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Häusliches Arbeitszimmer

Arbeiten von zu Hause aus – das ist für viele Selbstständige und Freiberufler Realität. Aber auch für Angestellte ist ein Homeoffice attraktiv. Die wichtigsten rechtlichen Aspekte zum häuslichen Arbeitszimmer sollte man aber kennen, um keine bösen Überraschungen zu erleben.

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Testsieger mit Qualitätsurteil „gut"
03/2017

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Die wichtigsten Fragen und Antworten

Wer muss dem häuslichen Arbeitszimmer zustimmen?

Wer einem häuslichen Arbeitszimmer zustimmen muss, hängt – wie so oft – vom Einzelfall ab. So dürfen Arbeitnehmer z. B. nur dann ganz oder teilweise von zu Hause aus arbeiten, wenn der Arbeitgeber dem Homeoffice zustimmt. Selbstständige können dagegen eine behördliche Genehmigung benötigen. Ob diese nötig ist, hängt vom Bebauungsplan des Gebiets ab, in dem die Immobilie liegt. In reinen Wohngebieten ist eine gewerbliche Nutzung meist nur in Ausnahmefällen zulässig. Lebt man in einer Mietwohnung, kann zudem die Zustimmung des Vermieters erforderlich sein. Das Nutzungsrecht des Mieters an einer gemieteten Immobilie ist nämlich nicht grenzenlos, sondern auf die Nutzung zu Wohnzwecken beschränkt. Richtet man sich ein häusliches Arbeitszimmer ein, wird dieser Raum gerade nicht mehr zu Wohnzwecken, sondern vielmehr zu gewerblichen Zwecken genutzt.

Ob man überhaupt bei Behörden und/oder Vermietern um die Genehmigung bitten sollte, hängt von der Publikumswirkung der Arbeit ab. Je mehr das häusliche Arbeitszimmer nach außen hin sichtbar wird, z. B. weil die Adresse zugleich als Geschäftsadresse dient oder regelmäßig Kunden kommen, desto eher sollte man sich um eine Genehmigung bemühen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. So stört es z. B. niemanden, wenn ein Anwalt einen Teil seiner Akten zu Hause bearbeitet und dort Schriftsätze erstellt. Richtet er sich hingegen die ganze Kanzlei dort ein, sieht das aber anders aus. Für das mietrechtliche Zustimmungserfordernis hat diesen Punkt sogar der Bundesgerichtshof (BGH) geklärt. In einem Grundsatzurteil hat er 2009 festgestellt, dass eine hundertprozentige Trennung von Wohn- und Arbeitsbereich nicht mehr zeitgemäß ist. Deshalb benötigen Mieter nur eine Genehmigung des Vermieters, wenn ihre Arbeit zu Hause nach außen hin in Erscheinung tritt.

Welche Voraussetzungen muss ein häusliches Arbeitszimmer erfüllen?

Wie ein häusliches Arbeitszimmer auszusehen hat, kommt ganz auf die individuellen Voraussetzungen an. Bei Angestellten, die zu Hause arbeiten, hat die Firma bezüglich des Arbeitszimmers ein Mitspracherecht. Schließlich müssen Vorgaben des Arbeits- und Datenschutzes eingehalten werden. Soll das Arbeitszimmer steuerlich abgesetzt werden, müssen zudem die Vorgaben des Finanzamtes erfüllt sein. Das gilt auch für Selbstständige und Freiberufler. Das Arbeitszimmer muss z. B. ein abgetrennter Raum sein – eine Arbeitsecke im Wohnzimmer gilt steuerrechtlich nicht als Arbeitszimmer. Zudem sollten keine privaten Gegenstände wie Sportgeräte, Musikinstrumente, Kleiderschränke, Betten oder das private Telefon im Arbeitszimmer stehen. Pflanzen, Bilder und Vorhänge sind für die steuerliche Absetzbarkeit hingegen kein Problem.

Was muss man für die Arbeit in den eigenen vier Wänden regeln?

Selbstständige müssen für ihre Arbeit in den eigenen vier Wänden nur wenig regeln. Benötigen sie die Zustimmung des Vermieters, sollten sie sich diese aber schriftlich geben lassen. Anders sieht es hingegen bei Arbeitnehmern aus. Sie benötigen nicht nur die Zustimmung des Arbeitgebers, sondern sollten auch darauf achten, mit ihm eine sog. Homeoffice-Vereinbarung abzuschließen. Dies ist umso wichtiger, wenn es keine Betriebsvereinbarung und keinen Tarifvertrag gibt, in denen die Besonderheiten der Homeoffice-Arbeit geregelt werden. Der Arbeitsvertrag allein und das schlichte „Ja“ zum Homeoffice genügen nämlich nicht, um die auftretenden Besonderheiten z. B. zur Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung, zur Haftung, zur Arbeitssicherheit und den anfallenden Kosten zu regeln.

