Rechtliche Vorgaben für Arbeitgeber zur digitalen Zeiterfassung im Homeoffice – Arbeitsrecht für Arbeitgeber

Rechtliche Vorgaben für Arbeitgeber zur digitalen Zeiterfassung im Homeoffice – Arbeitsrecht für Arbeitgeber in Zeiten von Corona

Die aktuelle Corona-Pandemie und die hieraus resultierenden Beschränkungen haben seit geraumer Zeit fraglos dazu geführt, dass immer mehr Beschäftigte ins Homeoffice ziehen mussten. Auch das BMAS (Bundesministerium für Arbeit und Soziales) verlängerte kürzlich die Geltungsdauer der Corona-Arbeitsschutzverordnung, die vor allem die Pflicht der Arbeitgeber statuiert, die Tätigkeit im Homeoffice anzubieten. Dies führt dazu, dass sich Arbeitgeber aktuell allerdings auch zukünftig immer intensiver mit den rechtlichen Regelungen bezüglich der Arbeit im Homeoffice befassen müssen, da es viele wichtige Aspekte zu berücksichtigen gilt. Ein besonders wichtiger Aspekt ist der der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice. In diesem Rahmen drängt sich nämlich die Frage auf, ob die Pflicht zur Arbeit im Homeoffice auch zugleich eine Pflicht zur Zeiterfassung umfasst und welche Erfassungsmöglichkeiten dem Arbeitgeber hierbei zustehen. 

Geltung arbeitszeitrechtlicher Maßgaben im Homeoffice

Arbeitszeiten im Homeoffice

Das Arbeitszeitgesetz für Arbeitnehmer im Büro ist ebenso wirksam wie für diejenigen im Homeoffice. Im Grundsatz bedeutet das, dass Angestellte nicht länger als acht Stunden pro Tag arbeiten dürfen. Ausnahmsweise darf dieser Wert auf maximal zehn Stunden verlängert werden, wenn die Überstunden innerhalb der nächsten sechs Monate ausgeglichen werden.

Pausen und Ruhetage im Homeoffice

Auch die Regelungen im Arbeitszeitgesetz bezüglich Pausen und Ruhezeiten lassen sich unproblematisch auf die Tätigkeit im Homeoffice übertragen. An Arbeitstagen von mehr als sechs Stunden, beträgt die Pausenzeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden gilt eine Pausenzeit von mindestens 45 Minuten. Genauso festgelegt sind des Weiteren die Ruhezeiten. Zwischen Feierabend und dem nächsten Arbeitstag müssen mindestens elf Stunden liegen. Auch hier kann ausnahmsweise eine kürzere Ruhezeit zulässig sein, wenn sie anschließend ausreichend ausgeglichen wird.

Sind Arbeitgeber zur Zeiterfassung im Homeoffice verpflichtet?

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hatte 2019 in einem Urteil festgestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit gemessen werden kann. Demnach muss die komplette Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Dies umschließt Beginn und Ende des Arbeitstages sowie Pausenzeiten. Die Überprüfung, ob die Arbeitszeiten eingehalten werden, gehört aber auch zu den üblichen arbeitsrechtlichen Verpflichtungen eines jeden Arbeitgebers. Auch wenn der EuGH nun sein Urteil zur Arbeitszeiterfassung gefällt hat, gibt es in Deutschland aktuell keine konkrete nationale Regelung zur Erfassung der Arbeitszeit. Bisher mussten Arbeitnehmer nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz nur Mehrarbeit und Überstunden dokumentieren, die über die geregelte Arbeitszeit hinausgingen. Demnach herrscht also Formfreiheit bezüglich der Arbeitszeiterfassung, was bedeutet, dass es grundsätzlich frei wählbar ist, ob die Aufzeichnung handschriftlich oder auf elektronischem Wege erfolgt.

Möglichkeiten für Arbeitgeber die Arbeitszeiten im Home-Office zu erfassen

1. Zum einen besteht die Möglichkeit durch manuelles Ausfüllen von Stundenzetteln die Arbeitszeit konkret zu erfassen. Hiermit würden Arbeitsbeginn und Arbeitsende zusammengetragen werden und an Führungskraft bzw. Personalabteilung weitergeleitet werden. Nachteilig an dieser Form ist jedoch, dass die Einhaltung diverser Bestimmungen händisch überprüft werden muss, was nicht nur aufwendig, sondern auch fehleranfällig sowie intransparent ist. Zusätzlich müssen die Daten zur Lohnverrechnung erst noch digitalisiert werden, was einen entsprechenden Aufwand bedeutet.
   
