Wichtige Fristen bei Betriebskosten

Wenn der Mieter Vorauszahlungen auf die Nebenkosten leistet, ist der Vermieter zur Abrechnung über die Nebenkosten verpflichtet.

Zunächst ist vom Vermieter die Abrechnungsfrist nach § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB zu beachten. Diese beträgt 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes.

In § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB ist festgelegt, dass über die Betriebskosten jährlich abzurechnen ist. Der Abrechnungszeitraum beträgt also ein Jahr. Dieser Jahreszeitraum darf nicht überschritten werden. Meist wird als Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr bestimmt. Dies ist allerdings nicht zwingend.

Wenn der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr war, muss dem Mieter die Abrechnung bis spätestens zum 31.12. des Folgejahres zugegangen sein.

Hiervon gibt es nur wenige Ausnahmen.

Es genügt zur Wahrung der Abrechnungsfrist eine formell ordnungsgemäße Abrechnung. Es müssen die Gesamtkosten des Objekts angegeben sein, der auf den Mieter entfallende Anteil muss ausgewiesen sein, die Verteilerschlüssel, nach welchen die Kosten umgelegt wurden, müssen ersichtlich und klar sein und die geleisteten Vorauszahlungen müssen berücksichtigt sein. Durch formelle Fehler kann die ganze Abrechnung unwirksam werden. Materielle Fehler in der Abrechnung wie beispielsweise Rechenfehler sind im Hinblick auf die Fristwahrung unerheblich.

Wenn die Abrechnungsfrist verstrichen ist, muss der Mieter generell keine Nachzahlung mehr auf die Betriebskosten mehr leisten.

Ein Guthaben kann der Mieter jedoch trotzdem noch zurück fordern.

Dem Mieter steht eine Widerspruchsfrist nach § 556 Absatz 3 Satz 5 BGB von 12 Monaten zu. Er kann also generell ein Jahr lang Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung geltend machen.

Auch diesbezüglich gibt es nur wenige Ausnahmen.

Die Einwendungen müssen konkret sein. Es ist nicht ausreichend, wenn z.B. ein hoher Verbrauch einfach nur bestritten wird.

Der Mieter hat ein Recht darauf, Belege einzusehen. Eine Übersendung von Belegkopien kann er jedoch etwa nur fordern, wenn dies beispielsweise aufgrund einer größeren räumlichen Entfernung notwendig erscheint. Der Vermieter kann dann einen angemessen Kostenvorschuss anfordern.

Wenn die Überprüfung der Abrechnung längere Zeit in Anspruch nimmt, kann es sinnvoll sein, wenn der Mieter eine Nachzahlung auf die Nebenkosten erst einmal unter Vorbehalt leistet.

Zu beachten ist dann auch noch die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter, auch wenn dem Mieter eine ordnungsgemäße Abrechnung rechtzeitig zugegangen ist, einen aus der Abrechnung resultierenden Nachzahlungsbetrag nicht mehr durchsetzen.

Es bleibt festzuhalten, dass die Nichtbeachtung der maßgeblichen Fristen für beide Seiten, also sowohl für den Vermieter als auch für den Mieter, fatale Auswirkungen haben kann.