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Onboarding: Datenschutzrechtliche Zulässigkeit von Informationen über neue Mitarbeiter

Rechtstipp vom 20.02.2017
(6)
Rechtstipp vom 20.02.2017
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Jeder ist schon einmal die Situation gekommen, sich an seinem ersten Arbeitstag den neuen Kollegen vorzustellen oder vorgestellt zu werden. Im Rahmen der Preisgabe von Informationen im Vorfeld der Einstellung von neuen Kollegen stellt sich die Frage, welche Informationen über diesen z. B. im Intranet oder andere Mitteilungsmedien bekannt gegeben werden dürfen.

Sofern sich die Vorstellung darauf beschränkt, den Namen, das Eintrittsdatum, das neu übernommene Tätigkeitsfeld oder die geschäftlichen Kontaktdaten zu verbreiten, sind diese sind diese Daten eher als unkritisch zu sehen und deren Veröffentlichung nicht zu beanstanden.

Häufig wird jedoch der bisherige berufliche Werdegang oder ein Foto mit veröffentlicht. Datenschutzrechtlich ist diese, wenn auch gut gemeinte, Vorstellung neuer Kollegen grundsätzlich als unzulässig zu bewerten. Eine Ausnahme bildet hierbei die im Vorfeld ausdrücklich abgegebene Einverständniserklärung des neuen Kollegen oder der neuen Kollegin.

Begründet wird diese datenschutzrechtlich Unzulässigkeit mit dem Umstand, dass der neue Mitarbeiter diese Informationen lediglich im Rahmen seiner Bewerbung um die neue Stelle offengelegt hat und diese Informationen zweckgebunden waren. Insoweit darf der Arbeitgeber alle Angaben, die für den Auswahlprozess notwendig sind, nutzen, um die Bewerbungsunterlagen zu bearbeiten. Nach einer Entscheidung für oder gegen einen Bewerber muss man die zulässige Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung neu bewerten. Bei einer Entscheidung für den Bewerber ist die Frage zu stellen, ob alle Beschäftigtendaten für die Durchführung des Arbeitsverhältnises erforderlich sind.

Mach herrschender Meinung sind alle personenbezogenen Daten erforderlich, die der Arbeitgeber zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten oder zur Wahrnehmung seiner Rechte gegenüber dem Mitarbeiter benötigt. Hieraus folgt, dass die Bewerbungsunterlagen als Teil der Geschäftsgrundlage des Arbeitsverhältnisses gesehen werden. Die in den Unterlagen erhalten Informationen können z. B. für eine zukunftsgerichtete Personalplanung notwendig sein, um z. B. Weiterbildungsmaßnahmen unter Berücksichtigung des bisherigen Werdeganges zu planen.

Blickt man zurück auf die Frage, ob eine wie auch immer geartete Vorstellung neuer Kollegen mittels Rundmail oder Informationen im Intranet an alle Beschäftigten für die Durchführung eines Arbeitsverhältnisses notwendig ist, wird dieses wohl grundsätzlich nicht zu bejahen sein.

Die Vorstellung neuer Mitarbeiter ist nicht nur eine Maßnahme einer offenen Informationspolitik gegenüber dem bereits beschäftigten Personal, sie gewährleistet auch gegenüber dem betehenden Mitarbeiterkreis einen notwendigen Portionsaustausch.

Es ist jedoch immer im Einzelfall abzuwägen, ob alle Mitarbeiter zwingend diese Informationen benötigen. Diese Frage lässt sich aber nur dann konkret beantworten, wenn die jeweilige Unternehmensstruktur und die Größe des Betriebes berücksichtigt werden und bekannt sind.

Hierbei kann man davon ausgehen, dass je höher die Position in einem jeweiligen Unternehmen angesiedelt ist, die Informationen an einem weiteren Kreis gestreut werden müssen.

Maßgeblich ist zusammengefasst die Funktion des neuen Mitarbeiters. Besteht kein generelles Publizitätserfordernis, muss also nicht jeder Mitarbeiter informiert werden. Somit ist eine Veröffentlichung der Daten nur dann zulässig, wenn sich der betreffende neue Mitarbeiter damit im Vorfeld einverstanden erklärt hat.


Rechtstipp aus dem Rechtsgebiet IT-Recht

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