Homeoffice: So funktioniert Heimarbeit für beide Seiten

Für viele Arbeitnehmer ist es ein Traum, manchen Arbeitgebern jedoch ein Dorn im Auge – das Arbeiten im Homeoffice. Während Arbeitnehmer die freie Zeiteinteilung, den nicht vorhandenen Arbeitsweg und die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf als Argumente anführen, fürchten Arbeitgeber einen Rückgang der Produktivität und weniger Engagement der Angestellten. 

Besteht ein Recht auf Homeoffice?

Verpflichtet werden können die Unternehmen nicht dazu, dieses Arbeitsmodell anzubieten. In Deutschland existiert nämlich kein gesetzlicher Anspruch darauf, die Arbeit ganz oder teilweise im Homeoffice erbringen zu dürfen. In manchen Fällen kann sich eine entsprechende Regelung jedoch aus dem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben. In jedem Fall muss der Arbeitgeber einem Homeoffice aber zustimmen. 

Das Gegenteil ist übrigens nicht möglich – der Arbeitgeber kann einen Arbeitnehmer nicht gegen seinen Willen ins Homeoffice verbannen – außer im Arbeitsvertrag wurde Heimarbeit vereinbart. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig zu wissen, dass es kein Recht auf Gleichbehandlung gibt. Wenn also ein Kollege von zuhause arbeitet, dürfen das nicht automatisch auch alle anderen Arbeitnehmer. 

Homeoffice: Es gilt die schriftliche Vereinbarung

Wie in anderen wichtigen Bereichen des Lebens sollte auch im Vorfeld einer Tätigkeit im Homeoffice zwischen beiden Parteien eine schriftliche Vereinbarung getroffen werden. Diese sollte u. a. Regelungen zu folgenden Aspekten enthalten: Zahl der Arbeitstage im Homeoffice, Arbeits- und Pausenzeiten, Zeiteinteilung, Arbeitsort, Erreichbarkeit des Arbeitnehmers am heimischen Arbeitsplatz, Dokumentation der vorgenommenen Arbeiten durch den Mitarbeiter sowie Anwesenheitspflichten des Angestellten zuhause (z. B. für regelmäßige Telefontermine mit dem Vorgesetzten) oder im Unternehmen (z. B. bei bestimmten Veranstaltungen). 

Einhaltung gesetzlicher Regelungen auch im Homeoffice

Auch wenn Arbeitnehmer im Homeoffice arbeiten, muss der Arbeitgeber die bestehenden gesetzlichen Regelungen beachten. Hierbei sollte er ein besonderes Augenmerk auf das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und insbesondere die Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) legen, da er sonst ordnungswidrig handelt.  

So dürfen auch die Mitarbeiter im Homeoffice nicht länger als zehn Stunden pro Tag arbeiten und der Arbeitgeber muss auch hier seine Dokumentationspflichten hinsichtlich der Arbeitszeit – am besten in Zusammenarbeit mit dem Arbeitnehmer – erfüllen. Wird regelmäßig und dauerhaft im Homeoffice gearbeitet, so müssen Arbeitsschutzbestimmungen eingehalten und überwacht bzw. überprüft werden, insbesondere bei bestimmten Vorgaben hinsichtlich Büromöbel, Raumgröße, Beleuchtung, Monitor, Tastatur und Software. 

Homeoffice-Pauschale: Entlastung für Arbeitnehmer

Der Arbeitnehmer schuldet seinem Arbeitgeber auch im Homeoffice lediglich die Erbringung der Arbeitsleistung. Aus diesem Grund muss das Unternehmen für die anfallenden Kosten aufkommen. Das einfachste Vorgehen ist in jedem Fall, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alles an Hard- und Software bzw. Arbeitsmitteln zur Verfügung stellt, was dieser für die ordnungsgemäße Erbringung seiner Tätigkeit benötigt.  

Aufgrund der Corona-Pandemie hat die Bundesregierung eine Homeoffice-Pauschale eingeführt, die die Arbeitnehmer steuerlich entlasten soll. Arbeitnehmer müssen die Pauschale in ihrer Steuererklärung geltend machen. Pro Tag im Homeoffice können so fünf Euro abgerechnet werden, maximal aber 600 Euro im Jahr. Ob und inwieweit diese steuerliche Erleichterung den Bürgern dauerhaft zugutekommt, ist noch nicht klar. 

Arbeitszimmer steuerlich absetzen

Bei der Frage, ob das Arbeitszimmer vom Arbeitnehmer steuerlich geltend gemacht werden kann, kommt es immer auf den Einzelfall an. Für die Beurteilung ist es nämlich wichtig, wie oft der Arbeitnehmer in der Woche dort arbeitet, ob der heimische Arbeitsplatz zu über 90 % beruflich genutzt wird, ob es sich um ein separates Zimmer handelt und ob dieses tatsächlich als Arbeitszimmer eingerichtet ist. Dann muss das Finanzamt nämlich einen Höchstbetrag von 1250 Euro akzeptieren. Unbeschränkt abgesetzt werden können Kosten für ein Arbeitszimmer dann, wenn das Zimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet.  

Unfallversicherung im Homeoffice

Auch bei der Arbeit im Homeoffice sind Sie gesetzlich unfallversichert. Der Versicherungsschutz gilt aber nur, wenn Sie zur Zeit des Unfalls arbeitsbezogenen Tätigkeiten nachgehen. Der Weg, den Arbeitnehmer zur erstmaligen Arbeitsaufnahme in der eigenen Wohnung zurücklegen, sowie der Weg zwischen Wohnung und Kita ist im Falle eines Unfalls mitversichert (BSG, Urteil vom 08.12.2021, Az. B 2 U 4/21 R).  

IT-Sicherheit im Homeoffice

Die wichtigsten technischen Themen, mit denen sich der Arbeitgeber im Vorfeld des Angebots einer Tätigkeit im Homeoffice auseinandersetzen sollte, sind Datenschutzbestimmungen und wichtige IT-Sicherheitsfragen. Häufig werden dort vom Arbeitnehmer Daten und Dokumente bearbeitet, die dem Unternehmen im Falle eines Verlustes einen erheblichen Schaden zufügen können. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu beachten. Dadurch sind bereits viele Punkte der IT-Sicherheit abgedeckt.

Zusätzlich sollten aber auch noch Maßnahmen zum Schutz der IT-Infrastruktur getroffen werden, beispielsweise Verschlüsselung von Daten, Verwendung eines Virtual Private Networks (VPN) sowie Installation von Firewall und Virenscanner.  

(WEI)