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Rechtliche Optimierung von IT-Projektverträgen in der Logistik – Tipps aus der und für die Praxis

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Es ist eine Lebensweisheit im Bereich der Logistik: Kaum woanders wird in der Logistik so viel Geld verbrannt wie in der Logistik-IT. Komplexe Logistik-IT-Projekte sind oftmals technisch sehr anspruchsvoll, was hohe Anforderungen an die technische Durchführung und Begleitung, insbesondere aber auch an die spezifische IT-Vertragsgestaltung des IT-Auftragnehmers stellt.

Beispielsfall

Ein Produzent von Haushaltsgeräten möchte die IT für sein, von einem Logistiker betriebenes Lager modernisieren und an den Stand der Zeit anpassen. Ein SAP-basiertes Warehouse-Management-System (WMS) ist vorhanden, dieses muss jedoch aufwendig individualisiert – das heißt adaptiert und konfiguriert – werden. Man schließt mit einem IT-Dienstleister nach dessen vorgelegtem Vertragsmuster und nachdem dieser das IT-Lastenheft miterstellt hatte, den entsprechenden Vertrag ab.

Das Ergebnis nach einem ¾ Jahr: nichts klappt. Funktionen, die vorher zu langsam liefen, wie z. B. die IT-Aufnahme einzulagernder Mischpaletten, funktionieren jetzt gar nicht mehr oder noch langsamer als vorher. Selbstverständlich sind aus den geplanten 400.000,00 € mittlerweile rund 900.000,00 € geworden, ein Ende ist nicht in Sicht.

Der IT-Dienstleister verweist nur immer wieder darauf, dass es an Mitwirkungen gefehlt habe und zahlreiche Anforderungen erst während des Prozesses gestellt worden seien, die zu einem immensen Mehraufwand und zu Problemen bei der Durchführung geführt hätten, was die Verteuerung rechtfertige. Der IT-Dienstleister weist natürlich jede Verantwortung von sich. Dabei vergisst er nicht, darauf hinzuweisen, dass es noch weitere mindestens 350.000,00 € bedürfe, um zu einer halbwegs funktionierenden Logistik-IT zu kommen.

Das Ausufern der Kosten und der Zeitverzug lassen sich durch konkrete Maßnahmen vermeiden.

Typische Fehlerquellen

1. Wir legen einfach mal los!

Die Erneuerung von IT wird häufig nicht zielgerichtet und oft auch ohne konkreten Projektplan angegangen. Die Folge ist eine regelrechte „Verzettelung“ ohne konkrete Zeitpläne, was häufig zum Verzug durch ständig neue Anpassungen der Software und somit zu erheblichen Kostenerhöhungen führt. Noch schlimmer ist es, den hier federführenden IT-Dienstleister eigenverantwortlich ein Lastenheft schreiben zu lassen – dies stellt sich für diesen in aller Regel fast als Lizenz zum Gelddrucken heraus.

Daher empfiehlt es sich, einen konkreten Projektplan mit einer Unterteilung in die verschiedenen Phasen (z. B. Start-, Analyse-, Konzeptions-, Vorbereitungs- und Testphase, Implementierung und laufende Optimierung) des IT-Projekts mit dem IT-Dienstleister zu erstellen, um das Ziel des Logistik-IT-Projekts, nämlich die Integration eines komplexen IT-Systems in ein logistisches System und damit dessen Optimierung, zu erreichen.

Schon in der Startphase sollte der Auftraggeber einen vom IT-Dienstleister unabhängigen IT-Berater hinzuziehen, wenn im Unternehmen selbst die entsprechende IT-Fachkompetenz fehlt.

2. Der vom IT-Dienstleister vorgelegte Vertrag wird schon seine Richtigkeit haben!

Verträge von IT-Dienstleistern enthalten oft standardmäßige Floskeln, die weder auf das konkrete Projekt zugeschnitten sind noch zeigen die vertraglichen Regelungen ein System auf, wie die Ziele des Projekts erreicht werden können. Ein solches, aber leider häufig anzutreffendes verwendetes Negativbeispiel ist: „Die Software X ermöglicht den Betrieb einer Lagerwirtschaft, welche die lagerlogistisch-üblichen Funktionen, wie z. B. die Bestandsverwaltung, ermöglicht.“

Fast genauso häufig trifft man lediglich allgemeine Darstellungen zur Tätigkeit des Dienstleisters, wie z. B. „wirkt mit“, „wird tätig bei“ und ähnliches, aus denen ein belastbares, durch den IT-Dienstleister zu verantwortendes Ergebnis nicht erkennbar ist.

