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Formulare und Webseite für die Registrierung von wirtschaftlichen Eigentümern in Tschechien

Rechtstipp vom 23.03.2018
Rechtstipp vom 23.03.2018

Die tschechische Anwaltskanzlei rutland ježek zu den neuen Pflichten bei der Registrierung der wirtschaftlichen Eigentümer bei juristischen Personen in der Tschechischen Republik ab dem 01.01.2018

1. Einleitung

Mit Wirkung ab dem 01.01.2018 trat die Novelle des Gesetzes Nr. 304/2013 Slg., über die öffentliche Registrierung juristischer Personen und über die Registrierung von Treuhandfonds in Kraft („Gesetz über die öffentliche Registrierung“), durch das die neue Pflicht der im öffentlichen Register eingetragenen juristischen Personen und Treuhandfonds eingeführt wurde, im nicht öffentlichen Teil des Registers die wirtschaftlichen Eigentümer zwingend zu registrieren (einzutragen) („Registrierung von wirtschaftlichen Eigentümern“). Der Begriffsbestimmung des wirtschaftlichen Eigentümers wurde das Gesetz Nr. 253/2008 Slg., über einige Maßnahmen gegen die Legalisierung von Erträgen aus Straftaten und die Finanzierung von Terrorismus („AML“) zugrunde gelegt, dessen geänderte Fassung am 01.07.2017 in Kraft trat. Die tschechischen Gesetze haben durch diese Regelung die Änderungen, die in der 4 AML Richtlinie enthalten sind, die am 25.06.2015 in Kraft trat und die von den Mitgliedsstaaten bis zum 26.06.2017 umgesetzt werden sollte und des Weiteren die Verordnung Nr. 2015/847 vom 20.05.2105 über die Übermittlung von Angaben bei Geldtransfers umgesetzt.

Das tschechische Register der wirtschaftlichen Eigentümer ist ein nicht öffentliches Informationssystem der öffentlichen Verwaltung, in das die gesetzlich festgelegten Angaben über die wirtschaftlichen Eigentümer einzutragen sind. Die Eintragungen in das Register werden entweder vom zuständigen Registergericht oder vom Notar durchgeführt. Die Registrierung der wirtschaftlichen Eigentümer erfolgt völlig nichtöffentlich. Man kann in sie also nicht allgemein Einsicht nehmen oder etwas daraus heraussuchen und es handelt sich um kein öffentliches Register im Sinne des Registergesetzes. Das bedeutet unter anderem, dass für die Registrierung die für die öffentlichen Register im Sinne des Registergesetzes bekannten Regelungen keine Anwendung finden. Es gilt hier nicht die Regelung des öffentlichen Glaubens von Registern, das Recht auf Stellung des Antrags auf Eintragung hat nur die eingetragene Person oder der Treuhänder, es wird kein Registrierungsverfahren geführt, es sind keine direkten Sanktionen für die Nichterfüllung der Eintragungspflicht festgesetzt usw. Diese Ausnahme von den Regelungen für die öffentlichen Register gemäß dem Registergesetz gilt außerdem in der Tschechischen Republik noch für weitere 5 Register: (1) Register öffentlicher Forschungsinstitutionen, (2) Register schulischer juristischer Personen, (3) Register registrierter Kirchen und religiöser Gesellschaften und weiterer juristischer Personen, (4) Register der Jägerschaften und (5) Register politischer Parteien und politischer Bewegungen. Für alle juristischen Personen, die in diesen Registern eingetragen sind, gilt die Pflicht, Informationen über ihren wirtschaftlichen Eigentümer zu enthalten, eine Pflicht zur Eintragung dieser Angaben über den wirtschaftlichen Eigentümer ist weder in diesem Sonderregister noch im Register der wirtschaftlichen Eigentümer festgesetzt.

Das tschechische Register der wirtschaftlichen Eigentümer ist zurzeit für die Nutzung von den im Gesetz festgelegten Personen und Behörden im Zusammenhang mit den von ihnen zu erfüllenden gesetzlichen Pflichten spezifisch bestimmt (Strafverfolgungsorgane, das Amt für Finanzanalysen usw.).

Tschechische Juristische Personen, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen ihren wirtschaftlichen Eigentümer bis zum 01. Januar 2019 eintragen. Die übrigen tschechischen juristischen Personen, die in weiteren öffentlichen Registern eingetragen sind (inkl. Treuhandfonds, die im Register der Treuhandfonds eingetragen sind) müssen ihren wirtschaftlichen Eigentümer bis zum 01. Januar 2021 eintragen.

