Mahnung - was Sie wissen und beachten müssen!

Mahnung vs. Zahlungserinnerung

Bei einer Mahnung handelt es sich um eine Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, eine geschuldete Leistung zu erbringen. Kurz gesagt ist die Mahnung also eine Zahlungsaufforderung.

Oft erhalten säumige Kunden zunächst ein Schreiben mit der Überschrift „Zahlungserinnerung“. Entgegen der weitläufigen Meinung handelt es sich dabei nicht um eine Vorstufe zur Mahnung. Vielmehr haben eine Zahlungserinnerung und eine Mahnung die gleiche Wirkung. Durch die mild formulierte Überschrift soll lediglich ein Wohlwollen gegenüber dem nichtzahlenden Kunden ausgedrückt werden.

Wann erhält man eine Mahnung?

Voraussetzung für eine Mahnung ist immer, dass der Schuldner tatsächlich im Verzug ist. Deshalb kann eine Mahnung erst erteilt werden, wenn die Zahlung fällig ist. Das Fälligkeitsdatum der Zahlung wird meist beim Vertragsschluss vereinbart und ist im Vertrag enthalten. Wird nichts Konkretes vereinbart, darf der Gläubiger nicht einfach nachträglich ein Fälligkeitsdatum in die Rechnung schreiben.

Um eine Zahlung verlangen zu können, muss die Forderung fällig sein. Wurde eine Zeit für die Zahlung nicht vereinbart, ist in der Regel eine Forderung sofort nach Erbringung der vertraglichen Leistung fällig. Ein gesonderter Hinweis auf der Rechnung „sofort fällig“ ist nicht erforderlich. Allerdings gelten bei bestimmten Vertragsarten Ausnahmen: So ist beispielsweise im Werkvertragsrecht eine Forderung erst nach Abnahme fällig. Bei einem Arbeitsvertrag wird in der Regel eine monatliche Vergütung vereinbart, und daher ist die Vergütung nach Ablauf des jeweiligen Monats fällig. Wurde bei einem Darlehensvertrag eine Zeit nicht vereinbart, ist die Rückzahlung nach Kündigung des Darlehensvertrags fällig.

Wird bei Vertragsschluss nicht geregelt, wann die Zahlung fällig ist, tritt der Verzug gemäß § 286 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein. Bei Geschäften mit Verbrauchern ist darauf zu achten, dass die Rechnung einen Hinweis darauf enthält, dass der Verzug eintritt, wenn die Zahlung nicht innerhalb von 30 Tagen bezahlt wird. Einen automatischen Verzug ohne einen solchen Hinweis gibt es nur bei B2B-Geschäften.

Fristenrechner: Schuldner in Verzug setzen

Ist die Forderung fällig, kann der Schuldner durch eine Mahnung in Verzug gesetzt werden. Zwar muss eine Mahnung nicht schriftlich erfolgen, aber es ist aus Gründen der Beweissicherung empfehlenswert, dem Schuldner per Einwurfeinschreiben, Fax und/oder E-Mail eine angemessene Frist zur Zahlung zu setzen. Dabei sollte dem Schuldner ein konkretes Datum (z. B.: 01.03.2017) gesetzt werden, bis zu welchem Zeitpunkt die Zahlung zu erfolgen hat, und ein Konto benannt werden. Verstreicht diese gesetzte Frist, ohne dass der Schuldner Zahlung leistet, gerät der Schuldner in Verzug. Dabei ist ein Mahnschreiben ausreichend – eine zweite oder dritte Mahnung ist nicht erforderlich.

Wozu Verzug?

Wird der Schuldner in Verzug gesetzt, besteht für ihn die Gefahr, dass er Schadensersatz leisten und Zinsen zahlen muss. Der Gesetzgeber hat geregelt, dass sobald der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, in Verzug gerät, der Gläubiger von diesem eine Pauschale von 40 € verlangen kann. Schalten Sie also nach Eintritt des Verzugs noch einen Anwalt ein, muss der Schuldner die entstandenen Rechtsanwaltskosten als Verzögerungsschaden erstatten, allerdings muss auf diese Kosten die 40-€-Pauschale angerechnet werden. Ab Eintritt des Verzugs besteht für den Schuldner auch die Gefahr, sämtliche Kosten einer Klage zahlen zu müssen. 

