Vollmacht erteilen: Definition, Arten, Muster

Ob im Geschäftsleben oder privat: Vollmachten werden erteilt, damit eine andere Person rechtlich in der Lage ist, für jemand anders zu handeln. Dabei existieren viele verschiedene Arten von Vollmachten. Welche gibt es und welche Unterschiede muss man jeweils dabei bedenken? Wie lange gilt eine Vollmacht? Diesen und weiteren Fragen gehen die Rechtsanwältin Katharina Busch und Rechtsanwältin Susanne Melchior nach.

Was ist eine Vollmacht?

Eine Vollmachtserteilung ist in vielen verschiedenen Lebenssituationen denkbar. 

Bei höchstpersönlichen Rechtsgeschäften ist die Möglichkeit der Stellvertretung ausgeschlossen, wie bei der Eheschließung, der Errichtung von Testamenten sowie bei Klausuren und Prüfungssituationen.

Im privaten Bereich ist die Erteilung von Vorsorge- und Bankvollmachten besonders weit verbreitet. In der Geschäftswelt werden oft General- oder Untervollmachten sowie spezielle handelsrechtliche Prokuren erteilt.  

Von der Vollmachtserteilung abzugrenzen ist die gesetzliche Vertretungsmacht, welche kraft gesetzlicher Bestimmungen entsteht – wie beispielsweise die Vertretungsmacht von Eltern für ihre minderjährigen Kinder.  

Sowohl geschäftlich als auch im privaten Bereich ist eine Sache bei der Bevollmächtigung unerlässlich: Vertrauen – da der Bevollmächtigte im Namen des Vollmachtgebers unwiderrufbare Entscheidungen treffen kann.  

Handelt ein Dritter, ohne wirksam bevollmächtigt zu sein, macht er sich in der Regel schadensersatzpflichtig. Bemerkt man so ein Verhalten, sollte man unverzüglich reagieren, da sonst trotz fehlender Vollmacht ein wirksamer Vertrag zustande kommen kann.

Welche Arten von Vollmachten gibt es?

Bei allen Arten von Vollmachten ist zwischen einem Außen- und einem Innenverhältnis zu unterscheiden. Das Innenverhältnis betrifft die Beziehung zwischen dem Vollmachtgeber und dem Vollmachtnehmer (interne Absprachen, Anweisungen). Davon unabhängig ist das Außenverhältnis, das Auftreten des Vollmachtnehmers Dritten gegenüber. Sofern der Vollmachtnehmer interne Befugnisse im Außenverhältnis überschreitet, macht er sich schadenersatzpflichtig, da Verträge – trotz der Kompetenzüberschreitung – wirksam geschlossen werden. 

• Generalvollmacht – Spezialvollmacht  

Während die Generalvollmacht zur Vornahme von allen Rechtsgeschäften ermächtigt, berechtigt eine Spezialvollmacht nur zur Vornahme eines bestimmten Geschäftes bzw. zu einer bestimmten Art von Geschäften, wie bei einer Bank- bzw. Kontovollmacht. 

Eine Vorlage für Ihre Generalvollmacht finden Sie hier: 

Ausfüll-PDF Generalvollmacht 

• Ersatzvollmacht – Untervollmacht  

Bei einer Ersatzvollmacht ermächtigt der Vollmachtgeber einen Ersatzvollmachtnehmer, um im Falle der Verhinderung des primären Vollmachtnehmers einspringen zu können. Ist der Vollmachtnehmer befugt Untervollmachten zu erteilen, kann er selbst bestimmen, wer ihm bei der Erfüllung seiner Aufgaben helfen darf. 

• Vollmacht für mehrere  

Im Gegensatz zu einer Einzelvollmacht, bei der nur eine Person bevollmächtigt wird, werden bei Doppelvollmachen zwei Personen gleichzeitig eingesetzt. Dürfen sie nur zusammen handeln, bietet dies Schutz vor einem Vollmachtsmissbrauch. Alternativ können auch mehrere Einzelvollmachten getrennt voneinander erteilt werden. 

• Transmortale – postmortale Vollmacht 

Soll eine Vollmacht auch über den Tod hinaus gelten, liegt eine transmortale Vollmacht vor. Davon abzugrenzen sind postmortale Vollmachten, welche erstmalig nach dem Tod gelten. Beide Formen bieten sich an, sofern sich der Vollmachtnehmer um den Nachlass kümmern soll oder ein Unternehmen weitergeführt werden muss. 

• Vorsorgevollmacht 

Durch eine Vorsorgevollmacht wird sichergestellt, dass sich eine Vertrauensperson um die persönlichen und vermögensrechtlichen Angelegenheiten kümmern kann und kein Betreuer von einem Betreuungsgericht bestellt werden muss, sollte man durch Alter, Krankheit oder Unfall (vorübergehend) selbst verhindert sein. 