Wirtschaftliche Eigentümer werden auf der tschechischen Webseite https://issm.justice.cz/ registriert.

2. Begriffsbestimmung des wirtschaftlichen Eigentümers

Gemäß AML handelt es sich beim wirtschaftlichen Eigentümer (auf Englisch „beneficial owner“) um eine natürliche Person, bzw. Personen, die faktisch oder rechtlich die Möglichkeit haben, einen entscheidenden Einfluss in einer juristischen Person, einem Treuhandfonds oder in einer anderen Rechtsform ohne Rechtspersönlichkeit unmittelbar oder mittelbar auszuüben.

Als wirtschaftlicher Eigentümer kann im Allgemeinen derjenige bezeichnet werden, der unter keinem anderen steht und der die Tätigkeit der juristischen Person grundsätzlich leitet und/oder von ihrer Tätigkeit profitiert. Als wirtschaftlicher Eigentümer gilt also typischerweise derjenige, der einen erheblichen Anteil an der rechtlichen Einheit besitzt oder der Empfänger eines erheblichen Anteils an ihren Erträgen ist.

Die Bestimmung des wirtschaftlichen Eigentümers ist die Aufgabe jeder juristischen Person (oder jedes Treuhandfonds). Es obliegt also der juristischen Person, bzw. den Mitgliedern ihrer Organe, den wirtschaftlichen Eigentümer zu ermitteln. Diese Pflicht ergibt sich aus § 29b Abs. 1 AML.

Eine tschechische juristische Person führt und zeichnet kontinuierlich auch aktuelle Angaben zur Feststellung und Überprüfung der Identität ihres wirtschaftlichen Eigentümers einschließlich der Angaben über die Tatsache, die die Position des wirtschaftlichen Eigentümers begründet oder einer anderen Begründung, warum diese Person für den wirtschaftlichen Eigentümer gehalten wird. Die Form der Ermittlung der Identität des wirtschaftlichen Eigentümers kann im Hinblick auf die Rechtsform der juristischen Person, bei der der wirtschaftliche Eigentümer festgestellt wird, abweichen. Die Suche nach dem wirtschaftlichen Eigentümer kann dann bei denjenigen Subjekten, die einen Bestandteil einer breiteren Struktur bilden, komplizierter sein.

Das Gesetz AML setzt in § 4 Abs. 4 bestimmte Regeln fest, gemäß denen man bei der Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentümers vorgehen kann. Ziel ist es dabei, den wirtschaftlichen Eigentümer im Sinne seiner materiellen Definition festzustellen, d. h. denjenigen, der faktisch oder rechtlich die Möglichkeit hat, einen entscheidenden Einfluss in der juristischen Person (oder im Treuhandfonds) unmittelbar oder mittelbar auszuüben. Die gesetzlich festgesetzten Merkmale um sich selbst bezeichnen nicht den wirtschaftlichen Eigentümer. Zum Beispiel die Verfügung über einen bestimmten Anteil an Stimmrechten kann auf die Position des wirtschaftlichen Eigentümers hindeuten, muss sie aber nicht zwingend begründen. Die gesetzlich festgelegten Merkmale erfassen jedoch unter Berücksichtigung der einzelnen Rechtsformen derartige oder übliche Fälle, die die Position einer bestimmten natürlichen Person als des wirtschaftlichen Eigentümers begründen. In Bezug auf die einzelnen Gruppen von juristischen Personen (und Rechtsvereinbarungen) kann folgendes angeführt werden.

Tschechische Handelskörperschaften

Bei Handelskörperschaften gilt als gesetzlich festgesetztes Wesensmerkmal der Position des wirtschaftlichen Eigentümers, dass die jeweilige Person

1. entweder selbst oder gemeinsam mit den mit ihr in Übereinstimmung handelnden Personen über mehr als 25 % der Stimmrechte an dieser Handelskörperschaft verfügt oder einen Anteil am Stammkapital/Grundkapital über 25 % besitzt,

2. entweder selbst oder gemeinsam mit den mit ihr in Übereinstimmung handelnden Personen die in Punkt 1 angeführte Person beherrscht, oder

3. der Empfänger von mindestens 25 % des Gewinns dieser Handelskörperschaft sein soll.

