Finden Sie jetzt Ihren Anwalt zum Thema Hausverwaltung!

So entlastet eine gute Hausverwaltung Immobilieneigentümer

  • 9 Minuten Lesezeit
So entlastet eine gute Hausverwaltung Immobilieneigentümer

Experten-Autorin dieses Themas

Der größte Vorteil einer Hausverwaltung besteht darin, dass sie die Immobilieneigentümer entlastet. Viele denken beim Thema Hausverwaltung an die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen und das Eintreiben der Mietzahlungen. Doch die Verwaltung eines Mehrparteienhauses umfasst weit mehr: Eine professionelle Hausverwaltung übernimmt zahlreiche Aufgaben und handelt in der Regel schneller und effizienter aufgrund ihrer Erfahrung im Vergleich zur Eigenverwaltung durch die Eigentümer. Zudem kann eine gute Immobilienverwaltung Vorschläge zur Kostenreduzierung und Renditesteigerung einbringen. 

Gute und seriöse Hausverwaltungen streben stets an, Konflikte mit den Mietern proaktiv zu vermeiden. Im Bedarfsfall können sie sich jedoch auch um unangenehme Aufgaben wie Inkassoverfahren, Kündigungen und Zwangsräumungen kümmern. Der Alltag einer Hausverwaltung besteht jedoch meist aus Routineaufgaben wie Buchhaltung oder Erstellung von Betriebskostenabrechnungen. Darüber hinaus kann ein Verwalter durch gute Netzwerke auch empfehlenswerte und preisgünstige Dienstleister und Handwerksbetriebe finden, die den Service rund um die Immobilie verbessern, ohne das vereinbarte Budget zu überschreiten. 

Typische Aufgaben der Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben, um den reibungslosen Betrieb und die ordnungsgemäße Verwaltung der Immobilie sicherzustellen. Typische Aufgaben einer Hausverwaltung sind: 

Buchhaltung und Finanzberichterstattung: Erstellung von Buchhaltungsunterlagen, regelmäßige Berichterstattung über die finanzielle Situation der Immobilie an die Eigentümer.  

Dokumentenverwaltung: Organisation und Aufbewahrung wichtiger Dokumente wie Verträge, Versicherungspolicen, Grundbuchauszüge, Mietverträge usw.  

Durchführung von Eigentümerversammlungen: Organisation und Durchführung von regelmäßigen Eigentümerversammlungen, Protokollierung von Beschlüssen und Abstimmungen. 

Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen: Gewährleistung der Einhaltung von rechtlichen Bestimmungen und Vorschriften im Zusammenhang mit Mietrecht, Datenschutz, Brandschutz usw.  

Erstellung von Mietverträgen: Erstellung und Verwaltung von rechtsgültigen Mietverträgen, einschließlich der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Klauseln. 

Instandhaltung und Reparaturen: Organisation von Instandhaltungsmaßnahmen, Koordination von Handwerkern und Reparaturarbeiten, um den ordnungsgemäßen Zustand der Immobilie zu gewährleisten. 

Kommunikation mit Mietern: Ansprechpartner für Mieterfragen, Beschwerden und Anliegen, Bearbeitung von Reparaturanfragen und Störungsmeldungen.  

Korrespondenz mit Behörden: Kommunikation mit lokalen Behörden, Versorgungsunternehmen, Versicherungen und anderen externen Partnern im Namen der Eigentümer. 

Nebenkostenabrechnungen: Erfassung der Nebenkosten, Erstellung von transparenten und korrekten Nebenkostenabrechnungen für die Mieter.

Vermietung und Mietermanagement: Suche nach Mietern, Durchführung von Besichtigungen, Auswahl der Mieter, Vertragsverhandlungen und Überwachung der Mietzahlungen.  

Versicherungsmanagement: Überwachung und Verwaltung der Versicherungen für die Immobilie, einschließlich Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung usw. 

Verwaltung von Gemeinschaftseinrichtungen: Organisation und Verwaltung von Gemeinschaftseinrichtungen wie Aufzüge, Parkplätze, Gemeinschaftsräume, Grünflächen usw.  

Verwaltung des Immobilienbudgets: Überwachung der Einnahmen und Ausgaben, Erstellung von Budgetplänen und Zahlungsabwicklungen. 

Verwaltung von Mietkautionen: Erfassung, Verwaltung und Rückzahlung von Mietkautionen entsprechend den rechtlichen Bestimmungen. 