Vorsicht: Wird der Anwalt vor Eintritt des Verzuges beauftragt und tätig, entstehen diese außergerichtlichen Anwaltskosten bereits vor Verzugseintritt und können nicht erstattet verlangt werden. Eine Besonderheit gilt noch für das Arbeitsrecht: Im Arbeitsrecht muss unabhängig des Verzugs bzw. der Berechtigung der Forderung oder des Ausgangs des Verfahrens jeder seine eigenen Anwaltskosten selbst bezahlen.

Handelt es sich um eine Forderung unter Kaufleuten aus einem beiderseitigen Handelsgeschäft, ist die Forderung bereits ab Fälligkeit zu verzinsen.

Wie viele Mahnungen sind nötig?

Viele denken, dass man erst zwei oder drei Mahnungen erhalten haben muss, bevor der Gläubiger ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten kann. Das ist ein Irrtum! Es ist nur eine Mahnung notwendig, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Eine zweite oder dritte Mahnung ist zwar möglich, verpflichtet ist der Gläubiger hierzu aber nicht! Säumige Schuldner sollten deshalb spätestens nach der ersten Mahnung ihre Rechnung begleichen, um gerichtliche Schritte zu vermeiden.

Wie sieht ein Mahnschreiben aus?

Für eine Mahnung ist keine besondere Form vorgegeben. Das heißt, sie ist grundsätzlich auch mündlich möglich. Aus Beweisgründen sollte sie jedoch immer schriftlich ausgestellt werden. In dem Schreiben muss der Schuldner eindeutig und bestimmt zur Begleichung der Leistung aufgefordert werden. Es ist nicht erforderlich, die Mahnung als „Mahnung“ zu bezeichnen, aber sinnvoll. Es ist zulässig, den Schuldner darauf hinzuweisen, dass ihm mit Verzug weitere Kosten entstehen können. Wird der Schuldner auf diese Folgen hingewiesen, besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass der Schuldner die Forderung vor Ablauf der Frist bezahlt. 

Folgende Punkte sollten deshalb unbedingt enthalten sein:

• Name und Anschrift des Gläubigers
• Name und Anschrift des Schuldners
• Forderungsgrund
• Forderungshöhe/Rechnungsbetrag
• Rechnungsnummer
• Höhe und Begründung der Verzugszinsen (falls vorhanden)
• Höhe der Mahngebühren (falls vorhanden)
• Bankverbindung
• konkretes Zahlungsziel

Muster Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung hat zwar die gleiche Wirkung wie eine Mahnung. Dennoch unterscheiden sich Schreiben, die mit „Zahlungserinnerung“ überschrieben sind, häufig von einer „Mahnung“. Sie sind in der Regel wohlwollender formuliert und unterstellen dem Schuldner eher ein Vergessen statt ein absichtliches Nichtzahlen der Rechnung. So könnte eine Zahlungserinnerung aussehen:

Zahlungserinnerung

Rechnung Nr. ... vom [DATUM]

Sehr geehrte(r) [NAME],

auf die o. g. Rechnung konnten wir noch keinen Zahlungseingang feststellen.

Falls unsere o. g. Rechnung Ihrer Aufmerksamkeit entgangen ist, haben wir Ihnen eine Kopie dieser Rechnung beigefügt. Wir bitten Sie, die Begleichung der Rechnung nachzuholen, und sehen dem Eingang Ihrer Zahlung entgegen.

Sollten Sie die Zahlung zwischenzeitlich bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Mahnung: Vorlage

Ein Schreiben, das mit „Mahnung“ überschrieben ist, schlägt meist bereits einen etwas strengeren Ton an und enthält konkretere Informationen zum Zahlungsziel, z. B. so:

Mahnung

Rechnung Nr. ... vom [DATUM]

Sehr geehrte(r) [NAME],

leider haben Sie auf unsere Zahlungserinnerung vom [DATUM] nicht reagiert. Wir bitten Sie daher, den überfälligen Betrag in Höhe von [BETRAG] bis zum [DATUM] auf unser unten angegebenes Konto zu überweisen. Sofern Sie den vorgenannten Termin nicht einhalten, werden wir Ihnen Verzugszinsen und Mahnkosten berechnen müssen.

