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Offene Rechnungen

Offene Rechnungen sind Schreckgespenst und doch zugleich Alltag vieler Unternehmer. Ob Geschäftskunde oder Privatperson – die Zahlungsmoral ist bei beiden nicht die beste. Hier finden Sie nützliche Tipps zum Umgang mit Außenständen und alle rechtlichen Informationen zur Forderungsdurchsetzung von A wie Anwaltsinkasso bis Z wie Zahlungsverzug.

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03/2017

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Die wichtigsten Fragen und Antworten

Wie erstelle ich eine Mahnung richtig?

Die (erste) Mahnung kann ab dem Zeitpunkt versendet werden, ab dem die Zahlungsfrist abgelaufen ist, ohne dass eine Zahlung eingegangen ist. Dabei ist es wichtig, die Mahnung (ob erste, zweite oder dritte) eindeutig als solche zu kennzeichnen. Außerdem muss Bezug auf die ursprüngliche Rechnung genommen und eine neue Frist gesetzt werden, bis zu der die Zahlung eingehen soll. Weitere Formalien, die enthalten sein müssen, sind Name und Anschrift des Empfängers sowie des Absenders, die Nennung des offenen Betrags und eventuell bereits geleisteter Teilzahlungen, die Rechnungsnummer und das Datum. Die Mahnung sollte immer schriftlich vorliegen, es ist aber nicht unbedingt notwendig, sie per Post zuzustellen – in Textform per E-Mail ist auch möglich.

Wie läuft das gerichtliche Mahnverfahren ab?

Das Mahnverfahren beginnt damit, dass Sie einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids stellen. Dies können Sie mittlerweile online erledigen oder Sie füllen einen Vordruck aus und senden diesen an das zuständige Mahngericht. Zuständig ist immer ein spezielles Amtsgericht pro Bundesland. Geht der Antrag bei einem anderen Gericht ein, kann er zwar an das richtige Gericht weitergeleitet werden. Es besteht aber das Risiko durch den Umweg wichtige Fristen zu verpassen. In dem Antrag müssen die beteiligten Parteien, das angerufene Gericht sowie der Zahlungsanspruch genau benannt werden. Sofern das Gericht keinen Grund zur Zurückweisung des Antrags findet (z. B. bei Ansprüchen in Fremdwährungen oder gegen Personen, die nicht der deutschen Gerichtsbarkeit unterliegen), erlässt es den Mahnbescheid und stellt diesen dem Gläubiger zu. Er hat dann zwei Wochen Zeit, die Forderung zu begleichen oder Widerspruch gegen den Mahnbescheid einzulegen. Über den Zeitpunkt der Zustellung des Mahnbescheids wird der Antragsteller, also der Gläubiger, vom Gericht informiert.

Was tun, wenn der Mahnbescheid keinen Erfolg zeigt?

Zahlt der Schuldner auch nach Erhalt des gerichtlichen Mahnbescheids nicht und legt auch keinen Widerspruch ein, können Sie innerhalb von 6 Monaten nach der Zustellung des Mahnbescheids einen Vollstreckungsbescheid beim Gericht beantragen. Der Antrag muss Informationen darüber enthalten, ob zwischenzeitlich bereits Zahlungen geleistet wurden und, wenn ja, in welcher Höhe. Das Gericht stellt dann den Vollstreckungsbescheid aus, der einen vollstreckbaren Titel darstellt. Mit diesem kann der Gläubiger dann die Zwangsvollstreckung durchführen.

Hat der Schuldner hingegen Widerspruch gegen den Mahnbescheid eingelegt, folgt das Klageverfahren. Im Gegensatz zum Mahnverfahren wird hier geprüft, ob Ihr Anspruch überhaupt gerechtfertigt ist.

Schlechte Zahlungsmoral – diese Möglichkeiten haben Sie

Bevor Sie weitere Schritte gegen Ihren Schuldner einleiten, sollten Sie ihm stets eine Zahlungserinnerung und mindestens eine Mahnung schicken. Das ist nicht nur kundenfreundlich, sondern sorgt rechtlich auch dafür, dass Ihr zahlungsunwilliger Kunde in Verzug gerät und damit alle weiteren Kosten übernehmen muss, die Ihnen zur Eintreibung der Rechnung anfallen. Wenn Zahlungserinnerungen und Mahnungen ohne Wirkung bleiben, haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten, weiterzumachen:

Rechtsanwalt einschalten

Ein Anwalt kann beauftragt werden, der Ihre rechtliche Position prüft und Sie zum weiteren Vorgehen berät. Er kümmert sich dann darum, dass Ihre Rechnung möglichst zeitnah bezahlt wird. Anwälte versenden hierzu anwaltliche Mahnschreiben. Bleibt dieses ohne Wirkung, leitet der Anwalt ein Mahnverfahren ein oder erhebt Klage für Sie. Es gibt auch Anwälte, die sich auf die Begleichung offener Rechnungen spezialisiert haben und ein sog. Anwaltsinkasso anbieten.