Verwaltung von Serviceverträgen: Überwachung und Verwaltung von Verträgen mit Dienstleistern wie Reinigungsunternehmen, Gartenpflege, Sicherheitsdiensten usw. 

Bitte beachten Sie, dass die genauen Aufgaben einer Hausverwaltung je nach Vertrag und individueller Vereinbarung variieren können. 

Wozu benötigt die Hausverwaltung eine Vollmacht?

Die Hausverwaltung benötigt eine Vollmacht, um im Namen des Eigentümers oder der Eigentümergemeinschaft bestimmte Aufgaben und Entscheidungen ausführen zu können. Eine Vollmacht für die Hausverwaltung kann beispielsweise in folgenden Fällen erforderlich sein: 

Vertragsabschlüsse 

Die Hausverwaltung kann im Namen des Eigentümers Verträge mit Dienstleistern, wie zum Beispiel Handwerkern oder Reinigungsunternehmen, abschließen. Die Vollmacht ermächtigt den Verwalter, Verträge zu unterzeichnen und Verpflichtungen einzugehen. 

Mietverwaltung 

Wenn die Hausverwaltung die Vermietung von Wohnungen oder Gewerbeimmobilien übernimmt, benötigt sie eine Vollmacht, um im Namen des Eigentümers Mietverträge abzuschließen, Mietzahlungen zu verwalten und Mieterangelegenheiten zu regeln. 

Rechtsangelegenheiten 

Bei rechtlichen Angelegenheiten wie Kündigungen, Mietstreitigkeiten oder der Durchsetzung von Hausordnungen benötigt die Hausverwaltung eine Vollmacht, um rechtlich bindende Entscheidungen im Namen des Eigentümers zu treffen. 

Finanzielle Angelegenheiten 

Die Hausverwaltung kann die Vollmacht benötigen, um im Namen des Eigentümers Zahlungen zu tätigen, Einnahmen und Ausgaben zu verwalten, Buchhaltungsaufgaben durchzuführen und Betriebskostenabrechnungen zu erstellen. 

Die Vollmacht ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Hausverwaltung befugt ist, im Namen des Eigentümers oder der Eigentümergemeinschaft rechtsverbindlich gegenüber Dritten zu handeln. Sie regelt den Umfang der Befugnisse, die dem Verwalter übertragen werden, und schützt sowohl den Eigentümer als auch die Hausverwaltung vor rechtlichen Problemen und Missverständnissen. Es ist wichtig, dass die Vollmacht klar definiert ist und alle relevanten Aufgaben und Verantwortlichkeiten abdeckt. 

So finden Sie eine gute Hausverwaltung

Die Suche nach einer guten und professionellen Hausverwaltung erfordert einige sorgfältige Überlegungen und Recherchen. Auf folgende wichtige Punkte sollten Sie bei der Auswahl der Hausverwaltung besonders achten: 

Erfahrung und Reputation 

Prüfen Sie die Erfahrung und den Ruf der Hausverwaltung. Recherchieren Sie online nach Bewertungen und Erfahrungsberichten von anderen Immobilieneigentümern oder Eigentümergemeinschaften. Bitten Sie auch um Empfehlungen von Bekannten oder anderen Immobilienprofis. 

Fachkenntnisse und Qualifikationen 

Stellen Sie sicher, dass die Hausverwaltung über das erforderliche Fachwissen und die entsprechenden Qualifikationen verfügt. Eine professionelle Hausverwaltung sollte mit den aktuellen rechtlichen Bestimmungen und Vorschriften im Bereich der Immobilienverwaltung vertraut sein. Achten Sie darauf, ob der Wohnimmobilienverwalter zertifiziert ist. Die Zertifizierung erlangt ein Hausverwalter, wenn er vor der Industrie- und Handelskammer (IHK) durch Ablegen einer entsprechenden Prüfung nachgewiesen hat, dass er über alle notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse eines Hausverwalters verfügt.  

Achtung: Ab dem 01.12.2023 ist es erforderlich, dass jeder WEG-Verwalter auf Verlangen der Eigentümer einen Nachweis über seine Zertifizierung vorlegen kann. WEG-Verwalter, die bereits zum Zeitpunkt des Inkrafttretens des Gesetzes für eine Eigentümergemeinschaft bestellt waren, gelten übergangsweise noch bis zum 01.06.2024 als zertifizierte Verwalter. 

Leistungsspektrum 

Überprüfen Sie das Leistungsspektrum der Hausverwaltung und stellen Sie sicher, dass es Ihren Anforderungen entspricht. Klären Sie, welche spezifischen Dienstleistungen die Hausverwaltung anbietet, wie z. B. Vermietung, Buchhaltung, Instandhaltung, Kommunikation mit Mietern usw. 