Die angeführten Merkmale sind insbesondere in der Situation der sich verzweigenden Struktur mit mehreren Subjekten in der Kette verwendbar, wenn eine Gesellschaft den Anteil an einer anderen Gesellschaft besitzt und diese wieder an einer anderen Gesellschaft usw. Bei der Bemühung um die Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentümers kann man sich immer auf die Gesellschaft mit dem Mehrheitsanteil konzentrieren und ihre Struktur weiter erforschen (Gesellschafter oder Aktionäre).

Wenn man mit Hilfe der angeführten Merkmale eine konkrete natürliche Person als den wirtschaftlichen Eigentümer nicht ermitteln kann, gegebenenfalls, wenn die auf diese Art und Weise bestimmte Person nicht der wirtschaftliche Eigentümer im Sinne der materiellen Definition ist, wird als wirtschaftlicher Eigentümer ein Mitglied des statutarischen Organs der jeweiligen juristischen Person (oder Vertreter der juristischen Person, die ein Mitglied des statutarischen Organs unter Wahrnehmung des Amts in der jeweiligen Person ist oder eine Person in ähnlicher Position wie ein Mitglied des statutarischen Organs) eingetragen.

Als ein Beispiel der Handelskörperschaft, bei der man üblicherweise den wirtschaftlichen Eigentümer nicht feststellen kann oder die überhaupt keinen wirtschaftlichen Eigentümer hat, kann typischerweise eine an der Börse notierte Aktiengesellschaft mit einer gestreuten Aktionärsstruktur oder eine Wohnungsgenossenschaft mit einer hohen Anzahl von Mitgliedern dienen.

Tschechischer Verein, gemeinnützige Gesellschaft und Eigentümergemeinschaft

Bei diesen juristischen Personen gilt als das gesetzlich festgesetzte Definitionsmerkmal der Position des wirtschaftlichen Eigentümers, dass die jeweilige Person

1. über mehr als 25 % ihrer Stimmrechte verfügt oder

2. der Empfänger von mindestens 25 % der von ihr verteilten Mittel sein soll.

Über den Rahmen der gesetzlichen Merkmale hinaus kann man im Falle der angeführten, üblicherweise Non-Profit juristischen Personen vermuten, dass sie sehr oft keinen wirtschaftlichen Eigentümer im Sinne der materiellen Definition haben. In einem solchen Fall wird in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer als wirtschaftlicher Eigentümer (entsprechend den Handelskörperschaften) üblicherweise diejenige Person eingetragen, die ein Mitglied (oder Vertreter des Mitglieds – einer juristischen Person) des statutarischen Organs der jeweiligen juristischen Person ist. Das bedeutet nicht, dass z. B. ein Verein nicht einen wirtschaftlichen Eigentümer im Sinne der materiellen Definition haben kann; solche Fälle sind jedoch nicht die Regel.

Die obigen Ausführungen finden auch in Bezug auf weitere juristische Personen Anwendung, die im Vereinsregister registriert sind – Nebenvereine, ausländische Vereine, Nebenvereine von ausländischen Vereinen, Interessenvereinigungen von juristischen Personen, Gewerkschaftsorganisationen, internationale Gewerkschaftsorganisationen, Organisationen der Arbeitgeber und internationale Organisationen der Arbeitgeber.

Tschechische juristische Personen des öffentlichen Rechts, die in ein öffentliches Register (Handelsregister) einzutragen sind

Im Falle von juristischen Personen des öffentlichen Rechts kann angenommen werden, dass bei einigen von ihnen die Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentümers im Sinne der materiellen Definition grundsätzlich unmöglich ist. Im Falle von Subjekten, die im öffentlichen Interesse bestehen und fungieren, wird also typischerweise als wirtschaftlicher Eigentümer eine Person eingetragen, die ein Mitglied (oder Vertreter des Mitglieds – einer juristischen Person) des statutarischen Organs der jeweiligen Person ist.

Tschechisches Institut

Bei einem Institut kann als gesetzlich festgesetztes Definitionsmerkmal der Position des wirtschaftlichen Eigentümers gelten, dass die jeweilige Person

1. der Gründer des Instituts oder

2. eine zur Ausübung der Aufsicht über der Verwaltung des Instituts berechtigte Person (d. h. ein Mitglied des Kontrollorgans) ist.