Inkassobüro beauftragen

Sie können auch ein Inkassobüro einschalten. Rechtlich gibt es dafür zwei Varianten. Sie können die Rechnung dem Inkassounternehmen verkaufen. Dann wird das Inkassobüro Inhaberin der Forderung. Als Kaufpreis bekommen Sie allerdings nicht den vollständigen Wert der Rechnung, sondern das Inkassobüro macht Abzüge. Wie hoch diese sind, hängt davon ab, wie viel Arbeit das Inkassobüro mit der Rechnung hat und wie hoch das Ausfallrisiko ist. Alternativ können Sie dem Inkassobüro auch nur den Auftrag erteilen, sich um die Eintreibung Ihrer Rechnung zu kümmern. Wichtig ist hierbei aber, dass das Inkassobüro nur bestimmte Aufgaben übernehmen darf. Daher kann es bei dieser Variante passieren, dass Sie später zusätzlich einen Anwalt einschalten und die Kosten des Inkassobüros tragen müssen. Inkassobüro und Anwalt verstößt nämlich gegen Ihre Pflicht, den Verzugsschaden so gering wie möglich zu halten.

Gerichtliches Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein spezielles Verfahren, um schnell und kostengünstig an einen Zahlungstitel zu gelangen, der notfalls mithilfe der Zwangsvollstreckung durchgesetzt werden kann. Wie dieses Verfahren abläuft, haben wir schon bei den „wichtigsten Fragen und Antworten“ geklärt. Es lohnt sich allerdings nur, wenn Ihr Schuldner der Forderung nicht widersprochen hat. Hat er dies doch, wird er wahrscheinlich auch gegen den gerichtlichen Mahnbescheid Widerspruch einlegen.

Direkt Klage erheben

Zahlt der Schuldner nicht, kann auch immer direkt eine Zahlungsklage erhoben werden. Bis zu einem Rechnungswert von 5000, 00 Euro können Sie das auch selbst ohne rechtlichen Beistand tun. Ab einem Wert von 5000,01 Euro müssen Sie vor das Landgericht. Hier herrscht ein sog. Anwaltszwang, was bedeutet, dass nur ein Anwalt dort rechtswirksam Klage erheben kann.

Mediation

Zahlt der Schuldner nicht, weil er Einwendungen gegen die Rechnung oder ihre Höhe hat, können Sie auch eine Mediation versuchen. Diese kommt oft schneller und günstiger zu einer zufriedenstellenden Lösung als ein langwieriger Gerichtsprozess.

Schuldanerkenntnis

Ein Schuldanerkenntnis ist die kostengünstigere Alternative zum gerichtlichen Mahn- bzw. Vollstreckungsbescheid. Hat der Schuldner keine Einwände gegen die Rechnung, kann er ein Schuldanerkenntnis unterschreiben. Dieses kann in einer vollstreckbaren notariellen Urkunde festgehalten werden. Kommt der Schuldner seiner Verpflichtung z. B. bei einer Ratenvereinbarung nicht nach, können Sie mit der Urkunde weitere rechtliche Schritte einleiten und z. B. das Gehalt pfänden.

Wussten Sie schon?

Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung? Diese beiden Begriffe werfen häufig Unklarheiten auf. Im Grunde genommen bezeichnen sie aber ein und dasselbe. Letztlich bleibt es Ihnen selbst überlassen, ob Sie das erste Schreiben nach Ablauf der Zahlungsfrist als Zahlungserinnerung oder Mahnung bezeichnen möchten – Ersteres klingt natürlich zunächst einmal freundlicher. In beiden Fällen kommt es vor allem auf den Inhalt an. Damit das Schreiben tatsächlich Rechtsfolgen haben kann, muss es bestimmte Anforderungen erfüllen. Es muss unbedingt eine neue Zahlungsfrist angegeben werden. Ist diese nicht enthalten, bringt das Schreiben später vor Gericht nichts. Außerdem muss der Schuldner ernsthaft und eindeutig darüber aufgeklärt werden, dass jetzt „Schluss mit lustig“ ist und das Geld eingefordert wird.

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Ausgewählte Rechtstipps zum Thema „Offene Rechnungen“

Die wichtigsten Fakten zu „offene Rechnungen“

Zahlungsfrist und Verzug

Solange nichts anderes vereinbart ist, gilt für jeden Kunden – egal ob Privatperson oder Geschäftspartner – die gesetzliche Zahlungsfrist. Diese beträgt, anders als viele glauben, nicht 14 oder gar 30 Tage, sondern die Rechnung ist sofort zu bezahlen. Der juristische Fachausdruck für diese Frage nach dem Wann der Rechnungsbegleichung lautet Fälligkeit. Ist eine Rechnung fällig, können Sie vom Schuldner verlangen, dass er sie zahlt. Nicht zu verwechseln ist sie mit dem Verzug. Verzug bedeutet, dass der Schuldner mit der Zahlung zu spät dran ist und deshalb z. B. Verzugszinsen zahlen muss.