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Checkliste zum häuslichen Arbeitszimmer

Damit es bei der Arbeit im häuslichen Arbeitszimmer mit Vermieter, Arbeitgeber, Bauaufsicht und Finanzamt keine unerfreulichen Überraschungen gibt, sollten Sie einige Vorbereitungen treffen, bevor Sie loslegen.

Genehmigungspflicht prüfen und Erlaubnis einholen

Als Erstes sollten Sie prüfen, ob Sie für Ihr häusliches Arbeitszimmer eine Genehmigung benötigen. Wann und von wem Sie eine Zustimmung benötigen, haben wir bei den häufigsten Fragen und Antworten ausführlich erläutert. Als Faustformel gilt: Je mehr Sie allein in Ihrem Büro machen, desto weniger benötigen Sie eine Zustimmung, oder umgekehrt: Je mehr Ihr häusliches Arbeitszimmer nach außen in Erscheinung tritt, desto eher brauchen Sie eine Genehmigung.

Voraussetzung prüfen

Sowohl steuerrechtlich als auch arbeitsrechtlich können unterschiedlichste Anforderungen an Ihr häusliches Büro gestellt werden. Prüfen Sie, ob Ihr angedachter Raum diese Voraussetzungen erfüllt und was ggf. noch zu machen ist, damit diese Voraussetzungen erfüllt werden. So fordern z. B. Steuerrecht und Datenschutzrecht häufig einen eigenständigen, abschließbaren Raum.

Büro einrichten

Wenn Sie angestellt sind, so muss das Büro einer Reihe von arbeitsrechtlichen Bestimmungen genügen. Hierzu gehören u. a. die Arbeitstättenverordnung (ArbStättV), in deren Anhang sich seit Ende 2016 auch die Bildschirmarbeitsplatzverordnung (BildscharbV) befindet, das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bzw. das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Vereinbaren Sie mit Ihrem Arbeitgeber am besten in einer Homeoffice-Vereinbarung, wer die Kosten für Möbel, IT, Beleuchtung, Telefon- und Internetkosten übernimmt. Für die steuerliche Absetzbarkeit des Arbeitszimmers sollten private Gegenstände größtenteils entfernt werden – abgesehen von üblichen Dekorationen.

Klingelschild anbringen

Ob Sie das häusliche Arbeitszimmer auch nach außen hin als Geschäftsadresse sichtbar machen wollen und dürfen, hängt stark von der Vereinbarung mit dem Vermieter oder der Erlaubnis örtlicher Behörden ab. Falls Sie Räume unerlaubt gewerblich nutzen, kann das eine Ordnungswidrigkeit sein und ein Bußgeld nach sich ziehen.

Wussten Sie schon?

Juristisch gesehen ist das häusliche Arbeitszimmer ein steuerrechtlicher Fachbegriff, der bei der Berechnung der Einkommenssteuer eine Rolle spielt. Eine Definition findet sich aber nicht im Einkommenssteuergesetz (EStG), sondern im BMF-Schreiben vom 6.10.2017. Danach ist ein häusliches Arbeitszimmer ein Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist, aber hauptsächlich der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder organisatorischer Arbeiten dient und – zumindest fast – ausschließlich zu betrieblichen und/oder beruflichen Zwecken genutzt wird. 

In der Alltagssprache verwendet man das häusliche Arbeitszimmer hingegen nicht nur in steuerrechtlicher Hinsicht, sondern generell als Synonym für Homeoffice, Heimarbeit oder das private Büro. Dabei wird der Begriff auch häufig als Abgrenzung zur bloßen Arbeitsecke verwendet. Denn nicht jeder, der zu Hause arbeitet, tut das auch in einem eigenen Arbeitszimmer oder Büro. Oft genügt in der Realität ein einfacher Laptop, moderne Softwareausstattung und das Sofa oder der Esstisch – auch wenn das für Arbeitgeber hinsichtlich der Bestimmungen der Arbeitssicherheit und des Datenschutzes gefährlich und teuer werden kann. 

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