3. Die Qualität der Software wird schon stimmen!

Absolut wichtig: Der IT-Vertrag muss ein System abbilden, und dabei die folgenden Ziele im Einzelnen berücksichtigen und verwirklichen:

  • Sichere, robuste IT-Lösungen auf dem gewählten Qualitätsniveau für sichere, robuste Logistik
  • Zukunftsfähigkeit = Flexibilität durch Änderungsfestigkeit
  • Wirtschaftlichkeit = zu besten Konditionen

4. IT-Chinesisch im Vertrag ist Standard!

IT-Verträge, gerade wenn solche vom IT-Dienstleister gestellt werden, enthalten oft IT- Fachbegriffe, die ein Auftraggeber nicht einordnen kann. Verträge sollten aber nicht nur für die Parteien verständlich sein, sondern sie sollten so konzipiert werden, dass auch ein neutral darüber urteilender Dritter – sprich ein Richter! – versteht, worum es geht.

Negativbeispiele sind dabei auch Abkürzungen, mit denen der Auftraggeber nicht immer etwas anfangen kann, z. B. SOA (= serviceorientierte Architektur), BPM (= Business Process Management), Saas-Modell (= Software-as-a-Service-Modell), ASP (= Application Service Provider) usw.

Daraus folgen unsere Praxistipps für IT-Auftraggeber

  1. Treffen Sie konkrete, individualvertragliche Regelungen, insbesondere zu Anforderungen und Qualität an die Software, Preise, Änderungsanforderungen (Change Request), Mitwirkungspflichten sowie Haftung.
  2. Untergliedern Sie das Projekt zeitlich in Teilabschnitte und verbinden Sie feste Budgethöhen mit den Teilabschnitten, die durch zu erreichende Entwicklungsziele mit genau definierter Mitwirkung des Auftraggebers definiert sind. Budgetüberschreitungen sollten sofort beiderseitig kommuniziert werden. Wichtig hierbei: Beschreiben Sie das zu erreichende Ziel, dessen Verwirklichung der IT-Dienstleister zusichert, in verständlichen Worten. Beispiel: „Einbuchung einer Mischpalette mit bis zu 15 verschiedenen Positionen durch eine geschulte Arbeitskraft innerhalb einer Minute“.
  3. Wenn im Auftraggeberunternehmen nicht die hohen notwendigen IT-Kompetenzen vorhanden sind – auch wenn für die entscheidenden Arbeitsschritte und Quälitätsparameter erfahrene Fachkräfte fehlen –, beauftragen Sie einen erfahrenen, unabhängigen IT-Berater, der Ihnen das „IT-Chinesisch“ verständlich übersetzt, Ihnen bei der Anforderungserstellung (Lastenheft) sowie bei der Überprüfung des vom IT-Dienstleister erstellten Pflichtenhefts hilft.
  4. Vermeiden Sie im IT-Vertrag das oft zu findende „IT-Chinesisch“. Beschreiben Sie alles in einer kaufmännisch und juristisch verständlichen Sprache.

Unsere Lösung: das Check- und Gestaltungssystem LOGiIT©

Da wir die Erfahrung gemacht haben, dass die Logistik-IT auch der Bereich der Logistik ist, in dem regelmäßig die schlechtesten, teuersten und für den IT-Auftraggeber nachteiligsten Verträge üblich sind, haben wir das Check- und Gestaltungssystem LOGiIT© entwickelt. Darüber hinaus optimieren wir durch unser Vertragsgestaltungsprogramm bestehende Vertragsentwürfe oder erstellen neue Verträge mit optimierten Lösungen unter Berücksichtigung von IT- und logistikspezifischen Problemstellungen. Wir konnten insoweit bereits in einer Vielzahl von Projekten erhebliche messbare, quantifizierbare Erfolge für IT-Auftraggeber erzielen.

Wie immer gehen Sie bei unserer Beauftragung kein Risiko ein: Ein Pre-Check ist kostenfrei, wenn nicht zugesichert werden kann, dass wir wesentliche Verbesserungen aufzeigen.


Rechtstipp aus dem Rechtsgebiet IT-Recht

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