WhatsApp im Unternehmen nutzen – kriege ich jetzt Ärger?

Gefühlt benutzt inzwischen (fast) jeder WhatsApp, um mit seiner Familie und Freunden Nachrichten, Fotos und Videos auszutauschen. Aber auch im Unternehmensbereich gibt es ein starkes Bedürfnis nach einer schnellen und billigen Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern.

Wer hierzu auch WhatsApp einsetzen möchte, muss sich allerdings dessen erhebliche Risiken und Nebenwirkungen bewusst sein.

1. Geschäftsmodell datenschutzrechtlich problematisch

Datenschützer sind sich schon länger einig, dass der Einsatz von WhatsApp in Unternehmen datenschutzrechtlich hoch problematisch ist. Und dabei macht es keinen Unterschied, ob man die normale Version oder das seit Anfang 2018 verfügbare WhatsApp Business nutzt.

Hier hat die „Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen“ hervorgetan und schon mehrfach mit deutlichen Worten darauf hingewiesen, dass der Einsatz von WhatsApp durch Unternehmen zur betrieblichen Kommunikation gegen die DSGVO verstößt. 

Das bekannteste, aber nicht mal einzige Problem ist dabei der Abgleich der Kontaktdaten. Schließlich erhält WhatsApp Zugriff auf das Adressbuch der User, sodass auch Namen und Telefonnummern von Personen an WhatsApp übermittelt werden, die die App gar nicht nutzen. Hierfür wäre eigentlich eine Einwilligung des „Nicht-Users“ nötig, die aber praktisch nie vorkommt. 

Ebenfalls kritisch wird die Datenübermittlung in die USA und der Umgang von WhatsApp mit den Daten gesehen. Schließlich lässt sich WhatsApp in seiner Datenschutzrichtlinie eine umfassende Verwendung, zum Beispiel für „Messungen, Analysen und sonstige Unternehmensdienste“ (was auch immer das heißen mag) einräumen. Auch eine Weitergabe von Nutzerdaten an andere Mitglieder des Facebook-Konzern wird als bedenklich betrachtet.

2. Problem auch für die „Verantwortlichen“

Nun könnte man als Unternehmer meinen: „Was soll mich das scheren, ob WhatsApp gegen geltendes Recht verstößt?“. Das ist allerdings ein gewaltiger Trugschluss. Das Problem ist hier die DSGVO, die von jedem „Verantwortlichen“ bei Androhung erheblicher Bußgelder die Einhaltung des Datenschutzes fordert. Und verantwortlicher ist gerade das Unternehmen, das WhatsApp zur geschäftlichen Kommunikation nutzt.

Die einfachste Lösung dieses Dilemmas wäre natürlich, schlicht auf die Nutzung von WhatsApp zu verzichten und auf andere weniger problematische Anbieter umzusteigen, die es tatsächlich gibt. 

Die Umsetzung dürfte aber praktisch daran scheitern, dass WhatsApp einfach der Platzhirsch ist und die Erreichbarkeit von Geschäftspartnern und Kunden mit anderen Anbietern erheblich leiden würde.

Zudem gibt es zwar auch technische Ansätze, die Anwendung von WhatsApp „datenschutztauglicher“ zu machen. So könnte man WhatsApp in einem sog. „Exchange-Container“ packen, sodass der Abgleich mit dem Adressbuch unterbunden wird. Oder man verbietet WhatsApp den Zugriff auf die Kontaktdaten durch entsprechende Einstellungen im Betriebssystem. 

Diese Alternativen haben jedoch den Nachteil, relativ aufwendig zu sein und die Funktionalität von WhatsApp ziemlich stark einzuschränken.

3. Einwilligung des Adressaten notwendig?

Entscheidet man sich trotz dieser Bedenken, WhatsApp im Unternehmen einzusetzen, gibt es noch einiges anderes zu beachten. 

Man muss auch immer genau hinsehen, ob eine Einwilligung des Adressaten für die Verwendung von WhatsApp im Unternehmen oder gegenüber Außenstehenden erforderlich ist – und auch vorliegt. 

Melden sich etwa Kunden per WhatsApp mit Anliegen zu einem laufenden Geschäft, ist die damit einhergehende Datenverarbeitung regelmäßig unbedenklich. Auch bei allgemeinen Kontaktanfragen über WhatsApp, die vom Kunden ausgehen, wird meist von einer zulässigen Datenverarbeitung auszugehen sein.

Problematisch wird es allerdings, wenn die Ansprache über WhatsApp vom Unternehmer ausgeht, etwa wenn Kunden und Interessenten Angebot unterbreitet und Werbung gemacht wird. 

Dann gilt im Prinzip das Gleiche wie bei unverlangten Werbe-E-Mails, die schon nach geltendem Wettbewerbsrecht grundsätzlich unzulässig sind. Hier empfiehlt sich eine ausdrückliche Einwilligung des Kunden, damit dieser auch über WhatsApp werblich angesprochen werden darf.

4. Was sonst noch?

Es sollte auch darauf geachtet werden, dass der Kanal des Unternehmens ein gut erreichbares Impressum enthält. Bei WhatsApp Business können diese Angaben am besten ins Unternehmensprofil aufgenommen werden.

Zudem sollte man nicht vergessen, die Verwendung von WhatsApp in dem unter der DSGVO obligatorischen Verarbeitungsverzeichnis zu dokumentieren und seine Datenschutzerklärung entsprechend anzupassen. Letztere sollte zudem für den Nutzer, etwa über einen Link auf die Datenschutzerklärung im Unternehmensprofil, gut erreichbar sein.

Über die Kanzlei Mutschke

Die Mutschke Rechtsanwaltsgesellschaft mbH ist eine Kanzlei für Unternehmensrecht und berät ihre Mandanten sowohl in der Gründungsphase als auch im laufenden Geschäft, insbesondere in datenschutzrechtlichen Fragen. 

Die Kanzlei ist deutschlandweit sowie international tätig und unterhält Büros in Düsseldorf und Bielefeld.