Gilt die gesetzliche Zahlungsfrist, müssen Sie dem Schuldner hierzu entweder eine Mahnung schicken oder 30 Tage warten. Verbraucher geraten bei Rechnungen aber nur dann nach 30 Tagen in Verzug, wenn Sie sie in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen haben. Haben Sie hingegen vertragliche eine bestimmte Zahlungsfrist vereinbart, brauchen Sie keine Mahnung mehr zu schicken, denn der Schuldner ist automatisch mit Ablauf der Zahlungsfrist in Verzug. Aber Achtung: Der bloße Vermerk „Zahlen Sie innerhalb von zehn Tagen“ oder Ähnliches auf der Rechnung reicht für eine vertraglich vereinbarte Zahlungsfrist nicht aus. 

Existenzbedrohende Auswirkungen

Offene Rechnungen sollten im Unternehmen auf gar keinen Fall auf die leichte Schulter genommen werden. Schließlich geht es hier um bares Geld, das den Betrieb eigentlich am Laufen halten soll. Wenn im Fall der Fälle dann sogar mehrere Rechnungen unbezahlt bleiben, kommt es schneller vor als gedacht, dass ein Unternehmen in die Zahlungsunfähigkeit rutscht. Um die eigene Liquidität zu sichern, sollte man also unbedingt Vorkehrungen gegen Zahlungsausstände treffen.

Verjährung droht – Forderungsmanagement unabdingbar

Zahlungsansprüche gegen den Schuldner können nicht ewig geltend gemacht werden. Es gibt nämlich eine Verjährungsfrist, die vorsieht, dass die Ansprüche drei Jahre nach ihrer Entstehung verjähren. Wurde die Rechnung beispielsweise am 10. September 2015 ausgestellt, beginnt die Frist am 31. Dezember 2015 zu laufen – am 01. Januar 2019 ist der Anspruch dann verjährt. Das heißt keineswegs, dass der Anspruch damit verfallen ist. Der Gläubiger hat immer noch einen Anspruch auf Zahlung, kann diesen aber nicht mehr durchsetzen. Zahlt der Schuldner trotzdem, fällt das dann unter die Rubrik „Glück gehabt!“.

Ein effektives Forderungsmanagement kann helfen, solchen Problemen frühzeitig vorzubeugen. Sie sollten deshalb Maßnahmen treffen, um Forderungsausfälle so klein wie möglich zu halten und die Liquidität Ihres Unternehmens langfristig zu sichern. Diese Aufgabe kann auch outgesourct und einem Inkassounternehmen übertragen werden, was häufig kostengünstiger ausfallen kann.

Mahngebühren – was kann verlangt werden?

Korrekter ist es hier, von Verzugsschaden zu sprechen. Dieser enthält neben den Mahnkosten nämlich auch noch eventuelle Zinsen auf den Rechnungsbetrag, Kosten für die Beauftragung eines Inkassounternehmens oder die Kosten des gerichtlichen Mahnverfahrens. Diese Ansprüche betragen meist 5 % des Rechnungsbetrags gegenüber Privatkunden und 9 % gegenüber Geschäftskunden. Sie entstehen in dem Moment, in dem der Kunde in Zahlungsverzug gerät. Bei Geschäftskunden können Sie außerdem eine Pauschale in Höhe von 40,00 Euro verlangen. Diese wurde 2014 eigenführt, um den Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr zu bekämpfen.

Wichtige Gesetze und Urteile zum Thema

  • § 199 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Reglung der regelmäßigen Verjährungsfrist.
  • § 271 BGB: Ohne anderslautende Vereinbarung müssen Rechnungen sofort bezahlt werden.
  • § 286 BGB: Regelung über den Verzug des Schuldners und die Notwendigkeit einer Mahnung.
  • § 288 BGB: Vorschrift über die Verzugszinsen, die Verzugspauschale und andere Schadensersatzpositionen.
  • § 692 Zivilprozessordnung (ZPO): Regelung über den Inhalt des Mahnbescheids.
  • § 699 ZPO: Regelung des Vollstreckungsbescheids.
  • Mediationsgesetz (MediationsG): Gesetz, das die Grundsätze eines Mediationsverfahrens regelt.
  • Schleswig-Holsteinisches OLG, Urteil v. 15.10.2015, Az.: 2 U 3/15: Bei fehlgeschlagenen Lastschriften können Unternehmen keinen pauschalen Schadensersatz verlangen, sondern bekommen nur die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet. 
  • OLG Düsseldorf, Urteil v. 03.07.2013, Az.: I-20 U 102/12: Drohung mit Schufa-Eintrag kann unzulässig sein. 

 

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