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Nachweisanforderungen an Einnahmen-Überschuss-Rechner

Rechtstipp vom 17.06.2015
Rechtstipp vom 17.06.2015

Gewerbetreibende, die nicht aufgrund handelsrechtlicher Vorschriften oder aufgrund der Überschreitung von Umsatz- oder Gewinngrößen ihren Gewinn durch Bilanzierung feststellen müssen, und Freiberufler haben die Möglichkeit, die Gewinnermittlung nach § 4 III EStG  im Rahmen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu ermitteln (sogenannte 4 III Rechner).

Dort werden lediglich die Betriebsausgaben den Betriebseinnahmen gegenüber gestellt. Die Vorschriften zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind vom Gesetzgeber überschaubar gestaltet worden. Weder ist geregelt, welche Grundaufzeichnungen vom Gewerbetreibenden oder vom Freiberufler zu fertigen sind, noch welche Aufzeichnungen 4 III Rechner im Prüfungsfall dem Prüfer des Finanzamtes vorzulegen hat. Es sind von ihm nur die Verpflichtungen zu erfüllen, die im Rahmen der Umsatzsteuerpflichten und der Lohnabrechnungen einzuhalten sind. Ferner empfiehlt es sich, für einzelne Ausgaben besondere Aufzeichnungen durchzuführen, um deren Absetzbarkeit nicht zu vereiteln (z.B. Aufzeichnungen über Bewirtungen von Geschäftsfreunden).

Die  Aufzeichnungen des Einnahmen-Überschuss-Rechners sind dennoch so zu erstellen, dass der Prüfer sie auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen kann.

Grundsätzlich muss der Einnahmen-Überschussrechner keine Kasse führen. Von solchen Einnahmen-Überschussrechnern, die bargeldintensive Geschäfte führen, verlangt die Finanzverwaltung trotz fehlender ausdrücklicher Vorschriften die Führung und Aufbewahrung von Kassenbüchern und Kassenberichten. Der umsatzsteuerpflichtige Unternehmer muss aber gem. § 22 UStG grundsätzlich jeden Umsatz aufzeichnen. Von dieser auch z. B. für Taxiunternehmer (bargeldintensive Geschäfte) geltenden Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Bareinnahmen macht der BFH aufgrund der branchenspezifischen Besonderheiten des Taxigewerbes nur dann eine Ausnahme, wenn die sog. Schichtzettel in Verbindung mit den Angaben, die sich auf dem Kilometerzähler und dem Taxameter des einzelnen Taxis ablesen lassen, vorhanden sind und nach den Vorgaben des § 147 Abs. 1 AO aufbewahrt werden (BFH-Urteil in BFHE 205, 249, BStBl. II 2004, 599). Von der Aufbewahrung dieser Einnahmenursprungsaufzeichnungen kann nur dann abgesehen werden, wenn deren Inhalt unmittelbar nach Auszählung der Tageskasse in das in Form aneinandergereihter Tageskassenberichte geführte Kassenbuch übertragen wird.

Der BFH hat zu der Frage, welche weiteren Aufzeichnungen vom Steuerpflichtigen bei Prüfungen herauszugeben sind und dementsprechend aufbewahrt werden müssen, in einer im April 2015 veröffentlichten Entscheidung folgende Leitsätze formuliert (BFH vom 16.12.2014, X R 42/13):

  1. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verpflichten Einzelhändler, wie z.B. Apotheker, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln aufzuzeichnen.
  2. Verwendet ein Einzelhändler, der in seinem Betrieb im Allgemeinen Waren von geringem Wert an ihm der Person nach nicht bekannten Kunden über den Ladentisch gegen Barzahlung verkauft, eine PC-Kasse, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Verkäufen aufzeichnet und eine dauerhafte Speicherung ermöglicht, so sind die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen auch zumutbar.
  3. Die Finanzverwaltung ist in diesem Fall nach § 147 Abs. 6 AO im Rahmen einer Außenprüfung berechtigt, Zugriff auf die Kasseneinzeldaten zu nehmen.

Entscheidet sich der Steuerpflichtige für ein komplizierteres Kassensystem, muss er deren Auswertungen dem Prüfer des Finanzamtes auch zur Verfügung stellen und sie für solche Zwecke aufbewahren.

Sollten Sie mit diesen oder ähnlichen Problemen konfrontiert sein, sind wir gerne bereit, Sie bei deren Lösung zu unterstützen.


aus dem Rechtsgebiet Steuerrecht

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