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Urlaub gewähren – Dos and Don'ts, die Arbeitgeber kennen sollten

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Legt der Arbeitgeber den Urlaub zeitlich fest, muss er dabei die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers berücksichtigen. Dem Urlaubswunsch können entgegenstehen dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer.

Grundsätzliches

Urlaubsjahr ist das Kalenderjahr. Das bedeutet, der Arbeitnehmer muss im Grundsatz seinen gesamten Urlaub bis zum Jahresende nehmen. Tut er das nicht, verfällt der Urlaub! Tarif- oder arbeitsvertraglich können hier längere Verfallfristen gelten. Auch eine betriebliche Übung kann dazu führen, dass Urlaubsansprüche später oder gar nicht verfallen. Zum Übertragen des Urlaubs auf das Folgejahr, siehe unten. Der Betriebsrat hat mitzubestimmen, wenn der Arbeitgeber Urlaubsgrundsätze oder einen Urlaubsplan aufstellt oder bei Meinungsverschiedenheiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Wann stehen dringende betriebliche Belange dem Urlaubswunsch entgegen?

Arbeitgeber können den Urlaub nicht schon dann ablehnen, wenn es zu Störungen im Betriebsablauf kommt. Diese muss der Arbeitgeber hinnehmen bzw. entsprechend disponieren. Ein dringender betrieblicher Grund kann aber darin liegen, wenn aufgrund eines unerwartet hohen Krankenstandes der Betrieb unterbesetzt ist. Des Weiteren kommen in Betracht: arbeitsintensive Zeit, zum Beispiel Schlussverkäufe oder die Jahresendrallye im Einzelhandel.

Wie wird der Urlaub erteilt?

Der Urlaub wird gewährt, in dem der Arbeitnehmer den Urlaubswunsch gegenüber dem Arbeitgeber äußert (beantragt). So denn keine der oben genannten Gründe entgegenstehen, hat der Arbeitgeber dem Urlaubswunsch des Arbeitnehmers zu entsprechen. 

Die Gewährung des Urlaubs erfolgt durch Erklärung des Arbeitgebers, dass er Urlaub gewährt. Schweigt der Arbeitgeber zu einem Urlaubswunsch, so gilt dies nicht automatisch als Erteilung. Der Arbeitnehmer wird nochmals nachhaken müssen. 

Darf sich ein Arbeitnehmer selbst beurlauben?

Dem Arbeitnehmer steht nicht das Recht zu, sich selbst zu beurlauben. Der Arbeitnehmer muss sich gerichtlicher Hilfe bedienen, wenn er sein Urlaubsgesuch gegen den Willen des Arbeitgebers durchzusetzen versucht. Die Selbstbeurlaubung des Arbeitnehmers ist grundsätzlich geeignet, eine fristlose Kündigung zu begründen.

Zusammenhängende Gewährung

Wenig bekannt ist die gesetzliche Vorgabe, dass Urlaub grundsätzlich zusammenhängend zu gewähren ist. Es sei denn, dass dringende betriebliche Gründe oder in der Person des Arbeitnehmers eine Teilung erforderlich machen. Mindestens muss aber ein zusammenhängender Teil von zwölf Werktagen gewährt werden (wenn der Arbeitnehmer Anspruch auf mehr als zwölf Werktage Urlaub hat). Darüber hinaus können Arbeitgeber und Arbeitnehmer etwas anderes regeln.

Die betriebliche Praxis ist eine andere. Urlaub wird für einzelne Tage oder auch nur für halbe Tage beantragt und gewährt. Arbeitgeber laufen so Gefahr, dass der Urlaub nicht ordnungsgemäß erteilt wird, sondern nochmals verlangt werden kann. Das Bundesarbeitsgericht hat im Jahr 2018 geurteilt, dass ein Bruchteil von Urlaubstagen grundsätzlich nicht möglich ist.

Empfehlung: Arbeitgeber sollten im Jahr mindestens für zwölf Werktage am Stück Urlaub gewähren. Sollte darüber hinaus dieser Grundsatz der zusammenhängenden Gewährung nicht beachtet werden, ist konkludent von einer Regelung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber auszugehen.

Übertragung von Urlaubsansprüchen

Eine Übertragung des Urlaubs kommt ausnahmsweise dann in Betracht, wenn dringende betriebliche Gründe (siehe oben) oder Gründe in der Person des Arbeitnehmers (zum Beispiel Krankheit), die Urlaubnahme bis zum Ablauf des Urlaubsjahres unmöglich machen. Auch der Teilurlaubsanspruch ist auf Verlangen des Arbeitnehmers auf das nächste Kalenderjahr zu übertragen. 

Im Fall der Übertragung aus betrieblichen Gründen ist der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres zu nehmen. Ist der Arbeitnehmer erkrankt gewesen, verfällt der Urlaub nach Ablauf von 15 Monaten, also am 31. März des Folgejahres. Wie schon oben erwähnt, können Tarifverträge hier abweichendes regeln.

Ein Beispiel: Ein Arbeitnehmer erkrankt von Mitte Dezember 2018 bis Ende Dezember 2019. Den Resturlaub aus 2018 von sieben Tagen konnte der Arbeitnehmer wegen der Krankheit nicht mehr nehmen. Der Urlaub wird dann automatisch übertragen und verfällt spätestens am 31. März 2020. 

Hinweispflicht des Arbeitgebers auf den Verfall

Ein noch recht neues Urteil des europäischen Gerichtshofes erlegt dem Arbeitgeber die Pflicht auf, den Arbeitnehmer auf den Verfall von Urlaubsansprüchen hinzuweisen und ihm Gelegenheit zu geben, den Urlaub zu nehmen. 

Es besteht hingegen keine Verpflichtung, den Arbeitnehmer „zwangsweise“ in den Urlaub zu schicken. Der Urlaubsanspruch verfällt dann, wenn der Arbeitnehmer den Urlaub trotz Hinweises und der Möglichkeit, den Urlaub zu nehmen, tatsächlich nicht nimmt. 

Keine Auszahlung des Urlaubs im laufenden Arbeitsverhältnis

Dringend abzuraten ist Arbeitgebern, Urlaub im laufenden Arbeitsverhältnis auszuzahlen, anstatt in Natur zu gewähren. Hierdurch wird der Urlaubsanspruch nicht erfüllt. Der Arbeitnehmer könnte den Urlaub trotzdem noch verlangen, der Arbeitgeber hingegen wird den ausgezahlten Urlaub regelmäßig nicht zurückfordern können.

Sie haben noch Fragen? Rufen Sie Herrn Rechtsanwalt Peer Kalmbach gerne für eine unverbindliche kostenlose Ersteinschätzung an.


Rechtstipp aus dem Rechtsgebiet Arbeitsrecht

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