Personalakte: Was reindarf – und was nicht
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Inhaltsverzeichnis
- Inhalt der Personalakte: Was darf in der Akte stehen?
- Was darf nicht in die Personalakte?
- Elektronische Personalakte
- Recht auf Einsicht in die Personalakte durch den Arbeitnehmer
- Recht auf Einsicht durch andere Personen und Hinzunahme anderer Personen
- Aufbewahrung der Personalakte
- Anspruch auf Entfernung von Abmahnungen und Vorgängen aus der Personalakte
- Rechtsschutz
Experten-Autorin dieses Themas
Inhalt der Personalakte: Was darf in der Akte stehen?
Die Personalakte soll über die Person des Angestellten und seine dienstliche Laufbahn vollständig und lückenlos Auskunft geben. Dies geschieht in der Form, dass Dokumente, Vorgänge und Urkunden über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines bestimmten Arbeitnehmers im Betrieb gesammelt werden. Die gespeicherten Unterlagen des Arbeitnehmers müssen zwingend einen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben oder es muss ein berechtigtes Interesse an der Aufnahme der Dokumente in die Personalakte bestehen.
Arbeitgeber bedienen sich heutzutage häufig der Speicherung von Personalinformationen in elektronischen Datenbanken und in Form einer digitalen Personalakte. Die Personalakte muss nicht als Personalakte bezeichnet sein und betrifft auch Sonder- und Nebenakten über den Arbeitnehmer, wenn diese einen Bezug zum Arbeitsverhältnis aufweisen.
Bestandteil von Personalakten sind beispielsweise:
Angaben zur Person des Arbeitnehmers, wie Geburtsdatum und die Sozialdaten
Bewerbungsunterlagen nebst Zeugnissen und Qualifikationsnachweisen
Schriftwechsel zwischen dem Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie Dritten
Aufzeichnungen zu Leistungen und Fähigkeiten sowie Fortbildungen
Beförderungen, Versetzungen, Gehaltsänderungen, Bonuszahlungen
Zeugnisse, Zwischenzeugnisse, Leistungsbeurteilungen, Personalfragebogen
Bescheinigungen über Schwangerschaft, