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Korrekte Prüfungen im Wareneingang – wichtig im B2B

Obwohl die einschlägigen Normen bereits seit 1900 gültig sind, kommt der Wareneingangskontrolle im modernen B2B-Geschäft nach wie vor eine immens wichtige Bedeutung zu. Ansprüche des Käufers gegen seinen Lieferanten gehen oft deswegen ins Leere, weil der Käufer beim Wareneingang versagt hat. Bei solchen Ansprüchen kann es sich beispielsweise um nicht unerhebliche Schadensersatzansprüche handeln. Meist ist die Ware nach Eingang überhaupt nicht kontrolliert worden. Doch selbst wenn die Kontrolle stattgefunden hat, können dabei massive Fehler aufgetreten sein. Dadurch wird der eigentliche Mangel der Ware überhaupt nicht erkannt, die berechtigten Ansprüche des Käufers gegen den Lieferanten gehen dann unter.

Nach § 377 HGB hat der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung durch den Verkäufer, soweit dies nach ordnungsmäßigem Geschäftsgange tunlich ist, zu untersuchen und, wenn sich ein Mangel zeigt, dem Verkäufer unverzüglich Anzeige zu machen.

Was ist heutzutage aber „nach ordnungsmäßigem Geschäftsgange tunlich“? Über diese Formulierung, die dem hohen Alter der Norm geschuldet ist, kann man trefflich streiten.

Um diese Frage zu beantworten, kann in erster Linie auf den Vertrag zwischen Käufer und Lieferant abgestellt werden. Daneben kann es auch auf konkrete Handelsbräuche (etwa die Tegernseer Gebräuche) ankommen. Allerdings existieren solche Vorgaben in den allermeisten Fällen nicht. Dann ist eine Abwägung zwischen dem Interesse des Lieferanten und dem Interesse des Käufers vorzunehmen. Nach dem Willen des Gesetzgebers sollen Lieferant und Käufer schnell Klarheit über etwaige Mängelansprüche haben. Das muss in der Abwägung, bei der es auf die objektive Sachlage ankommt, berücksichtigt werden. Bei der Ermittlung der objektiven Sachlage wird auf Branchengepflogenheiten zurückgegriffen werden. Der Käufer kann deswegen auf die Vorgehensweise in ähnlich gelagerten Betrieben verweisen.

Aus der Ermittlung der Branchengepflogenheiten kann sich ergeben, ob Stichproben ausreichen oder ob Untersuchungen der Ware in einem Labor durchzuführen sind. Zur schnellen Feststellung von Mängeln an Handelsware können Stichproben bei größeren Anlieferungen ein probates Mittel sein, um eventuelle Mängel festzustellen. Der Käufer muss aber eine repräsentative Anzahl von Stichproben nehmen. Es genügt nicht, wenn bei einer Lieferung von 20.000 Büroklammern lediglich 20 untersucht werden. Im Lebensmittelsektor wird die Ware bei einer Untersuchung im Ergebnis aber verbraucht. Um diesem Umstand Rechnung zu tragen, genügt hier eine geringere Anzahl Stichproben. In Zweifelsfällen kann man zunächst eine geringe Anzahl Proben ziehen. Zeigen sich dann aber Verdachtsmomente für Mängel, muss die Ware eingehender untersucht werden.

Zur Verdeutlichung dient das folgende Beispiel: Einem Lebensmittelhändler gelingt es, zu einem unschlagbar günstigen Preis 1.000 kg Bananen zu erwerben. Er muss diese wegen drohenden Verderbs rasch untersuchen. Deswegen reicht es, nur eine geringe Anzahl Stichproben zu ziehen. Probleme treten aber auf, wenn der Lebensmittelhändler die Untersuchung entweder gar nicht oder zu spät durchführt. Dann verliert er sämtliche Ansprüche gegen seinen Lieferanten. Als Alternative ist im Übrigen eine Rüge auf Verdacht möglich. Hierdurch werden mögliche Ansprüche weiter gesichert.

An dem gewählten Beispiel erkennt man, dass der ordnungsmäßige Geschäftsgang von Branche zu Branche variieren kann. Leicht verderbliche Waren (wie Lebensmittel) müssen zwingend besonders schnell kontrolliert werden. Im Bereich Maschinenbau können dagegen längere Probeläufe der gelieferten Maschine angemessen sein. Ebenso kann die Hinzuziehung geeigneter Sachverständiger im Raum stehen. Außerdem können – im Rahmen der Branchengepflogenheiten – technische oder chemische Untersuchungen durchzuführen sein. Letztlich kann es eine Rolle spielen, ob es sich bei der Ware um ein unbekanntes Label oder um Markenware handelt. Ist Markenware originalverpackt, kann die Wareneingangskontrolle durch den Groß- oder Einzelhändler unter Umständen untunlich sein.

Für eine korrekte und beweissichere Wareneingangskontrolle ist am Ende eine gute Dokumentation unerlässlich. Stellt sich der Lieferant stur, kann der Käufer seine Ansprüche nur noch vor Gericht geltend machen. Effektiv wird ihm das aber nur gelingen, wenn er dokumentiert, dass die Ware ordnungsgemäß untersucht und der Mangel unverzüglich angezeigt wurde.

Die Wareneingangsprüfung (und deren korrekte Dokumentation) ist daher für Unternehmen – auch wenn § 377 HGB bereits seit 1900 gültig ist – nach wie vor immens wichtig. 

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