Tschechische Stiftung und Stiftungsfonds

Bei einer Stiftung und einem Stiftungsfonds kann als gesetzlich festgesetztes Definitionsmerkmal der Position des wirtschaftlichen Eigentümers gelten, dass die jeweilige Person

1. der Gründer der Stiftung oder des Stiftungsfonds,

2. oder jene Person, in deren Interesse die Stiftung oder der Stiftungsfonds gegründet wurden oder tätig sind, oder

3. eine zur Ausübung der Aufsicht über die Verwaltung der Stiftung oder des Stiftungsfonds berechtigte Person ist (d. h. ein Mitglied des Kontrollorgans).

Tschechische Treuhandfonds oder ausländischer Treuhandfonds

Bei einem Treuhandfonds oder einem ausländischen Treuhandfonds kann als ein gesetzlich festgesetztes Definitionsmerkmal der Position des wirtschaftlichen Eigentümers gelten, dass die jeweilige Person

1. der Gründer des Treuhandfonds,

2. der Treuhänder des Treuhandfonds,

3. ein Begünstigter des Treuhandfonds oder

4. eine zur Ausübung der Aufsicht über die Verwaltung des Treuhandfonds berechtigte Person ist.

Gemäß Art. 31 der Richtlinie 2015/849 obliegt den Mitgliedsstaaten die Pflicht, dafür zu sorgen, dass die Informationen über den wirtschaftlichen Eigentümer des Treuhandfonds in einem zentralen Register aufbewahrt werden. Die Informationen über den wirtschaftlichen Eigentümer des Treuhandfonds umfassen dabei im Gegensatz zu den anderen rechtlichen Einheiten immer auch die Angaben über alle Personen, die in Punkt 1 bis 4 angeführt sind. Die Angaben über diese Personen, deren Beziehung gegenüber dem Treuhandfonds rechtlich begründet ist, werden jedoch primär in das Register der Treuhandfonds eingetragen. Es ist also nicht mehr erforderlich, sie in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer noch einmal gesondert einzutragen. In das Register der wirtschaftlichen Eigentümer wird nur die Person des wirtschaftlichen Eigentümers eingetragen, die gemäß der materiellen Definition bestimmt wurde.

3. Registrierung der wirtschaftlichen Eigentümer in Tschechien

Wie bereits oben erwähnt, wird das Register der wirtschaftlichen Eigentümer in elektronischer Form von den Registergerichten auf der Webseite https://issm.justice.cz/ geführt.

Das Gesetz ermöglicht, der konkreten eingetragenen Person, d. h. einer juristischen Person, die im öffentlichen Register eingetragen ist, bzw. einem Treuhandfonds, der im Register der Treuhandfonds eingetragen ist, Auszüge aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer in Bezug auf die von ihr eingetragenen Angaben einzuholen. Einen Teilauszug aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer kann dann derjenige einholen, der ein sog. berechtigtes Interesse nachweisen kann (siehe unten).

Einholung des tschechischen Auszugs durch die eingetragene Person

Die eingetragene Person kann in Bezug auf die von ihr eingetragenen Angaben über den wirtschaftlichen Eigentümer einen Auszug aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer einholen. Einen solchen Auszug kann sie auf zweierlei Weise einholen:

1. durch Verwendung des zugewiesenen individuellen Erkennungsmerkmals für den wirtschaftlichen Eigentümer direkt in der Applikation des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer, oder

2. durch ein Ersuchen um einen Auszug, das direkt an das zuständige Registergericht adressiert wird.

4. Umfang der in das tschechische Register einzutragenden Angaben

Die Pflicht zur Stellung des Antrags auf Eintragung der Angaben über den wirtschaftlichen Eigentümer hat die jeweilige juristische Person, der Treuhandfonds oder eine andere oben spezifizierte Stelle. In der Praxis wird es sich also insbesondere um die Geschäftsführer einer GmbH, Vorstandsmitglieder von Aktiengesellschaften und Gesellschafter von öffentlichen Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften handeln. Die im Handelsregister eingetragenen juristischen Personen sind verpflichtet, den Antrag auf Eintragung der nachstehend angeführten Angaben unverzüglich nach dem 01.01.2018 zu stellen. Für die Zeit von einem Jahr (also bis zum 31.12.2018) sind solche juristische Personen von der Gerichtsgebühr in Höhe von CZK 1.000,- befreit. Juristische Personen, die nach dem 01.01.2018 in das Handelsregister eingetragen werden, sind zur unverzüglichen Stellung des Antrags auf Eintragung verpflichtet, sie werden jedoch von der Gerichtsgebühr nicht mehr befreit. Juristische Personen, die nicht in das Handelsregister einzutragen sind und Treuhandfonds sind von der Gerichtsgebühr im vollen Umfang befreit. Diese Eintragungen kann neben den Registergerichten auch ein Notar vornehmen.

