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Präambel, Anlagen, Nachträge – bloßes „Beiwerk“ von Logistik-IT-Verträgen?

Rechtstipp vom 18.12.2018
(10)
Rechtstipp vom 18.12.2018
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Auftraggeber und IT-Dienstleister sind sich oftmals zumindest in dem Punkt einig, dass die wesentlichen Regelungen in einem IT-Vertrag die Leistungsbeschreibung und die Vergütung sind. Alle weiteren Bestandteile sind dann vermeintlich ein bloßes Beiwerk. 

Diese Ansicht ist trügerisch. Denn auch in scheinbar nebensächlichen Teilen können wesentliche Regelungen getroffen werden, die Einfluss auf den gesamten Vertrag haben. 

1. Präambel

So etwa die Präambel: In der Praxis wird sie oftmals als inhaltlich unbedeutender Einstieg in den Vertrag verstanden, als reine „Prosa“ zur Vorstellung der Parteien. Sie wird entweder überlesen oder es werden in der Beschreibung der Parteien bedenkenlos Auskünfte über das eigene Unternehmen gegeben, um es in einem guten Licht zu präsentieren und so vielleicht auch zum Vertragsschluss zu motivieren.

Dabei ist aber Vorsicht geboten! Denn der BGH geht in seiner Rechtsprechung davon aus, dass die Parteien in einer Präambel verbindliche Regelungen und sogar noch weitergehend verbindliche Zusicherungen vereinbaren können, vgl. BGH NJW-RR 2004, 1236. Wird etwa angepriesen, dass der Logistik-IT-Dienstleister Kosteneinsparungen von 10 % erreicht, so muss er sich auch daran messen lassen. 

Bei Unklarheiten wird die Regelung ausgelegt und versucht, den wahren Willen der Parteien unter Berücksichtigung der Verkehrssitte zu finden, §§ 133, 157 BGB.

Auch wenn keine Zusicherung enthalten ist, so wird die Präambel jedenfalls als Auslegungsgrundlage des gesamten Vertrags herangezogen, vgl. BGH NJW 2012, 1718. Dies gilt insbesondere bei Angaben von besonderen Fähigkeiten einer Partei. Weist sich der IT-Dienstleister beispielsweise als Fachmann für Logistik-IT aus, so kann der Auftraggeber Spezialkenntnisse für Logistikabläufe voraussetzen und die Leistungen auch vor diesem Hintergrund auf Mängel überprüfen. 

Praxistipp: Die Präambel sollte als vollwertiger Vertragsbestandteil gesehen werden, der ebenso Aufmerksamkeit zukommen sollte wie den übrigen Regelungen. Wollen die Parteien hierin verbindliche Vereinbarungen aufnehmen, so sollten sie diese ausdrücklich als Vertragspflicht formulieren. Denn unbedachte Formulierungen könnten im Wege der Auslegung auch zum Nachteil einer der Parteien geraten.

2. Anlagen zum Vertrag und Nachträge

Anlagen werden bei IT-Verträgen überwiegend in zweierlei Form genutzt. Zum einen werden umfangreiche Vereinbarungen wie z. B. das Lastenheft aus dem eigentlichen Vertrag ausgelagert, um diesen übersichtlicher zu gestalten. Zum anderen werden Anlagen gern erst nach Unterzeichnung erstellt oder ausgetauscht. 

Die Auslagerung von großen Textpassagen wie das Lastenheft aus dem eigentlichen Vertrag kann ratsam sein. Allerdings sollte dabei darauf geachtet werden, dass keine missverständlichen Dopplungen oder Widersprüche zu den vertraglichen Regelungen entstehen. Denn dies kann zu Zweifeln führen, was die Parteien vereinbaren wollten. 

Es ist ebenfalls möglich, Anlagen nachzureichen oder zu ändern. Dies bedarf aber ebenfalls sorgfältiger Regelungen im IT-Vertrag. Denn was geschieht, wenn die Anlagen doch nicht erstellt werden, weil nicht mehr daran gedacht wird und bereits mit der Programmierung begonnen wurde? Was, wenn später unklar wird, welche Anlage nunmehr die aktuelle und geltende sein soll? 

Ähnlich sieht es bei Nachträgen aus. Diese werden dem IT-Vertrag beigefügt, um Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen. Solche Nachträge sind wie ein eigener Vertrag zu behandeln, unter anderem ist dabei auf mögliche Formvorschriften wie die Schriftform oder Unterschriften zu achten. 

Kritisch sind dabei die sogenannten „Change Requests“ zu sehen. Als rechtlich unklarer Begriff sollten sie im IT-Vertrag definiert werden. Als „Änderungsanforderung“ kann sie zu einer Änderung der ursprünglich vertraglich vereinbarten Leistung führen. Dies zieht regelmäßig zahlreiche Probleme mit sich.

Eine Vertragsänderung muss von beiden Parteien angenommen werden. Der Auftraggeber macht sich daher vom IT-Dienstleister und dessen Zustimmung zum Change Request abhängig. Dem IT-Dienstleister bleibt es auch unbenommen, für diese zusätzliche Leistung eine erhebliche und sogar überhöhte Vergütung zu verlangen. Ist diese Änderung für den Auftraggeber wesentlich, befindet er sich schnell in einer Zwangslage. 

Solche Änderungen wirken sich auch auf die Leistungszeit aus, sodass die Dauer des Gesamtprojektes nicht mehr planbar ist und sich ursprünglich vereinbarte „Milestones“ und damit auch das „Go-Live“ verschieben. Zudem besteht das Risiko, dass mit vielen – auch kleinen – Änderungen das Gesamtprojekt nicht mehr stimmig ist. 

Zusammenfassend können diese Change Requests daher dazu führen, dass weder die Leistung noch der Projektzeitrahmen planbar sind und ein erhebliches finanzielles Risiko besteht, weil die Projektkosten deutlich ansteigen können. Damit ist der IT-Vertrag nicht zukunftsfähig.

Praxistipp:

Unterschätzen Sie nicht, dass auch Anlagen oder Nachträge vollwertige Vertragsbestandteile sind. Wollten die Parteien hierin keine wesentlichen Inhalte regeln, müssten sie auch nicht erstellt und beigezogen werden. Es bedarf daher einer sorgfältigen Prüfung und umfassender Regelungen im IT-Vertrag, um mögliche Missstände zu vermeiden. 

Marei-Katharina Raming

Für Logistikimmobilien-Mietverträge zuständige Rechtsanwältin bei der Gimmler Rechtsanwalts GmbH, Koblenz 


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