Sollten Sie die Zahlung zwischenzeitlich bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Muster Letzte Mahnung

Obwohl eine Mahnung bereits ausreicht, senden viele Gläubiger auch eine zweite oder dritte Mahnung an den Schuldner, bevor sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Das letzte Schreiben vor dem Weg zum Gericht ist meist mit „Letzte Mahnung“ überschrieben:

Letzte Mahnung

Rechnung Nr. ... vom [DATUM]

Sehr geehrte(r) [NAME],

trotz unserer schriftlichen Zahlungserinnerung(en) vom [DATUM] (und vom [DATUM]) konnten wir bisher keinen Zahlungseingang feststellen.

Folgende Beträge sind zur Zahlung offen:

Rechnungsbetrag: ... Euro
Verzugszinsen (... %): ... Euro
Mahnkosten: ... Euro
Summe: ... Euro

Wir bitten Sie daher letztmalig, den fälligen Betrag bis zum [DATUM] auf unser Konto einzuzahlen.

Sollte auch dieser Termin ohne Geldeingang auf unserem Konto verstreichen, sehen wir uns gezwungen, ohne erneute Aufforderung gerichtliche Schritte einzuleiten. Beachten Sie bitte, dass dadurch für Sie erhöhte Kosten entstehen.

Hat sich diese Mahnung mit Ihrer Zahlung überschnitten, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Was passiert, wenn man die Mahnung ignoriert?

Reagiert der Schuldner nicht auf die Mahnung und bezahlt weiterhin die offene Forderung nicht, kann der Gläubiger gerichtliche Schritte einleiten. Dabei kann er sich zwischen einem Mahnverfahren vor dem Mahngericht und einem streitigen Verfahren vor dem zuständigen Amts- oder Landgericht entscheiden.

Wie hoch dürfen die Mahngebühren sein?

Es gibt keine festen gesetzlichen Regeln dafür, wie hoch die Mahngebühren pro Mahnung ausfallen. Grundsätzlich kann ein Gläubiger auch gänzlich auf Mahngebühren verzichten. Da der Schuldner bei der ersten Mahnung noch nicht im Verzug ist, enthält dieses Schreiben in der Regel noch keine Mahngebühren. Erst ab der 2. Mahnung werden regelmäßig Gebühren verlangt.

Die Mahngebühren darf der Gläubiger nicht beliebig hoch ansetzen. Sie sollten angemessen sein, um die durch die Mahnung entstandenen Mehrkosten des Gläubigers zu ersetzen, also Materialkosten, Druckkosten und Portokosten. Durchschnittlich liegen die Mahngebühren bei etwa 1 Euro bis 2,50 Euro pro Mahnung.

Mehrere Gerichte haben bereits entschieden, dass etwa eine Mahnkostenpauschale von 5 Euro zu hoch angesetzt ist, so z. B. das Oberlandesgericht München im Jahr 2001 (Az.: 29 U 634/11).

Wann ist eine Mahnung nicht nötig?

Das Gesetz regelt, dass der Schuldner einer Zahlungsforderung spätestens dann in Verzug kommt, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung die Zahlung leistet. Ist aber der Schuldner Verbraucher, so gilt diese 30-Tage-Klausel nur, wenn in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders auf diese Rechtsfolge hingewiesen wird. Auch ist eine Mahnung entbehrlich, wenn der Schuldner ernsthaft und endgültig die Zahlung verweigert. Für die Annahme einer solchen Weigerung werden aber hohe Anforderungen gestellt. Eine Mahnung ist auch dann nicht erforderlich, wenn der Schuldner sich bereits selbst gemahnt hat, also die Zahlung kurzfristig zugesagt hat, aber nicht bezahlt hat. In den letzten beiden Fällen sollte im Zweifel die Forderung gemahnt werden, um kein unnötiges Risiko einzugehen. Auch ist eine Mahnung entbehrlich, wenn die Zahlung nach dem Kalender bestimmt ist. Das ist bei Arbeitsverhältnissen in der Regel der Fall. Zahlt der Arbeitgeber den Lohn auch nur einen Tag zu spät, kann der Arbeitnehmer Zinsen und die 40-€-Pauschale verlangen.

Keine Unterbrechung der Verjährungsfrist 

Auch wenn der Schuldner wirksam gemahnt wurde, läuft die Verjährungsfrist weiter. Dabei darf die Mahnung nicht mit dem gerichtlichen Mahnverfahren verwechselt werden. Mit der Zustellung eines gerichtlichen Mahnbescheids an den Schuldner wird die Verjährung unterbrochen.