In das Register sind folgende Angaben einzutragen:

* Vor- und Nachname und Anschrift des Aufenthaltsorts, gegebenenfalls auch Wohnsitz, wenn er von der Anschrift des Aufenthaltsorts abweichend ist,

* Geburtsdatum und Geburtsnummer, wenn diese zugeteilt wurde, Staatsangehörigkeit und

* Angabe über

1. den Anteil an Stimmrechten, wenn die Position des wirtschaftlichen Eigentümers auf einer direkten Beteiligung an der juristischen Person beruht,

2. den Anteil an den aufzuteilenden Mitteln, wenn die Position des wirtschaftlichen Eigentümers darauf beruht, dass er der Empfänger der Mittel ist oder

3. sonstige Tatsachen, wenn die Position des wirtschaftlichen Eigentümers anders begründet ist.

Zusammen mit dem Antrag auf Eintragung der Angaben über den wirtschaftlichen Eigentümer müssen jene Dokumente eingereicht werden, die diese Angaben nachweisen. Das Gesetz legt nicht abschließend fest, um welche Dokumente es sich dabei handelt, im erläuternden Bericht wird jedoch angeführt, dass in einer ganzen Reihe von Fällen der wirtschaftliche Eigentümer in Form einer Ehrenerklärung nachgewiesen werden kann.

Das Formular ist unter https://issm.justice.cz/podani-navrhu/formular zu finden.

5. Pflicht zur Aufbewahrung der Angaben über die wirtschaftlichen Eigentümer

Eine weitere Pflicht, die sich aus der Novelle des Gesetzes AML ergibt, ist die Pflicht der juristischen Personen zur fortlaufenden Aufzeichnung und Führung der aktuellen Angaben zur Feststellung und Überprüfung der Identität des wirtschaftlichen Eigentümers, einschließlich der Angaben über die Tatsache, die eine solche Position begründen. Juristische Personen sind verpflichtet, solche Angaben solange aufzubewahren, bis die Person wirtschaftlicher Eigentümer ist und mindestens 10 Jahre nach dem Erlöschen einer solchen Beziehung.

Für den Fall von fehlenden Angaben oder Zweifeln an der Richtigkeit, ist die juristische Person verpflichtet, auf Aufforderung der verpflichteten Person, des Amts, des Gerichts, der Strafverfolgungsbehörde, des Organs der Finanzverwaltung der Tschechischen Republik oder der Zollverwaltung der Tschechischen Republik mitzuteilen, wer ihr wirtschaftlicher Eigentümer ist oder war und die zur Feststellung seiner Identität erforderlichen Angaben anzuführen.

6. Sanktionen

Trotz Einbeziehung in das Gesetz über die öffentlichen Register ist das Register kein öffentliches Register gemäß diesem Gesetz, und deshalb finden die jeweiligen Bestimmungen über Sanktionen bei Nichterfüllung der Pflicht keine Anwendung. Aus diesem Grund ergibt sich, dass die juristische Person für die Nichterfüllung der oben angeführten Pflichten nicht bestraft oder vom Gericht nicht formal zur Abhilfeschaffung aufgefordert werden kann.

Jedenfalls ist es jedoch notwendig, anzuführen, dass die Nichterfüllung der Pflicht zur Stellung des Antrags auf Eintragung der Angaben über den wirtschaftlichen Eigentümer gewisse negative Folgen haben kann, insbesondere setzt man sich dem Risiko eines Verdachts bei der Kontrolle im Kontext d. AML aus. Eine weitere negative Auswirkung der Nichterfüllung dieser Pflicht ist die mögliche mangelnde Übereinstimmung mit dem Gesetz Nr. 134/2016 Slg., über die öffentlichen Aufträge (Vergabegesetz), gemäß dem der Auftraggeber verpflichtet ist, vom ausgewählten Auftragnehmer, der eine juristische Person ist, die Identifikationsangaben der wirtschaftlichen Eigentümer dieser Person anzufordern. Die ausbleibende Vorlage solcher Angaben stellt einen Grund für den Ausschluss eines solchen Beteiligten von der Ausschreibung dar.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie:

JUDr. Mojmír Ježek, Ph.D.

Partner

rutland ježek, advokátní kancelář s.r.o.

tschechische Rechtsanwaltskanzlei


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