Referenzen einholen 

Fordern Sie Referenzen an und kontaktieren Sie bestehende oder ehemalige Kunden der Hausverwaltung. Fragen Sie nach deren Erfahrungen und Zufriedenheit mit den angebotenen Dienstleistungen. 

Transparente Kostenstruktur 

Fragen Sie nach der Kostenstruktur der Hausverwaltung, einschließlich ihrer Gebühren und Provisionen. Klären Sie, ob es versteckte Kosten gibt und wie die Abrechnung erfolgt. 

Kommunikation und Erreichbarkeit 

Die Hausverwaltung sollte eine klare Kommunikationsstruktur haben und für Sie als Immobilieneigentümer oder Eigentümergemeinschaft gut erreichbar sein. Stellen Sie sicher, dass Sie einen festen Ansprechpartner haben, und klären Sie, wie schnell Anfragen und Probleme bearbeitet werden. 

Technologie und Software 

Fragen Sie nach der verwendeten Verwaltungssoftware und Technologie. Eine moderne und effiziente Hausverwaltung nutzt spezialisierte Software zur effektiven Organisation und Kommunikation. 

Vertragliche Vereinbarungen 

Lesen Sie alle Vertragsbedingungen sorgfältig durch und klären Sie offene Fragen, bevor Sie sich vertraglich binden. Achten Sie besonders auf Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten. 

Indem Sie diese Punkte berücksichtigen und gründlich recherchieren, können Sie eine gute professionelle Hausverwaltung finden, die Ihren Bedürfnissen und Anforderungen entspricht. 

Was darf eine Hausverwaltung kosten?

Die Kosten einer Hausverwaltung können je nach verschiedenen Faktoren stark variieren. Es gibt keine festgelegte Obergrenze oder einen Standardbetrag, den eine Hausverwaltung kosten darf. Die genauen Kosten hängen von mehreren Faktoren ab, darunter die Art der Immobilie, die Größe des Objekts, die Anzahl der Wohneinheiten, die Lage und die individuellen Anforderungen des Eigentümers oder der Eigentümergemeinschaft. 

In der Regel berechnet eine Hausverwaltung ihre Kosten als prozentualen Anteil der Mieteinnahmen oder der gesamten Betriebskostenabrechnung. Die Verwaltungsgebühr liegt normalerweise zwischen 3 % und 10 % der monatlichen Einnahmen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass dies nur ein Richtwert ist und die tatsächlichen Kosten je nach Vertrag und individueller Vereinbarung variieren können. Zusätzlich zu den Verwaltungsgebühren können weitere Kosten für Sonderleistungen wie die Vermittlung von Handwerkern, Rechtsberatung oder außerordentliche Maßnahmen anfallen. Diese Kosten werden in der Regel separat berechnet. 

Es ist ratsam, vor der Beauftragung einer Hausverwaltung eine detaillierte Kostenaufstellung anzufordern und die genauen Konditionen vertraglich festzuhalten. Dadurch erhalten Sie Transparenz über die Kostenstruktur und können die Kosten im Verhältnis zum Mehrwert und Nutzen, den die Hausverwaltung für Ihre Immobilie bietet, bewerten. Es ist wichtig, die Kosten im Kontext der angebotenen Dienstleistungen, der Erfahrung und Reputation der Hausverwaltung sowie der Qualität des Service zu betrachten. 

Hausverwaltung gründen: Was ist zu beachten?

Wenn Sie eine Hausverwaltung gründen möchten, gibt es zahlreiche Aspekte, die Sie beachten sollten. Folgende Überlegungen können bei der Gründung einer Hausverwaltung hilfreich sein: 

Geschäftsplan erstellen 

Entwickeln Sie einen detaillierten Geschäftsplan, der Ihre Geschäftsziele, Ihre Zielgruppe, Ihr Leistungsspektrum, Ihre Marketingstrategie und Ihre Finanzplanung umfasst. Ein gut durchdachter Geschäftsplan hilft Ihnen, Ihre Ziele zu definieren und eine klare Richtung für Ihr Unternehmen festzulegen. Entwickeln Sie eine Marketingstrategie, um potenzielle Kunden auf Ihr Unternehmen aufmerksam zu machen. Dies kann die Erstellung einer professionellen Website, die Nutzung von Online-Marketingkanälen, die Teilnahme an Branchenveranstaltungen und das Networking umfassen. 

