elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren oberhalb der Schwellenwerte zur Regel. Seit dem 18.04.2016 ist es für Kommunen Pflicht, Unternehmen unentgeltlich, vollständig und direkt Zugang zu den Vergabeunterlagen durch elektronische Kommunikationsmittel zu ermöglichen. Der nachfolgende Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Neuerungen.

Elektronische Kommunikation als Regel im Oberschwellenbereich

Grundlage für die nunmehr flächendeckende E-Vergabe ist § 97 Abs. 5 GWB i. V. m. § 9 VgV. Letzterer lautet: „Für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren verwenden die öffentlichen Auftraggeber und die Unternehmen grundsätzlich Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittlung (elektronische Mittel).“ Damit wird die zuvor noch geltende Wahlfreiheit bei der Verwendung elektronischer Mittel abgeschafft. Es sind nur noch elektronische Einreichungsverfahren erlaubt. Wie sämtliche Vorschriften in der VgV gilt dies jedoch nur im Oberschwellenbereich. 

Die Umstellung auf die elektronische Kommunikation ist zwingend, unabhängig vom Liefer- oder Leistungsgegenstand, der der Vergabe zugrunde liegt. Folgende Punkte sind davon umfasst:

Elektronische Bekanntmachung und elektronisches Bereitstellen der Vergabeunterlagen 

Seit dem 18.04.2016 dürfen Oberschwellenbekanntmachungen nur noch elektronisch beim Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union eingereicht werden. Die Bekanntmachungen müssen in jedem Fall eine Internetadresse enthalten, unter der sämtliche Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können. Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf der öffentliche Auftraggeber keine Registrierung verlangen; eine freiwillige Registrierung ist jedoch zulässig (§ 9 Abs. 3 VgV). 

Damit ist eine Registrierungspflicht für die Kommunikation über die Vergabeportale auch weiterhin zulässig, nicht jedoch für die reine Einsicht in die Vergabebekanntmachung und für das Herunterladen der Vergabeunterlagen. Dennoch wird es als zulässig erachtet, wenn zumindest die Angabe einer E-Mail-Adresse verlangt wird. Dies kann für die Unternehmen sinnvoll sein, um über etwaige Bieterfragen informiert zu werden.

Angebote nur noch elektronisch 

Dem Grundsatz der elektronischen Kommunikation folgend, haben die Unternehmen gem. § 53 Abs. 1 VgV ihre Angebote in Textform nach § 126b BGB mithilfe elektronischer Mittel zu übermitteln. § 126b BGB gibt vor, dass dann, wenn durch Gesetz Textform vorgeschrieben ist, eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden muss. Somit ist nicht zwingend eine elektronische Signatur erforderlich, vielmehr reicht auch die bloße Namensangabe.

Jedoch finden sich weitere Anforderungen an die verwendeten elektronischen Mittel in § 10 VgV. Dessen Abs. 1 bestimmt, dass der öffentliche Auftraggeber das erforderliche Sicherheitsniveau für die elektronischen Mittel festlegt. Der öffentliche Auftraggeber prüft, ob zu übermittelnde Daten erhöhte Anforderungen an die Sicherheit stellen. Soweit es erforderlich ist, kann der öffentliche Auftraggeber verlangen, dass Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur gemäß § 2 Nr. 2 des Signaturgesetzes zu versehen sind (§ 53 Abs. 3 VgV).

Nach § 11 Abs. 2 VgV verwendet der öffentliche Auftraggeber zudem für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren ausschließlich solche elektronischen Mittel, die die Unversehrtheit, die Vertraulichkeit und die Echtheit der Daten gewährleisten. Zudem müssen die elektronischen Mittel und deren technische Merkmale nach § 11 Abs. 1 VGV allgemein verfügbar, nichtdiskriminierend und mit allgemein verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein. 

Derzeit noch Übergangsvorschriften

Wichtig ist jedoch, dass nach § 81 VgV Zentrale Beschaffungsstellen nur noch bis zum 18.04.2017, andere öffentliche Auftraggeber bis zum 18.10.2018, abweichend von § 53 Abs. 1 die Übermittlung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen auch auf dem Postweg, einem anderen geeigneten Weg, mittels Fax oder durch die Kombination dieser Mittel verlangen können. Zentrale Beschaffungsstelle ist dabei gem. § 120 Abs. 4 GWB ein öffentlicher Auftraggeber, der für andere öffentliche Auftraggeber dauerhaft Liefer- und Dienstleistungen beschafft, öffentliche Aufträge vergibt oder Rahmenvereinbarungen abschließt. Wenn Landkreise daher im Rahmen interkommunaler Zusammenarbeit Vergaben gemeinsam auf den Weg bringen, ist entscheidend, wer Auftraggeber ist. Soweit dies die Kommunen selbst bleiben, ist die Vergabestelle des Kreises nicht Zentrale Beschaffungsstelle i. S. d. GWB.

Auf dem Postweg oder direkt übermittelte Angebote sind weiterhin in einem verschlossenen Umschlag einzureichen und als solche zu kennzeichnen. Sie müssen zudem unterschrieben sein. Bei Abgabe mittels Telefax genügt die Unterschrift auf der Telefaxvorlage (§ 53 Abs. 6 VgV). 

Ab dem 19.10.2019 besteht im Oberschwellenbereich jedoch für alle Vergabestellen und damit auch für jede Kommune die Pflicht zur elektronischen Kommunikation. 

Abweichungen im Unterschwellenbereich 

Bei Vergaben unterhalb der Schwellenwerte gilt Folgendes:

Im Baubereich ist gem. §§ 11 ff. VOB/A die elektronische Kommunikation derzeit noch freiwillig. Ab dem 18.10.2018 dürfen Auftraggeber gem. § 13 VOB/A wählen, ob die Bieter Angebote elektronisch oder schriftlich einreichen. Schriftliche Angebote sind bis zu diesem Zeitpunkt zuzulassen. 

Im Liefer- und Dienstleistungsbereich gilt bisher § 13 Abs. 1 VOL/A, 1. Abschnitt, wonach die Auftraggeber festlegen, ob Unternehmen ihre Teilnahmeanträge und Angebote schriftlich oder elektronisch einreichen müssen. 

In der die VOL/A ablösenden Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) regelt § 38 UVgO die Form der Angebote. § 38 Abs. 2 sieht vor, dass Auftraggeber ab dem 01.01.2019 die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten in Textform nach § 126b BGB mit Hilfe elektronischer Mittel zulassen sollen. Ab dem 01.01.2021 sollen Angebote ausschließlich elektronisch eingereicht werden dürfen.

Gemäß § 38 Abs. 4 UVgO dürfen Auftraggeber auch über den 01.01.2021 hinaus von einer elektronischen Angebotsabgabe nur absehen, wenn der geschätzte Auftragswert 25.000,00 Euro nicht überschreitet oder eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird.

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