Was müssen Arbeitgeber bei der Befristung von Arbeitsverträgen beachten?

Ein einziger Windstoß genügt, und die filigranen Schirmchen einer Pusteblume schweben davon, mal kontrolliert, mal chaotisch.
Genauso verfliegt die rechtliche Sicherheit eines befristeten Arbeitsvertrags, wenn Arbeitgeber nur einen kleinen Formfehler begehen. Damit Ihre Personalplanung nicht vom Winde verweht wird, aber die gewünschte Flexibilität behält, zeige ich Ihnen neun Punkte, die Sie 2025 zwingend beachten müssen.

Punkt 1: Schriftform vor Arbeitsbeginn

Die Befristungsabrede muss spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich vorliegen (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Mündliche oder nur per E‑Mail vereinbarte Befristungen sind unwirksam; der Vertrag gilt dann als unbefristet.

Punkt 2: Ist eine Befristung immer möglich?

Nein. Befristungen sind der Ausnahmefall. Ohne anerkannten Sachgrund (z. B. Elternzeit‑Vertretung, Projektarbeit, vorübergehender Mehrbedarf) ist eine Befristung nur unter den engen Voraussetzungen des § 14 Abs. 2 TzBfG zulässig (siehe Punkt 3).

Punkt 3: Grenzen der sachgrundlosen Befristung:

* maximal 2 Jahre Gesamtdauer

* höchstens drei Verlängerungen in dieser Zeit

* Vorbeschäftigungs­verbot: Nur bei echter Neueinstellung. Bestand früher schon irgendein Arbeitsverhältnis mit demselben Arbeitgeber, ist eine sachgrundlose Befristung grundsätzlich ausgeschlossen.

Punkt 4: Verlängerung nur unter drei Bedingungen zulässig

Eine sachgrundlose Befristung lässt sich verlängern, wenn

1. die Verlängerungsvereinbarung vor Ablauf des laufenden Vertrags unterschrieben wird,
2. der 2‑Jahres‑Rahmen nicht überschritten wird, und
3. keine sonstigen Vertragsbedingungen geändert werden (z. B. Gehalt, Arbeitszeit). Jede Änderung führt rechtlich zu einem neuen Vertrag, der erneut am § 14 TzBfG gemessen wird.

Punkt 5: Achtung! Missbrauchskontrolle bei Kettenbefristungen (mit Sachgrund)

Sachgrundbefristungen, im Gegensatz zu sachgrundlosen Befristungen, sind zwar theoretisch unbegrenzt verlängerbar; das BAG prüft jedoch Dauer, Anzahl der Verträge und Kontinuität der Aufgaben. Bei mehr als ca. fünf Jahren oder sechs Verträgen besteht hohes Risiko einer „Kettenbefristung“. Das Ergebnis kann ein unbefristetes Arbeits­verhältnis sein (u. a. BAG, Urt. 18. 07. 2012 – 7 AZR 443/09 „Kücük“).

Punkt 6: BVerfG‑ & BAG‑Rechtsprechung zum Vorbeschäftigungsverbot

Seit dem Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 6. Juni 2018 (1 BvL 7/14) gilt wieder der strenge Gesetzeswortlaut. Eine Ausnahme kommt nur in Betracht, wenn die Vorbeschäftigung „sehr lange zurückliegt, ganz anders geartet war oder von sehr kurzer Dauer“. Das BAG hielt acht Jahre für „nicht sehr lange zurück“, 22 Jahre dagegen für eine zulässige Ausnahme. Die Praxis: Bei jeder Vorbeschäftigung sorgfältig Risiko prüfen.

Punkt 7: Erweiterte Spielräume nutzen – aber nur in Sonderfällen!

 Start‑ups: In den ersten vier Jahren nach Gründung Befristung bis zu 4 Jahren möglich (§ 14 Abs. 2a TzBfG).

 52‑plus‑Regel: Arbeitnehmer ≥ 52 J. dürfen bis zu 5 Jahre sachgrundlos befristet werden, sofern sie zuvor mindestens 4 Monate beschäftigungslos waren (§ 14 Abs. 3 TzBfG).

Punkt 8: Tarifvertrag kann abweichen

Tarifvertragsparteien dürfen Anzahl der Verlängerungen und Höchstdauer anders regeln (§ 14 Abs. 2 S. 3 TzBfG). Im Geltungsbereich eines solchen Tarifvertrags können auch nicht‑tarifgebundene Arbeitgeber diese Regelungen vereinbaren – immer den Tarifvertrag prüfen!

Punkt 9: Informationspflicht & Klagefrist

Arbeitgeber müssen befristet Beschäftigte über freiwerdende unbefristete Stellen informieren (§ 18 TzBfG).

Ist die Befristung unwirksam, kann der Arbeitnehmer binnen drei Wochen nach dem kalendermäßigen Ende Entfristungsklage erheben (§ 17 TzBfG). Versäumt der Arbeitgeber Form‑ oder Fristvorgaben, droht rückwirkend ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.

Praxis‑Checkliste für HR & Geschäftsleitung

✔ Befristungsgrund, Frist und eventuelle Vorbeschäftigung schriftlich dokumentieren.

✔ Vor jeder Verlängerung: „2 Jahre / 3 Verlängerungen / keine Änderungen“ abhaken.

✔ Bei Gründungen & 52‑plus‑Fällen Sonderregel sorgfältig prüfen (Fristen & Nachweise).

✔ Ab vier Jahren Kettenbefristung oder mehrfacher Sachgrund‑Verlängerung Risikoanalyse durchführen.

✔ Tarifverträge und betriebliche Vereinbarungen auf abweichende Befristungsregeln checken.

✔ Befristete Mitarbeitende rechtzeitig über Dauerstellen informieren – das motiviert und minimiert Klage­risiken.

Fazit

Befristete Verträge verschaffen Flexibilität, sind aber rechtlich heikel: Ein einziger Formfehler oder die Missachtung des Vorbeschäftigungsverbots macht die Befristung wertlos. Wer die obigen Regeln beachtet, sauber dokumentiert und rechtzeitig prüft, hält seine Personalplanung 2025 rechtssicher.

Fragen zur Gestaltung oder Verlängerung befristeter Arbeitsverträge? Ich unterstütze Sie gern! Nutzen Sie hierzu meine kostenlose Erstberatung – auch online möglich.