Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Existenzgründer müssen sich beim Finanzamt anmelden und den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Worauf es beim Ausfüllen ankommt und welche Fallstricke es gibt.

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Gelistet bei: Deutsches Institut für Service-Qualität Öko Test

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Die wichtigsten Fragen und Antworten

Wer muss den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen?

Jeder, der ein Unternehmen gründet, freiberuflich arbeitet oder ein Gewerbe betreibt, muss seine Tätigkeit beim Finanzamt anmelden. Die Behörde kommt nicht auf den Existenzgründer zu, sondern er muss selbst aktiv werden und sich beim Finanzamt registrieren lassen. Das geschieht über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Dieser dient auch als Grundlage für die Festsetzung der künftigen Steuervorauszahlungen bei der Einkommenssteuer.

Vielen ist das Ausfüllen des acht Seiten umfassenden Formulars eine Last. Ein Grund dafür ist oft Unsicherheit, was genau einzutragen und anzukreuzen ist. Dabei geht das Ausfüllen eigentlich schnell, zumindest wenn Sie sich als Existenzgründer schon vorher ein paar Gedanken gemacht haben, etwa, mit wie viel Umsatz Sie rechnen. Das Formular lässt sich einfach online ausfüllen, ausdrucken und abschicken. Welches Finanzamt für Sie zuständig ist, können Sie im Internet recherchieren. Unter dem Schlagwort „Finanzamt“ und der Postleitzahl des Firmensitzes erscheint die zuständige Behörde. Wer einen Steuerberater hat, kann ihn um Hilfe beim Ausfüllen bitten.

Welche Stolperfallen gibt es beim Ausfüllen des Fragebogens?

Die Punkte drei und sieben des Fragebogens machen Existenzgründern oft die größten Probleme. Hier sind voraussichtliche Einkünfte anzugeben sowie die geschätzten Umsätze. Viele können noch nicht voraussagen, wie viel sie einnehmen werden. Die Angaben zu den voraussichtlichen Einkünften sind aber wichtig, da sie die Grundlage für die künftigen Steuervorauszahlungen bilden. Existenzgründer können schätzen und sogar null Euro eintragen. Dabei sollten Sie als Selbstständiger wissen: geben Sie zu viel an, müssen Sie auch hohe Vorauszahlungen leisten, geben Sie zu wenig an, müssen Sie unter Umständen viele Steuern nachzahlen. Eine eher vorsichtige, konservative Schätzung ist ratsam. Läuft das erste Geschäftsjahr besser als gedacht, sollten Sie Rücklagen bilden für Steuernachzahlungen und dem Finanzamt das Plus melden, damit es die Vorauszahlungen anpassen kann. Bevor unter Punkt sieben die geschätzten Umsätze eingetragen werden, sollten Existenzgründer entschieden haben, ob sie von der Regelung für Kleinunternehmer Gebrauch machen wollen. Mehr Informationen dazu finden Sie auf unserer Themenseite Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug.

Was zählt zu den Einkünften?

Ein Selbstständiger muss zwischen Einkünften und Umsatz unterscheiden. Letzteres ist der Gesamtwert der verkauften Ware oder der erbrachten Dienstleistung für einen Kunden. Zählen Sie als Selbstständiger oder Freiberufler am Jahresende die Summe aller gestellten Rechnungen zusammen, so erhalten Sie Ihre Umsätze. Die Einkünfte hingegen sind die Umsätze, abzüglich der Ausgaben. Unter dem Strich bleibt der unternehmerische Gewinn übrig. Um diesen zu ermitteln, machen Gründer typischerweise eine Einnahmenüberschussrechnung. Trifft das auch auf Sie zu, können Sie diese Art der Gewinnermittlung gleich unter Punkt vier ankreuzen. Zu den Ausgaben zählen alle Aufwendungen, die in Zusammenhang mit der selbstständigen Tätigkeit stehen. Das können Kosten für Büromaterial oder Porto sein, aber auch Fahrkosten, Ausgaben für die Büroeinrichtung und -geräte, auch Bewirtungskosten zählen dazu. Größere Anschaffungen wie einen Computer oder ein Auto, die der Selbstständige für seine Tätigkeit benötigt, werden nicht auf einmal als Ausgaben verbucht, sondern über mehrere Jahre stufenweise abgeschrieben.

Wussten Sie schon?

