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Tax Compliance: Dank Tax CMS aus der Schusslinie

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Der Begriff Tax Compliance steht dafür, dass ein Unternehmen Haftungsrisiken aus Verstößen gegen Steuervorschriften minimiert und die Gefahr von Steuernachzahlungen vermeidet. Man könnte auch sagen: Die Beachtung der Steuervorschriften wird sozusagen Teil der DNA eines Unternehmens.

Tax Compliance spielt auch aus meiner Sicht als Rechtsanwalt für Steuerstrafrecht und Fachanwalt für Steuerrecht eine große Rolle. Und zwar deshalb, weil ein im Unternehmen praktiziertes Tax Compliance Management sehr gute Argumente liefert, um Vorwürfe und Schadenersatzforderungen gegen die Geschäftsführung abzuwehren.

Tax CMS: Tax Compliance mit System

Ein „Tax Compliance Management System“ oder Tax CMS ist ein System, das aus Richtlinien und Verfahren besteht und in der Regel mit einer Software daherkommt. Es soll überall im Unternehmen Sensibilität für Steuerrechtsfragen schaffen, auf Handlungsbedarf hinweisen und sinnvolle Abläufe sicherstellen, die Steuerverstöße möglichst ausschließen.

Dabei geht es nicht nur um die rechtzeitige Zahlung von Steuern und Abgaben und um korrekte, vollständige Steuererklärungen. Tax Compliance erstreckt sich auch darauf, dass alle Dokumente und Aufzeichnungen wie vorgeschrieben aufbewahrt werden, dass die Fristen für Steuererklärungen oder auch Einsprüche im Blick bleiben und dass kein Steuerbescheid ungeprüft zu den Akten wandert.

Deshalb darf das Tax CMS nicht nur die Mitarbeiter aus der Buchhaltung erfassen. Es muss auch alle anderen Mitarbeiter einbeziehen, deren Entscheidungen steuerrechtliche Folgen haben können.

Zum Beispiel:

  • Die Personalabteilung denkt über Sachleistungen für Mitarbeiter nach, um die Motivation zu beflügeln. Aber dabei können Lohnsteuer und Umsatzsteuer anfallen. Das muss geklärt werden.
  • Angenommen, zu Produkten, die ins Ausland verkauft werden, gibt es digitale Schulungen und Support als Zusatzpaket. Solche Dienstleistungen können unter Umständen zur Umsatzsteuerpflicht im Inland führen. Diese Frage darf nicht unter den Tisch fallen.
  • Überhaupt sollte stets klar sein, dass ein bestimmter Sachverhalt für Diskussionen mit dem Finanzamt sorgen könnte. Wenn sich das erst Jahre später bei einer Steuerprüfung herausstellt, muss man sich womöglich gleich noch mit Ermittlungsverfahren wegen „leichtfertiger Steuerverkürzung“ befassen.

„Du kommst aus dem Gefängnis frei“

Na gut – ganz so durchschlagend wie diese Ereigniskarte beim Monopoly wirkt ein Tax CMS nicht. Aber es hat im Falle eines Falles eine sehr positive Wirkung, was eine mögliche strafrechtliche Verantwortung der Geschäftsleitung und damit deren Schadenersatzpflicht betrifft.

Ein Beispiel: Wenn ein Unternehmen eine bereits abgegebene Steuererklärung in Nachhinein berichtigen muss, können die Finanzbehörden das schnell als Form der Selbstanzeige werten – und mit einem Ermittlungsverfahren gegen die Verantwortlichen reagieren. Hat das Management jedoch nachweislich für ein System zur Einhaltung der Tax Compliance gesorgt, lässt sich der Vorwurf vorsätzlicher oder leichtfertiger Steuerverkürzung sehr viel schwieriger belegen.

Im Gegenteil: Kann man auf ein funktionsfähiges und adäquates Tax CMS verweisen, spricht dies dafür, dass die Korrektur eine Berichtigung darstellt und keine Selbstanzeige. Damit kommt es in vielen Fällen erst gar nicht zu strafrechtlichen Ermittlungen oder einem Ordnungswidrigkeitenverfahren.

Das hat auch das Bundesfinanzministerium bekräftigt: In einem Anwendungserlass zu § 153 AO vom 23. Mai 2016 haben die Ministerialbeamten sich nicht nur mit der Abgrenzung einer Berichtigung nach § 153 AO und einer strafbaren Selbstanzeige nach § 371 AO befasst. Sie haben auch explizit bestätigt, dass ein funktionierendes Tax CMS gegen das Vorliegen von Vorsatz oder Leichtfertigung spricht.

Bonuspunkt auch bei einer Betriebsprüfung

Falls das Finanzamt einen Betriebsprüfer schickt, kann ein Tax CMS ebenfalls dafür sorgen, dass die Sache glimpflicher abgeht.

Erfahrungsgemäß fällt die Prüfung in diesem Fall oft schlanker aus und dauert kürzer. Schon deshalb, weil die „steuerrelevanten Tatsachen“ leichter zugänglich und gut dokumentiert sind. Und weil es eben Eindruck macht, wenn man Steuerehrlichkeit nachweislich intern zum Thema gemacht hat.

