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Fahrtenbuch - was Unternehmer wissen sollten

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Fahrtenbuch - was Unternehmer wissen sollten
Mit dem Fahrtenbuch wird die tatsächliche Privatnutzung eines Firmenwagens ermittelt.

Steuerrecht Erstberatung Steuerrecht: Welche Steuern gibt es?

Viele Arbeitgeber stellen ihren Beschäftigten Dienstwagen zur Verfügung, die auch privat genutzt werden dürfen. Unternehmer nutzen Firmenfahrzeuge häufig ebenfalls für Privatfahrten. Diese geldwerten Vorteile müssen versteuert werden – der Umfang der Privatnutzung kann nach der 1-%-Regelung oder der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden. Letztere ist zwar aufwendig, kann sich finanziell allerdings lohnen. Doch wann erkennt das zuständige Finanzamt ein Fahrtenbuch als ordnungsgemäß an und welche Folgen haben Fahrtenbuchmängel?

Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Zunächst ist zu bedenken, dass bei der Fahrtenbuchmethode lediglich der Privatanteil der Fahrten versteuert werden muss – also der Teil der Kfz-Gesamtkosten, z. B. Kfz-Versicherung und Reparaturkosten, der prozentual auf die tatsächlich getätigten Privatfahrten entfällt. Demgegenüber wird mit der sog. 1-%-Regelung die Privatnutzung pauschal ermittelt. Zu versteuern ist hier pro Monat ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Dienstwagens, unabhängig davon, was z. B. tatsächlich für den Wagen bezahlt wurde.

Fahrtenbuch für Beschäftigte

Beschäftigte – hierzu gehören z. B. auch Geschäftsführer – sollten sich die Führung eines Fahrtenbuchs insbesondere dann überlegen, wenn sie den Dienstwagen eher selten privat nutzen, der Bruttolistenpreis für das Fahrzeug sehr hoch ist, der Wagen gebraucht gekauft wurde oder die Pkw-Kosten niedrig sind.

Fahrtenbuch für Unternehmer

Bevor sich Unternehmer für eine Ermittlungsmethode entscheiden, ist der Umfang der betrieblichen bzw. privaten Fahrzeugnutzung zu klären. Beträgt die betriebliche Nutzung nur bis zu 50 %, so ist die 1-%-Regelung gar nicht anwendbar – die tatsächliche Privatnutzung ist dann durch geeignete Aufzeichnungen nachzuweisen. Hier bietet sich natürlich das Führen eines Fahrtenbuchs an. Nur bei einer betrieblichen Nutzung des Pkw über 50 % kann ein Unternehmer zwischen den beiden Ermittlungsmethoden wählen und als Entscheidungskriterium z. B. den Bruttolistenpreis des Firmenwagens oder auch die Höhe der Fahrleistung bzw. der Pkw-Kosten heranziehen.

Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nach § 8 II 4 Einkommensteuergesetz (EStG) wurden gesetzlich nicht festgelegt. In der Rechtsprechung haben sich jedoch folgende Voraussetzungen herausgebildet:

  • Das Fahrtenbuch muss pro Fahrzeug für jeweils ein Kalenderjahr geführt werden. Ein unterjähriger Wechsel zwischen den Ermittlungsmethoden ist damit unzulässig, vgl. Bundesfinanzhof, Urteil v. 20.03.2014, Az.: VI R 35/12. Anderes ist möglich bei einem Fahrzeugwechsel während des Jahres.
  • Ein Fahrtenbuch ist zeitnah, lückenlos, lesbar und in gebundener Form zu führen. Das bedeutet, die Eintragungen müssen unverzüglich, spätestens am nächsten Tag, und vollständig vorgenommen werden. Auch ist eine Loseblattsammlung unzulässig, um nachträgliche Änderungen und Manipulationen zu verhindern. Aus dem gleichen Grund darf ein Fahrtenbuch nicht mithilfe eines Diktiergeräts oder als Excel-Tabelle geführt werden (Finanzgericht (FG) Köln, Urteil v. 18.06.2015, Az.: 10 K 33/15).
  • Nötige Angaben, die ein Fahrtenbuch enthalten muss, sind: Datum der Fahrt, Abfahrtsort und Fahrtziel, Name der besuchten Person, des Kunden oder Geschäftspartners samt Firmenangabe bzw. Reisezweck sowie der Gesamtkilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt, vgl. FG München, Urteil v. 16.09.2012, Az.: 2 K 687/10. Ferner sollte nicht nur zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten unterschieden werden – auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen notiert werden. Die Kosten hierfür sind nur in Höhe der einfachen Entfernungspauschale abziehbar. Fährt man auf dem Arbeitsweg einen Umweg, um z. B. einen Kunden zu besuchen, sollte auch diese Reiseroute angegeben werden.

Übrigens: Elektronisch geführte Fahrtenbücher, z. B. mittels einer Fahrtenbuch-Software, sind ebenfalls zulässig. Allerdings muss dann gewährleistet sein, dass nachträgliche Änderungen entweder nicht möglich sind oder stets dokumentiert bzw. offengelegt sowie die oben genannten Anforderungen an ein Fahrtenbuch beachtet werden (FG Baden-Württemberg, Az.: Urteil v. 14.10.2014, Az.: 11 K 736/11). Ferner sollten die Daten für einige Jahre aufbewahrt werden.

Welche Rechtsfolgen haben Fahrtenbuchmängel?

Entdeckt das zuständige Finanzamt Mängel, wird es das Fahrtenbuch im schlimmsten Fall nicht anerkennen. Die Behörde wird dann den geldwerten Vorteil aufgrund der Privatnutzung des Firmenwagens anhand der 1-%-Regelung ermitteln. Ist diese Methode jedoch unanwendbar, weil die betriebliche Nutzung des Kfz durch einen Unternehmer bzw. Selbstständigen 50 % nicht überschreitet, schätzt das Finanzamt den Umfang der privaten Nutzung.

Allerdings führen formelle bzw. geringe Mängel nicht automatisch dazu, dass ein Finanzamt ein Fahrtenbuch bei der Ermittlung des Privatanteils einfach außer Acht lassen darf. Solange mit dem Fahrtenbuch nämlich noch eindeutig der Privatanteil an der Gesamtfahrleistung des Kfz nachweisbar ist und die Fehler nicht dazu führen, dass das Fahrtenbuch als unvollständig oder gar manipuliert anzusehen ist, so müssen Finanzbehörden es trotz der Mängel anerkennen (FG München, Urteil v. 16.09.2012, Az.: 2 K 687/10).

Fazit: Die Privatnutzung eines Firmenwagens stellt einen geldwerten Vorteil dar, der zu versteuern ist. Der Privatanteil kann mit einem Fahrtenbuch ermittelt werden. Wird es jedoch nicht ordnungsgemäß geführt, wird es vom Finanzamt nicht anerkannt.

(VOI)

Foto : ©Fotolia.com/Flexmedia

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