   
2.  Eine weitere Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice sind sogenannte Chatbots. So können beispielsweise Mitarbeiter über eine App oder über einen Desktop-Chat mit ihnen „kommunizieren“ und einfache Kommandos wie „Einstempeln“ „Ausstempeln“ und „Pause“ je nach vorliegender Situation vermitteln, um die Zeiterfassung zu beginnen, beenden oder zu pausieren. Möglich ist es auch, den Bot mit einer entsprechenden Software zu verbinden, sodass die geleisteten Stunden automatisch im System übernommen und unmittelbar vom Vorgesetzten geprüft werden können. Die Vorteile einer Software-Lösung bestehen darin, dass die Zeiterfassung problemlos funktioniert, ohne in neue Geräte investieren zu müssen, da die Arbeitszeit in der Software am Desktop oder per App in mobilen Geräten erfasst wird. Sie gewährleistet auch, dass Arbeitgeber sich unmittelbar einen Überblick über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter verschaffen können und falls notwendig entsprechende Maßnahmen treffen können wie etwa einen Ausgleich der Ruhezeit, einen Überstundenabbau, etc. Zusätzlich können Daten bezüglich Abwesenheiten, Urlaub und Krankschreibungen einfach festgehalten werden, die einen Einfluss auf die Arbeitszeiten haben. Online erstellte Stundenzettel könnten schließlich monatlich per Knopfdruck heruntergeladen werden, sodass sie für die Lohnbuchhaltung genutzt werden können.
   
   
3. Eine weitere mobile Lösung wäre die Arbeitszeiterfassung direkt über den Browser. Der Mitarbeiter im Homeoffice loggt sich ein und kann direkt mit dem Erfassen starten. Hier wird mit einer digitalen Stempeluhr die Arbeitszeit erfasst. Eine sogenannte webbasierte Zeiterfassung eignet sich besonders für flexibles Arbeiten, denn alle gebuchten Zeiten sind live und von überall verfügbar. Es ist daher unerheblich, ob man sich im Büro oder im Homeoffice befindet, die Echtzeit-Daten fließen automatisch in die Stundenkonten der Mitarbeiter.
   
   
4. Ferner käme eine weitere digitale Lösung in Betracht, bei der ein sogenannter Keylogger in das entsprechende Computersystem des Angestellten installiert wird. Hierbei wird die Arbeitszeit über die PC-Nutzung des Arbeitnehmers erfasst. Der Einsatz von diesen Tools ist in der Praxis allerdings auf Grund von Zweifeln an datenschutzrechtlichen Bestimmungen hoch umstritten, da sämtliche vom Mitarbeiter getätigte Dateneingaben am Computer erfasst werden. Wenn es einen Betriebsrat gibt, wird dieser sehr wahrscheinlich intervenieren. Laut § 87 VI Betriebsverfassungsgesetz hat er nämlich ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Daher dürften Keylogger nur dort zum Einsatz kommen, wo dies transparent kommuniziert wird. Eine heimliche Benutzung von etwaigen Programmen ist strengstens ausgeschlossen, wie das Bundesarbeitsgericht 2017 schon mit seinem höchstrichterlichen Urteil entschied.
   
   
5. Am einfachsten ist es für den Arbeitgeber, wenn die Mitarbeiter sich auf Servern des Arbeitgebers anmelden müssen. Etwa, um spezielle Anwendungen aus dem Firmen-Netzwerk zu nutzen. Hierbei kann der Arbeitgeber ablesen, wann die Arbeitszeit grob beginnt und wann sie endet.

Unsere Empfehlung für Arbeitgeber

Es ist davon auszugehen, dass der deutsche Gesetzgeber neue Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung erlassen wird. Daher könnte es im Vorfeld bereits vorteilhaft sein, sich mit konkreten Systemen der Arbeitszeiterfassung zu befassen. Papier-Stundenzettel und Tabellentools sind theoretisch EuGH-konform, in der Praxis sind sie allerdings häufig fehleranfällig und mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Ratsam ist es daher, die Arbeitszeit mittels moderner Software bzw. webbasierten Tools zu erfassen, die gerade wegen ihrer technischen Automatismen zu einem beträchtlichem Ersparnis des Verzeichnungsaufwands führen.