• Prokura nach HGB  

Die handelsrechtliche Spezialvollmacht der Prokura ermächtigt zu allen Arten von Rechtsgeschäften, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Man erkennt einen Prokuristen an der Unterschrift mit ppa. („per procura“). 

• Handlungsvollmacht & Abschlussvollmacht 

Die Handlungsvollmacht ermächtigt zum Abschluss von allen Geschäften, die der Betrieb eines konkreten Handelsgewerbes mit sich bringt (branchenübliche Geschäfte). Ein Unterfall ist die Abschlussvollmacht, die regelmäßig Handelsvertretern im Außendienst erteilt wird.

Eine Vorlage für Ihre Handlungsvollmacht finden Sie hier: 

Ausfüll-PDF Handlungsvollmacht

Vollmacht schreiben: Form und Inhalte

Die meisten Vollmachten bedürfen keiner bestimmten Form. Sie können somit theoretisch sogar mündlich oder durch schlüssiges Verhalten erteilt werden. So schnell wie eine mündliche Vollmacht jedoch erteilt ist, verfliegt auch ihre Wirkung. Als Nachweis bietet es sich daher stets an die Vollmacht schriftlich bzw. wenigstens in Textform festzuhalten.  

Für bestimmten Vollmachten ist ein Gang zum Notar notwendig, so etwa, wenn der Vollmachtnehmer einen Immobilienkaufvertrag abschließen, ein Verbraucherdarlehen aufnehmen oder eine GmbH gründen soll. Bestehen Bedenken an der Geschäftsfähigkeit des Vollmachtgebers ist es ratsam Vorsorgevollmachten ebenfalls notariell beurkunden zu lassen. 

Wenn Sie eine Vollmacht schreiben wollen, ist ein Blick in die Formvorschriften des Gesetzes unumgänglich, um auf der sicheren Seite zu sein. 

In der Geschäftswelt ist es zudem üblich, dem Geschäftspartner die Bevollmächtigung in einem Geschäftsbrief anzuzeigen. 

Inhaltlich sollte eine Vollmacht neben der Nennung von Vollmachtgeber und Vollmachtnehmer (vollständiger Name, Anschrift, Geburtsdatum) unbedingt Angaben zum Umfang und zur Gültigkeit der Vollmacht enthalten. Schriftliche Vollmachten sollten zudem mit Orts- und Datumsangabe unterschrieben werden. 

Je nach Sinn und Zweck der Vollmacht muss der Inhalt angepasst werden.

Gibt es Vorlagen/Muster für Vollmachten?

Wer eine Vollmacht benötigt, behilft sich oft mit einer Suche nach Mustern im Internet. Von Vollmachten zur Vorlage bei Behörden, Vorsorgevollmachten, Einzelvollmachten zur Durchführung bestimmter Rechtsgeschäfte, Generalvollmachten und Kontovollmachten findet man für fast jede Art von Vollmacht Musterformulierungen.

Eine Vorlage für eine Vollmacht finden Sie hier: 

Ausfüll-PDF Vollmacht

Muster für Einzelvollmachten zur Durchführung einzelner Rechtsgeschäfte, wie beispielsweise der Abwicklung eines Kaufvertrages oder die Vertretung vor einer bestimmten Behörde, haben üblicherweise einen begrenzten Regelungsinhalt sowie eine begrenzte Reichweite und Dauer. Durch die eindeutige Beschreibung des durchzuführenden Rechtsgeschäfts ohne die Verwendung abstrakter Formulierungen sind diese für den Laien verständlich und bergen bei ihrer Nutzung meist geringe rechtliche Risiken. 

Auch bereitgestellte Muster für Vorsorgevollmachten von kassenärztlichen Vereinigungen, Krankenkassen oder des Bundesjustizministeriums können vom Laien im Regelfall bedenkenlos genutzt werden. Diese Vollmachten enthalten oft die notwendigen Regelungen, um im Falle der Geschäftsunfähigkeit des Vollmachtgebers hinreichend handlungsfähig zu sein. 

Eine Rechtsberatung beim Anwalt sollte jedoch immer dann in Anspruch genommen werden, wenn die Tragweite der Vollmacht und einzelne Regelungspunkte Fragen aufwerfen. Vorsorge- und Generalvollmachten haben es gemein, dass diese dem Bevollmächtigten weitreichende Entscheidungsbefugnisse übertragen. Auch die Nutzung von Bankvollmachten bringt für den Vollmachtgeber nicht unerhebliche finanzielle Risiken mit sich. Die in diesen Mustern oft verwendeten abstrakten Formulierungen können vom Laien rechtlich häufig nicht sicher eingeordnet werden, sodass unerwünschte Folgen nicht überblickt werden können. Das Weglassen einzelner Passagen oder vom Laien individuell vorgenommener Anpassungen dieser Muster wirken sich nicht selten nachteilig auf weitere Inhalte der Vollmacht aus. Zum Schutz vor erheblichen Vermögensschäden und anderen eigenen Interessen empfiehlt es sich daher Rechtsrat einzuholen.

