Steuerrechtliche Fallstricke beim Remote-Arbeiten: Homeoffice und Workation richtig gestalten

Die Digitalisierung hat das Arbeiten grundlegend verändert. Viele Arbeitnehmer und Selbstständige arbeiten mittlerweile ortsunabhängig – sei es aus dem Homeoffice oder gar von einem anderen Land aus, im Rahmen einer sogenannten Workation. Doch diese Flexibilität birgt steuerrechtliche Herausforderungen, die sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber kennen sollten. Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick über die steuerrechtlichen Aspekte von Homeoffice und Workation.

1. Homeoffice: Steuerliche Implikationen in Deutschland

a) Homeoffice-Pauschale für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten, können eine Homeoffice-Pauschale in Höhe von 6 Euro pro Tag geltend machen, maximal jedoch für 210 Tage im Jahr (Stand 2023). Die Pauschale ist auf 1.260 Euro begrenzt und wird in der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten berücksichtigt.

b) Abzug eines häuslichen Arbeitszimmers

Ein steuerlicher Abzug für ein häusliches Arbeitszimmer ist nur möglich, wenn es sich um einen separaten Raum handelt, der ausschließlich beruflich genutzt wird. Ist das Homeoffice der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit, können sämtliche Kosten für das Arbeitszimmer (Miete, Nebenkosten, Abschreibung) abgesetzt werden. Falls nicht, greift lediglich die Homeoffice-Pauschale.

c) Arbeitgeberleistungen für das Homeoffice

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern steuerfreie Zuschüsse für die Ausstattung des Homeoffice gewähren. Dies betrifft insbesondere:

• Bereitstellung von Arbeitsmitteln (Laptop, Monitor, Bürostuhl, etc.)

• Kostenerstattung für Internet- oder Telefonanschluss, sofern es betrieblich veranlasst ist

Diese Zuschüsse müssen nachweislich beruflich veranlasst sein, um nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu gelten.

d) Sozialversicherung und Steuerpflicht bei Homeoffice

Ein Homeoffice kann auch zu sozialversicherungsrechtlichen Problemen führen, insbesondere wenn der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz in einem anderen Land hat. Hier kann sich die Frage nach der Steuerpflicht und Sozialversicherungspflicht stellen, insbesondere wenn das Homeoffice überwiegend im Ausland genutzt wird.

2. Workation: Wenn Arbeiten und Reisen verschmelzen

Workation – eine Kombination aus „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub) – ermöglicht es Arbeitnehmern, temporär aus dem Ausland zu arbeiten. Doch gerade hier gibt es zahlreiche steuerliche Stolperfallen.

a) Steuerliche Ansässigkeit und Besteuerung

Wer sich länger als 183 Tage im Ausland aufhält, kann steuerlich als ansässig im jeweiligen Land gelten. Das bedeutet, dass dort Einkommenssteuer anfallen kann, selbst wenn das Gehalt weiterhin aus Deutschland gezahlt wird. Entscheidend ist das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Deutschland und dem betreffenden Land.

b) Betriebliche Betriebsstätte im Ausland

Arbeitet ein Unternehmer oder Geschäftsführer eines Unternehmens regelmäßig von einem anderen Land aus, könnte dies zur Begründung einer steuerlichen Betriebsstätte im Ausland führen. Das hätte zur Folge, dass ein Teil der Gewinne des Unternehmens im Ausland versteuert werden muss.

c) Sozialversicherungsrechtliche Risiken

In der EU regelt die Verordnung (EG) Nr. 883/2004, dass ein Arbeitnehmer grundsätzlich in dem Land sozialversicherungspflichtig ist, in dem er arbeitet. Wird Workation ohne Anmeldung im Ausland durchgeführt, kann dies zu Problemen führen, insbesondere wenn der Aufenthalt länger als einige Monate dauert.

d) Aufwandspauschalen und Spesen

Arbeitgeber können unter Umständen Kosten für eine Workation steuerfrei erstatten, sofern diese betrieblich veranlasst ist. Erfolgt die Workation hingegen auf Wunsch des Arbeitnehmers, gelten die meisten Kosten als privat veranlasst und sind nicht steuerlich absetzbar.

3. Praktische Handlungsempfehlungen

a) Für Arbeitnehmer

• Klären, ob der Arbeitgeber eine Homeoffice-Pauschale oder Zuschüsse gewährt.

• Klären, ob eine längere Workation zu steuerlichen Konsequenzen führt (z. B. durch DBA).

• Überprüfen, ob die Sozialversicherungspflicht durch die Workation betroffen ist.

b) Für Arbeitgeber

• Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen prüfen, insbesondere bei Workation im Ausland.

• Klare Regelungen für Homeoffice- und Workation-Nutzung in Arbeitsverträgen definieren.

• Zuschüsse für das Homeoffice strukturiert und dokumentiert gewähren.

Fazit

Während Homeoffice mittlerweile gut steuerlich geregelt ist, bringt eine Workation weitaus größere steuerliche Unsicherheiten mit sich. Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollten sich frühzeitig informieren, um steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Risiken zu vermeiden. Eine sorgfältige Planung und Absprache mit Steuerberatern kann helfen, unangenehme Überraschungen zu vermeiden.