Einrichtung eines Tax CMS

Man kann davon ausgehen, dass es in absehbarer Zeit einen einheitlichen Standard für ein Tax CMS geben wird, der amtlich von den Wirtschaftsprüfern anerkannt ist.

Im Moment ist es allerdings noch nicht so weit: Klare Vorgaben gibt es weder zur technischen Ausgestaltung noch zur organisatorischen Handhabung. Das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) hält ein System für angemessen, „wenn es geeignet ist, mit hinreichender Sicherheit sowohl Risiken für wesentliche Regelverstöße rechtzeitig zu erkennen als auch solche Regelverstöße zu verhindern“.

Sehr konkret ist das nicht. Ohnehin muss ein solches System an den individuellen Bedarf des jeweiligen Unternehmens angepasst sein. Sicher ist jedoch: Ein Tax CMS bringt nur dann Nutzen, wenn es wirklich gelebt wird und im Unternehmensalltag funktioniert. Deshalb ist es mit der Einrichtung alleine nicht getan. Das System muss laufend kontrolliert und bei Bedarf angepasst oder weiterentwickelt werden. Außerdem sind Schulungen für die Mitarbeiter unerlässlich.

Schwerpunkte, die ein Tax CMS abdecken sollte:

Umsatzsteuer:

Das Umsatzsteuerrecht hält besonders viele Sonderfälle, Zweifelsfragen und Fußfallen bereit. Außerdem bringt die Umsatzsteuer dem Staat vergleichsweise viel Geld und ist gleichzeitig besonders anfällig für Tricksereien – deshalb haben Prüfer wie Steuerfahndung das Thema genau im Auge. Bei einer Umsatzsteuersonderprüfung werden nicht nur Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuererklärungen nachgeprüft. Daneben müssen sämtliche Rechnungen sämtliche Pflichtangaben enthalten, Abschlagszahlungen und Sonderfälle müssen korrekt gebucht sein, die Leistungen plausibel sein und mit den Rechnungsbeträgen genau übereinstimmen und bei grenzüberschreitenden Geschäften sollte die Unternehmereigenschaft des Geschäftspartners geprüft worden sein. Ein gutes Tax CMS sorgt dafür, dass diese Anforderungen erfüllt sind.

Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten (Aufbewahrungspflichten):

Auf die Einhaltung der steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten gemäß §§ 140 ff. AO sollte das Tax CMS ebenfalls ausgerichtet sein. Da die Bücher in der Regel in elektronischer Form geführt werden, muss ihre Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 146 AO) durch eine Verfahrensdokumentation gewährleistet sein, die wiederum auf den GoBD basiert. Sonst kommt das Finanzamt womöglich auf die Idee, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen.

Steuererklärungen:

Umsatzsteuererklärungen, Lohnsteuererklärungen, Körperschaftssteuererklärungen, Gewerbesteuererklärungen sowie die entsprechenden Anmeldungen müssen fristgerecht eingereicht werden. Sonst drohen Verspätungszuschläge und Säumniszuschläge. Ein Tax CMS hilft, die Termine einzuhalten, die Vorbereitungen dafür zu steuern und inhaltliche Fehler zu vermeiden. Außerdem geben Compliance-Richtlinien eine angemessene Dokumentation vor. Das kann bei der nächsten Außenprüfung viel Geld und Nerven sparen.

Kassenführung:

Finden sich Unregelmäßigkeiten bei der Kassenführung, vermuten die Finanzbeamten sehr schnell, dass die unrichtigen oder unvollständigen Aufzeichnungen Steuerhinterziehung verschleiern sollten. Dann wird die Finanzverwaltung die gesamte Buchführung infrage stellen. Außerdem droht ein Ermittlungsverfahren. Ein Tax CMS macht auf Probleme aufmerksam, bevor es so weit kommt.

Verdeckte Gewinnausschüttung:

Für eine GmbH ist der Vorwurf verdeckter Gewinnausschüttungen der Klassiker unter den Steuer-Konflikten. Auch dieses Risiko kann ein Tax CMS minimieren, in dem es die Vorgaben zur Einhaltung der steuerlichen Pflichten abbildet und so dem Risiko einer verdeckten Gewinnausschüttung den Boden entzieht.

Übrigens …

… gilt das Gesagte grundsätzlich auch für die Compliance generell: Wer ein Unternehmen leitet und beweisen kann, dass er sich um die Compliance gekümmert hat, steht im Fall einer Pflichtverletzung wesentlich besser da und muss Schadenersatzforderungen viel weniger fürchten. Dem Zusammenhang von Compliance und Haftung allgemein habe ich vor einiger Zeit einen eigenen Beitrag gewidmet.

Ob mit oder ohne eingerichtetes Tax CMS

Wenn es Probleme mit dem Finanzamt gibt, kann ich Ihnen gern weiterhelfen. Ich bin seit vielen Jahren Fachanwalt für Steuerrecht mit Tätigkeitsschwerpunkt im Steuerstrafrecht und weiß mittlerweile sehr gut, wie sich Konflikte mit der Finanzverwaltung am besten beilegen lassen.

Wenn Sie eine Frage haben, bei der ich weiterhelfen kann, können Sie mich gern anrufen.


Rechtstipp vom 06.06.2018
aus der Themenwelt Buchführung und den Rechtsgebieten Steuerrecht, Strafrecht

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