Rechtliche und behördliche Anforderungen 

Informieren Sie sich über die rechtlichen und behördlichen Anforderungen, die für die Gründung einer Hausverwaltung in Ihrer Region gelten. Dies kann die Registrierung des Unternehmens, die Einhaltung von Gewerbe- und Steuervorschriften sowie die eventuelle Notwendigkeit von Zertifizierungen umfassen. 

Fachkenntnisse und Qualifikationen 

Stellen Sie sicher, dass Sie über das erforderliche Fachwissen und die erforderlichen Qualifikationen verfügen, um eine Hausverwaltung erfolgreich zu betreiben. Eine Ausbildung oder eine entsprechende Weiterbildung im Bereich der Immobilienverwaltung kann Ihnen dabei helfen, das erforderliche Know-how aufzubauen. 

Aufbau eines Netzwerks 

Knüpfen Sie Kontakte zu anderen Immobilienprofis wie Maklern, Handwerkern und Rechtsanwälten. Ein starkes Netzwerk kann Ihnen helfen, Dienstleister und Partner zu finden sowie Ihr Geschäft aufzubauen. 

Software und Technologie 

Investieren Sie in moderne Verwaltungssoftware und Technologielösungen, um Ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Eine gute Software kann Ihnen helfen, Buchhaltungsaufgaben, Kommunikation mit Kunden und die Verwaltung von Objekten und Mietern zu vereinfachen. 

Versicherungsschutz 

Schließen Sie eine angemessene Versicherung ab, um Ihre Haftung als Hausverwalter abzudecken. Dazu gehören in der Regel eine Berufshaftpflichtversicherung und eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung. 

Verträge und Vereinbarungen 

Erstellen Sie professionelle Verträge und Vereinbarungen, die Ihre Dienstleistungen, die Kostenstruktur, Haftungsfragen und Kündigungsbedingungen klar regeln. Es ist wichtig, dass Ihre Verträge rechtlich korrekt und fair für alle Parteien sind. Es ist ratsam, professionelle Beratung einzuholen, um sicherzustellen, dass Sie alle rechtlichen, finanziellen und geschäftlichen Aspekte bei der Gründung Ihrer Hausverwaltung berücksichtigen. 

Hausverwaltung, Immobilienverwaltung oder Immobilienbewirtschaftung? 

Der Begriff Immobilienverwaltung ist der Oberbegriff für Personen oder Unternehmen, die im Auftrag des Eigentümers sämtliche organisatorischen Aufgaben im Zusammenhang mit der Immobilie übernehmen. Wenn es sich um eine Eigentümergemeinschaft handelt, wird oft der Begriff Hausverwaltung verwendet. In der Praxis wird die Hausverwaltung häufig auch als Mietverwaltung oder Wohnungsverwaltung bezeichnet. 

Der Unterschied zwischen Hausverwaltung und Immobilienbewirtschaftung liegt in ihrer jeweiligen Ausrichtung und dem Umfang der Aufgaben. Die Hausverwaltung konzentriert sich in der Regel auf die Verwaltung von Wohngebäuden oder Wohnanlagen, sei es im Auftrag eines einzelnen Eigentümers oder einer Eigentümergemeinschaft. Sie übernimmt Aufgaben wie die Vermietung von Wohnungen, die Vertragsverhandlungen mit Mietern, die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen, die Organisation von Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten sowie die Kommunikation mit den Mietern. Eine Hausverwaltung kümmert sich um die Belange der Mieter und sorgt für einen reibungslosen Betrieb der Wohnanlage. 

Die Immobilienbewirtschaftung hingegen umfasst einen breiteren Bereich und bezieht sich auf die umfassende Verwaltung und Bewirtschaftung verschiedener Arten von Immobilien, einschließlich Wohn- und Gewerbeimmobilien. Neben den Aufgaben der Hausverwaltung – wie der Vermietung und Vertragsverwaltung – beinhaltet die Immobilienbewirtschaftung auch die Entwicklung und Umsetzung von Vermietungsstrategien, das Facility Management, das Finanzmanagement, die Wertsteigerung der Immobilien und die langfristige Planung für den Erfolg des Immobilienportfolios. Die Immobilienbewirtschaftung hat einen strategischeren und ganzheitlicheren Ansatz, um die Rentabilität und den Wert der Immobilien langfristig zu optimieren.

Foto(s): ©Adobe Stock/DC Studio

Artikel teilen:


Sie benötigen persönliche Beratung zum Thema Hausverwaltung?

Rechtstipps zu "Hausverwaltung" | Seite 7