Wie lange gilt eine Vollmacht?

Möchte man eine Aussage über die Gültigkeit einer Vollmacht treffen, ist zunächst zu klären, ob im Text der Vollmacht Aussagen zu deren Dauer enthalten sind. Einfach zu beantworten ist diese Frage dann, wenn in der Vollmacht ein konkretes Datum für deren zeitliche Befristung benannt ist. Die Vollmacht erlischt in einem solchen Fall automatisch mit Ablauf der genannten Frist. Auch die Regelung einer konkreten Bedingung, von der die Wirksamkeit der Vollmacht abhängig gemacht wird, kann enthalten sein. Mit Eintritt der Bedingung verliert die Vollmacht ebenfalls ihre Wirksamkeit. 

Handelt es sich um eine Vollmacht für eine einzelne Handlung, verliert die Vollmacht ihre Gültigkeit, wenn der vom Vollmachtgeber gewünschte Erfolg eingetreten, also die bezweckte Aufgabe erfüllt ist. 

Findet sich in der Vollmacht keine Regelung dahingehend, dass diese über den Tod des Vollmachtgebers hinaus ihre Gültigkeit behalten soll, erlischt die Vollmacht spätestens mit dem Tod des Vollmachtgebers. Der Tod des Bevollmächtigten führt im Regelfall ebenfalls zum Erlöschen der erteilten Vollmacht. Etwas anderes kann gelten, wenn der Vollmachtgeber ausdrücklich bestimmt hat, dass die Vollmacht im Todesfall des Bevollmächtigten auch für dessen Erben ihre Gültigkeit behalten soll. 

Auch ein vom Vollmachtgeber erklärter Widerruf der Vollmacht bewirkt deren Erlöschen. 

Zum Schutz vor Missbrauch sollte insbesondere bei Vollmachten, aus denen keine eindeutige zeitliche Befristung hervorgeht, darauf geachtet werden, dass nach Erlöschen der Vollmacht die Vollmachtsurkunde vom Bevollmächtigten herausverlangt wird. Es besteht nach dem Gesetz ein Herausgabeanspruch. Denn im Außenverhältnis gegenüber dem Dritten ist der Bevollmächtige mit der Vollmacht so lange handlungsfähig, bis die Vollmachtsurkunde dem Vollmachtgeber zurückgegeben oder für kraftlos erklärt wurde.

Vollmacht widerrufen: Ist das möglich?

Wie vorstehend bereits angedeutet, verliert eine Vollmacht ihre Wirksamkeit auch durch Widerruf des Vollmachtgebers. Die Erklärung des Widerrufs der Vollmacht muss in der gleichen Weise erfolgen wie deren Erteilung. Eine dem Bevollmächtigten erteilte Vollmacht muss also auch diesem gegenüber widerrufen werden. Wird die Bevollmächtigung gegenüber einem Dritten angezeigt, muss die Widerrufserklärung demzufolge gegenüber dem Dritten erfolgen. Eine durch öffentliche Bekanntmachung erteilte Vollmacht muss in der gleichen Weise widerrufen werden. 

Der Widerruf kann jederzeit erklärt werden. Wichtig hierbei ist, dass die Widerrufserklärung dem Bevollmächtigten oder Dritten zugeht, da diese eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung – vergleichbar einer Kündigung - ist. Nach Zugang der Widerrufserklärung ist der Bevollmächtige zur Handlung nicht mehr berechtigt. Die Vollmacht ist dann nicht mehr wirksam.  

Um den Widerruf im Streitfall nachweisen zu können, empfiehlt es sich, die Widerrufserklärung schriftlich zu verfassen. Der Zugangsnachweis kann beispielsweise durch eine Zustellung per Boten an den Bevollmächtigten erbracht werden. Vorsicht ist allerdings auch nach erklärtem Vollmachtswiderruf geboten, solange sich das Original der Vollmachtsurkunde noch im Besitz des Bevollmächtigten befindet. Hat der Dritte als Geschäftspartner vom Widerruf der Vollmacht keine Kenntnis, darf er sich auf die scheinbar wirksame Vollmacht weiterhin berufen. Die Vertretungsmacht des Bevollmächtigten bleibt so lange bestehen, bis die Urkunde an den Vollmachtgeber ausgehändigt wurde. Dies hat zur Folge, dass sich der Vollmachtgeber das Handeln des Bevollmächtigten im Außenverhältnis weiterhin zurechnen lassen muss. Der Vollmachtgeber kann dann allenfalls Schadensersatzansprüche gegenüber dem Bevollmächtigten geltend machen. 

Haben die Beteiligten eine Vereinbarung zur Unwiderruflichkeit der Vollmacht getroffen, kann ein Widerruf der Vollmacht nur unter gewissen Umständen erfolgen. Solche Umstände können beispielsweise die Überschreitung des Umfangs der Vollmacht oder die Zerrüttung des Vertrauensverhältnisses sein.

Häufige Fragen und Antworten zu Vollmachten