Reisekosten: Steuertipps für Geschäftsreisende

• Reisekosten können Arbeitnehmer und Selbstständige steuerlich mindernd geltend machen. 

• Grundsätzlich müssen die Kosten durch Belege – wie zum Beispiel Hotelrechnungen – nachgewiesen werden. 

• Auch bei Pauschalen sind bestimmte Anforderungen zu erfüllen, wie zum Beispiel die Führung eines Fahrtenbuchs für die Kilometerpauschale. 

Wer als Arbeitnehmer aus beruflichen bzw. als Selbstständiger aus betrieblichen Gründen eine Geschäftsreise antritt, kann grundsätzlich die anfallenden Reisekosten als Werbungskosten bzw. als Betriebsausgaben steuerermäßigend geltend machen. Allerdings werden nicht sämtliche Kosten erstattet: Arbeitnehmer können nur die Reisekosten als Werbungskosten geltend machen, die sie nicht steuerfrei von ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen. Das Gesetz sieht für bestimmte Aufwendungen zudem Pauschalen vor. 

Reisekosten steuerlich geltend machen: Voraussetzungen

Voraussetzung für eine steuerliche Berücksichtigung ist, dass die Reisekosten im Rahmen einer beruflichen oder betrieblichen Auswärtstätigkeit anfallen. Auswärtstätigkeit bedeutet, dass die Tätigkeit außerhalb der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte stattfindet. Als erste Tätigkeitsstätte gilt, wo der Steuerpflichtige typischerweise arbeitstäglich oder in der Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig ist. 

Reisekosten zur Fort- und Ausbildung können ebenfalls zum Abzug gebracht werden, wenn diese außerhalb der Arbeitsstätte stattfinden. Voraussetzung ist, dass der Steuerpflichtige zuvor bereits eine Erstausbildung – wie Berufsausbildung oder Studium – abgeschlossen hat oder eine Fort- oder Ausbildung im Rahmen eines Dienstverhältnisses erfolgt. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit kann auch der Vorstellungsbesuch eines Stellenbewerbers sein. 

Trennung von privaten und geschäftlichen Aufwendungen

Besorgt der Reisende während der Geschäftsreise in einem mehr als nur geringfügigen Umfang private Angelegenheiten, sind die beruflichen von den privaten Aufwendungen zu trennen. So nimmt zum Beispiel der Besuch eines Souvenirshops auf dem Weg zu Geschäftsterminen einen geringfügigen Umfang ein im Gegensatz zu ein paar angehängten Strandtagen nach den Geschäftsterminen. Können private Aufwendungen nicht von den beruflichen getrennt werden, sind diese nicht abzugsfähig.  

Kosten belegen und dokumentieren

Als weitere Voraussetzung hat der Reisende die Veranlassung für die Geschäftsreise, Reisedauer und Reiseweg aufzuzeichnen und mit geeigneten Unterlagen – wie einem Fahrtenbuch, Tankquittungen und Rechnungen – zu belegen. 

Arten von Reisekosten

Zu den steuerlich absetzbaren Reisekosten zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. 

Fahrtkosten

Unter den Begriff Fahrtkosten fallen die Kosten, die bei der Benutzung eines Fahrzeuges entstehen: So sind das bei öffentlichen Verkehrsmitteln der Fahrpreis inklusive Aufpreis für höhere Klassen, zum Beispiel die Business Class bei Flugreisen. Grundsätzlich werden ungeachtet der Klasse sämtliche Kosten berücksichtigt. Nur wenn die Kosten unangemessen sind, scheidet eine steuerliche Berücksichtigung aus. Ein solcher Fall ist zum Beispiel denkbar, wenn ein Kleinunternehmer einen Privatjet chartert.  

Wird ein eigenes Fahrzeug benutzt, besteht die Wahl, entweder die tatsächlichen Kosten mit Einzelnachweis oder einen für das Fahrzeug konkret ermittelten Kilometersatz oder zuletzt die gesetzlich vorgegebenen Pauschalen abzuziehen: Die Pauschalen betragen bei der Verwendung eines eigenen Kraftfahrzeug 30 Cent pro Kilometer und bei anderen motorisierten Fahrzeugen – wie zum Beispiel Motorrad oder Motoroller – 20 Cent pro Kilometer. Allerdings muss bei der Geltendmachung von Pauschalen die Fahrt durch einen Eintrag in einem Fahrtenbuch nachweisbar sein. 

