Update Urlaub 2019: Anspruch, Befristung, Hinweispflicht des Arbeitgebers, Verfall

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer über seinen Erholungsurlaub und die Verwirklichung des Urlaubsanspruchs vor dessen Verfall belehren. 

Der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers ist grundsätzlich befristet, § 7 Abs. 3 BUrlG. So muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. 

Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. 

Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden. Bislang galt: Der Urlaub verfällt am 31.03. des Folgejahres. 

Das Bundesarbeitsgericht entschied hierzu im Februar dieses Jahres, dass der Urlaubsanspruch nur befristet ist, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer – erforderlichenfalls förmlich – auffordert, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilt, dass der Urlaub nach Ablauf des Kalenderjahres oder des Übertragungszeitraums verfällt, wenn er ihn nicht beantragt. 

So muss der Arbeitgeber konkret und in völliger Transparenz dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn – erforderlichenfalls förmlich – auffordert, dies zu tun. 

Jedoch existieren keine gesetzlichen Vorgaben, wie der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über den bestehenden Urlaubsanspruch und die Gefahr des Verfalls zu belehren hat. Der Arbeitnehmer muss jedenfalls in die Lage versetzt werden, in Kenntnis aller relevanten Umstände frei darüber zu entscheiden, ob er seinen Urlaub in Anspruch nimmt. 

Auch darf der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht in anderer Weise daran hindern, den Urlaub in Anspruch zu nehmen. 

Regelungen im Arbeitsvertrag, einem Infoblatt oder Betriebsvereinbarung genügen zur Erfüllung der Belehrung nicht. Der Arbeitnehmer muss konkret in der Lage sein, zu erkennen, wie viel Urlaub ihm zusteht, wann der Urlaub spätestens beantragt werden muss und dass er beantragt werden muss. 

Weiter muss der Arbeitnehmer über die Konsequenzen belehrt werden, die eintreten, wenn der Urlaub nicht entsprechend der Aufforderung des Arbeitgebers eingefordert wird. 

Für die konkrete Bestimmung der Urlaubstage muss dem Arbeitnehmer in Textform mitgeteilt werden wie viele Urlaubstage ihm im Kalenderjahr zustehen, wie viel Urlaubstage aus dem Vorjahr übertragen wurden, 

Für diese Belehrung wird Textform empfohlen, um im Falle eines Streits über Urlaubsansprüche entsprechende Nachweise vorlegen zu können. Eine Aktualisierung dieser Mitteilung im Laufe des Kalenderjahres beispielsweise nach genommenem Urlaub ist nicht erforderlich.

Praxishinweis

Für den Arbeitgeber ergeben sich hier Mitwirkungsobliegenheiten. Missachtet der Arbeitgeber die Vornahme der Belehrung, drohen beispielsweise im Falle des Ausscheidens eines Arbeitnehmers immense Urlaubsabgeltungsansprüche nicht genommenen Urlaubs. 

Für die Praxis kann Arbeitgebern nur geraten werden, die Mitarbeiter zu Beginn eines Kalenderjahres über die vom BAG herausgearbeiteten maßgeblichen Umstände für die Urlaubsnahme und den möglichen Verfall zu belehren. 

Zu beachten ist, dass entsprechende Hinweise auch während des Kalenderjahres neu eintretende Mitarbeiter erhalten müssen. Weiter sollte der Hinweis des Arbeitgebers vorsorglich auch auf etwaig übertragene Urlaubsansprüche des Vorjahres bezogen werden.