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Homeoffice – im Büro zu Hause

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Homeoffice – im Büro zu Hause
Mein Zuhause ist mein Büro – was gilt es zu beachten?

Für viele Arbeitnehmer ist es ein Traum, vielen Arbeitgebern jedoch ein Dorn im Auge – das Arbeiten im Homeoffice. Während Arbeitnehmer die freie Zeiteinteilung, den nicht vorhandenen Arbeitsweg und die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf als Argumente anführen, fürchten Arbeitgeber einen Rückgang der Produktivität und weniger Engagement der Angestellten.

Verpflichtet werden können die Unternehmen nicht dazu, dieses Arbeitsmodell anzubieten. In Deutschland existiert nämlich kein gesetzlicher Anspruch darauf, die Arbeit ganz oder teilweise im Homeoffice erbringen zu dürfen. In manchen Fällen kann sich eine entsprechende Regelung jedoch aus dem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben. In jedem Fall muss der Arbeitgeber einem Homeoffice aber zustimmen. Das Gegenteil ist übrigens nicht möglich – der Arbeitgeber kann einen Arbeitnehmer nicht gegen seinen Willen ins Homeoffice verbannen – außer im Arbeitsvertrag wurde Heimarbeit vereinbart. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig zu wissen, dass es kein Recht auf Gleichbehandlung gibt. Wenn also ein Kollege von zuhause arbeitet, dürfen das nicht automatisch auch alle anderen Arbeitnehmer.

Schriftliche Regelungen

Wie in anderen wichtigen Bereichen des Lebens sollte auch im Vorfeld einer Tätigkeit im Homeoffice zwischen beiden Parteien eine schriftliche Vereinbarung getroffen werden. Diese sollte u. a. Regelungen zu folgenden Aspekten enthalten: Zahl der Arbeitstage im Homeoffice, Arbeits- und Pausenzeiten, Zeiteinteilung, Arbeitsort, Erreichbarkeit des Arbeitnehmers am heimischen Arbeitsplatz, Dokumentation der vorgenommenen Arbeiten durch den Mitarbeiter sowie Anwesenheitspflichten des Angestellten zuhause (z. B. für regelmäßige Telefontermine mit dem Vorgesetzten) oder im Unternehmen (z. B. bei bestimmten Veranstaltungen).

Technische Ausstattung

Die wichtigsten technischen Themen, mit denen sich der Arbeitgeber im Vorfeld des Angebots einer Tätigkeit im Homeoffice auseinandersetzen sollte, sind Datenschutzbestimmungen und wichtige IT-Sicherheitsfragen. Häufig werden dort vom Arbeitnehmer Daten und Dokumente bearbeitet, die dem Unternehmen im Falle eines Verlustes einen erheblichen Schaden zufügen können. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu beachten. Dadurch sind bereits viele Punkte der IT-Sicherheit abgedeckt. Zusätzlich sollten aber auch noch Maßnahmen zum Schutz der IT-Infrastruktur getroffen werden, beispielsweise Verschlüsselung von Daten, Verwendung eines Virtual Private Networks (VPN) sowie Installation von Firewall und Virenscanner.

Einhaltung gesetzlicher Regelungen

Auch wenn Arbeitnehmer im Homeoffice arbeiten, muss der Arbeitgeber die bestehenden gesetzlichen Regelungen beachten. Hierbei sollte er ein besonderes Augenmerk auf das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und insbesondere die Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) legen, da er sonst ordnungswidrig handelt. So dürfen auch die Mitarbeiter im Homeoffice nicht länger als zehn Stunden pro Tag arbeiten und der Arbeitgeber muss auch hier seine Dokumentationspflichten hinsichtlich der Arbeitszeit – am besten in Zusammenarbeit mit dem Arbeitnehmer – erfüllen. Wird regelmäßig und dauerhaft im Homeoffice gearbeitet, so müssen Arbeitsschutzbestimmungen eingehalten und überwacht bzw. überprüft werden, insbesondere bei bestimmten Vorgaben hinsichtlich Büromöbeln, Raumgröße, Beleuchtung, Monitor, Tastatur und Software.

Kosten für Arbeitsmittel

Der Arbeitnehmer schuldet seinem Arbeitgeber auch im Homeoffice lediglich die Erbringung der Arbeitsleistung. Aus diesem Grund muss das Unternehmen für die anfallenden Kosten aufkommen. Das einfachste Vorgehen ist in jedem Fall, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alles an Hard- und Software bzw. Arbeitsmitteln zur Verfügung stellt, was dieser für die ordnungsgemäße Erbringung seiner Tätigkeit benötigt. In den meisten Fällen wird sich der Chef zusätzlich an den Kosten beteiligen, die durch das Homeoffice entstehen – beispielsweise für Strom, Telefon inklusive Internet, Miete und Heizung. Zur Deckung dieser Kosten erhält der Arbeitnehmer je nach der im Homeoffice verbrachten Zeit in der Regel eine monatliche Pauschale.

Steuern und Versicherung

Bei der Frage, ob das Arbeitszimmer vom Arbeitnehmer steuerlich geltend gemacht werden kann, kommt es immer auf den Einzelfall an. Für die Beurteilung ist es nämlich wichtig, wie oft der Arbeitnehmer in der Woche dort arbeitet, ob der heimische Arbeitsplatz zu über 90 % beruflich genutzt wird, ob es sich um ein separates Zimmer handelt und ob dieses tatsächlich als Arbeitszimmer eingerichtet ist. Dann muss das Finanzamt nämlich einen Höchstbetrag von 1250 Euro akzeptieren. Unbeschränkt abgesetzt werden können Kosten für ein Arbeitszimmer dann, wenn das Zimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet. Bezüglich der gesetzlichen Unfallversicherung gilt die Besonderheit, dass der Arbeitsweg erst an der Außentür des Wohngebäudes beginnt. Damit ist der Weg in die Firma oder zum Kunden versichert, ebenso die Tätigkeit im Arbeitszimmer selbst. Wenn der Heimarbeiter aber das Arbeitszimmer verlässt und auf dem Weg zur Toilette oder zur Kaffeemaschine einen Unfall hat, zahlt keine Unfallversicherung.

(WEI)

Foto : ©Fotolia.com/baranq


Rechtstipp vom 22.11.2016
Aktualisiert am 22.02.2018
aus der Themenwelt Homeoffice-Vereinbarung und dem Rechtsgebiet Arbeitsrecht

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