Verpflegungsmehraufwendungen

Für Geschäftsreisen im Inland können Pauschalen für sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen angesetzt werden: Und zwar 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer für 24 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Für den An- und Abreistag kann der Arbeitnehmer, wenn er die Nacht davor oder danach nicht in seiner Wohnung übernachtet, jeweils 14 Euro ansetzen. Bei Geschäftsreisen ohne Übernachtung, die länger als acht Stunden dauern, können ebenfalls 14 Euro Verpflegungsmehraufwand in Abzug gebracht werden.  

Übernachtungskosten

Bei dem Abzug für Übernachtungskosten gilt Folgendes: So können die tatsächlichen Kosten mit Beleg als Werbungskosten abgezogen werden, wie zum Beispiel für ein Hotel, Herberge, Fremdenzimmer oder Appartement. Diese müssen jedoch belegt werden. Der Arbeitgeber kann hingegen die Kosten pauschal mit 20 Euro pro Übernachtung innerhalb Deutschlands steuerfrei erstatten. Voraussetzung ist aber, dass die Unterkunft nicht ganz oder teilweise kostenfrei genutzt wurde. Auch hier muss der Nachweis erbracht werden, dass der Arbeitnehmer auswärts genächtigt hat. 

Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten zählen Kosten für den Transport, Lagerung und Versicherung des Gepäcks, Reiseunfallversicherungen sowie Gebühren für Stornierungen, Umbuchungen, Parken, Straßenbenutzung, Trinkgelder und auch Schadenersatzleistungen wegen eines Verkehrsunfalls bei einer Geschäftsreise. Bußgelder und Verwarnungsgelder sind aber nicht erstattungsfähig. Die Reisekrankenversicherung kann unter bestimmten Voraussetzungen als Sonderbelastung geltend gemacht werden. 

Darf man Reisekosten von teilweise privaten Reisen absetzen?

Reisekosten können bei der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden und mindern so das zu versteuernde Einkommen. Wie verhält es sich aber, wenn man einen sogenannten freien Beruf ausübt und eine Auslandsreise sowohl privat als auch beruflich veranlasst ist? Kann man einen Teil der Reisekosten als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen? 

Ja, denn kann man nachweisen, dass ein Teil der Reise – am besten zeitlich abgegrenzt – beruflich veranlasst war, darf man anteilig Kosten der gesamten Reise bei der Einkommensteuererklärung als Betriebskosten geltend machen. Darauf, ob mit der freiberuflichen Tätigkeit (schon) Gewinne erzielt werden oder darauf, ob man sich im Haupt- oder Nebenberuf freiberuflich betätigt, kommt es dabei nicht an, solange eine Gewinnerzielungsabsicht bei der freiberuflichen Tätigkeit nicht vollkommen ausgeschlossen ist. Mit diesem Urteil bestätigte der Bundesfinanzhof (BFH) das Urteil der ersten Instanz und gab der Klägerin teilweise recht. 

Zum Hintergrund: Die Klägerin, die sich bis zum BFH mit ihrem Finanzamt über die Anerkennung von Reisekosten in der Einkommensteuererklärung stritt, hatte neben ihrer hauptberuflichen Angestelltentätigkeit begonnen, einen Roman zu schreiben. Der basierte auf einer historischen Vorlage, die unter anderem in Australien und Neuseeland spielte. Die Recherche für ihren Roman nahm die Frau zum Anlass, die Schauplätze der historischen Vorlage zu bereisen. Neben dem Absolvieren eines klassischen Touristenprogramms in Australien verbrachte die Autorin auch einige Tage mit Recherchen in einem Stadtarchiv. Die Kosten für die Reise machte sie aber in vollem Umfang als Betriebsausgaben in der entsprechenden Steuererklärung geltend. 

Veranlassung der Kosten entscheidend

Weil diese Reisekosten nicht beruflich veranlasst seien, erkannte das Finanzamt die Reisekosten nicht als Betriebsausgaben an. Diese Entscheidung veranlasste die Klägerin, das Finanzgericht anzurufen, das der reiselustigen Schriftstellerin teilweise recht gab und gut ein Viertel der Kosten der Reise als Betriebskosten anerkannte. Weil die Reise auch beruflich veranlasst war, würde nichts gegen eine anteilige Anerkennung der Reisekosten sprechen, vor allem weil man in diesem Fall gut zwischen privater Veranlassung und beruflicher Veranlassung trennen könne: Einige Reisetage wären eindeutig für die Recherche verwendet worden (BFH, Urteil v. 24.08.2012, Az.: III B 21/12). 

(FMA; LOE)