Existenzgründer sollten den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung so schnell wie möglich beim Finanzamt einreichen. Denn sobald Sie beim Finanzamt registriert sind, erhalten Sie eine Steuernummer, die Voraussetzung dafür ist, die erste Rechnung stellen zu können. Die Nummer muss auf der Rechnung vermerkt werden. Das ist aber nicht der einzige Grund, warum Gründer rasch agieren sollten.

Es gilt auch eine weitere Frist: Innerhalb von vier Wochen nach Beginn der Selbstständigkeit muss sich der Existenzgründer beim Finanzamt anmelden. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wird auf Seite eins nach der Bankverbindung gefragt. Es ist keine Pflicht, diese anzugeben, aber ratsam. Damit erteilt der Selbstständige dem Finanzamt die Erlaubnis, künftige Steuerzahlungen per Lastschriftverfahren vom Konto einzuziehen. Natürlich kann jeder Selbstständige alle anfallenden Zahlungen auch selbst überweisen. Dann ist aber darauf zu achten, keine Zahlungsfrist zu versäumen. Das Finanzamt erhebt sofort hohe Säumniszuschläge. Komfortabler ist es, das Finanzamt zieht die Zahlungen selbst ein, dann sind Sie auf der sicheren Seite. Außerdem lässt sich die Zustimmung zum Lastschriftverfahren jederzeit widerrufen.

Checkliste: Tipps zum richtigen Ausfüllen

Angaben zur Tätigkeit

Unter Punkt zwei des Fragebogens werden Sie nach der Anschrift Ihres Unternehmens gefragt. Arbeiten Sie von zuhause aus, tragen Sie hier die Privatadresse ein. Es wird auch die Frage nach dem Beginn der Tätigkeit gestellt. Haben Sie ein Gewerbe angemeldet, tragen Sie das Datum ein, das Sie auch bei Ihrer Gewerbeanmeldung angegeben haben. Auch unter dem Punkt 2.5 tragen Sie dieses Datum ein, bei der Frage nach der Gründungsform unter der Rubrik „Neugründung“. Die Frage nach der Handelsregistereingabe ist nur für eingetragene Kaufmänner relevant.

Voraussichtliche Einkünfte

Auf Seite fünf des Fragebogens schätzen Sie Ihre Einkünfte. Sie bilden die Grundlage für die Festsetzung der Einkommenssteuer. Gefragt ist nach dem Jahr der Betriebseröffnung und dem Folgejahr. Aufgepasst: Nach der ersten Steuererklärung, erhebt das Finanzamt Nachzahlungen, wenn Sie zu wenig Einkünfte angegeben haben. Gleichzeitig hebt das Finanzamt die geforderten Vorauszahlungen für das kommende Jahr an sowie die Vorauszahlungen für das noch laufende Jahr. So müssen Sie möglicherweise auf einen Schlag Nachzahlungen für das abgelaufene und das noch laufende Steuerjahr leisten sowie erste Vorauszahlungen für das kommende Jahr begleichen. Das kann schnell zu einem finanziellen Engpass führen.

Umsatzsteuer

Unter Punkt sieben müssen Sie Angaben zur Umsatzsteuer machen. Die Summe muss natürlich mit der Angabe zu den voraussichtlichen Einkünften korrespondieren. Ob Sie in Ihren Rechnungen die Mehrwertsteuer ausweisen hängt davon ab, ob Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen oder nicht. Der Vorteil der Regelung ist, dass Sie keine monatliche Steuervoranmeldung machen müssen. Sie weisen dann auch nicht die Mehrwertsteuer in Ihren Rechnungen aus. Umgekehrt können Sie diese bei Ihren Ausgaben auch nicht beim Finanzamt geltend machen. Das kann nachteilig sein, wenn Sie zum Beispiel hohe Anfangsinvestitionen getätigt haben und eigentlich die Mehrwertsteuer zurückerhalten würden.

Soll-/Istversteuerung

Haben Sie sich gegen die Kleinunternehmerreglung entscheiden, müssen Sie Punkt 7.8. beantworten. Hier geht es darum, wie Sie die Umsatzsteuer berechnen wollen. Bei der Soll-Variante müssen Sie die ausgewiesene Umsatzsteuer direkt an das Finanzamt abführen, wenn Sie die Rechnung schreiben. Sie müssen sozusagen in Vorleistung gehen. Wenn der Kunde lange nicht bezahlt, ist das zu Ihrem Nachteil. Bei der Ist-Versteuerung führen Sie die Umsatzsteuer erst ab, wenn Sie das Geld auch vom Kunden erhalten haben. Für die meisten Existenzgründer ist die Ist-Versteuerung die bessere Lösung.

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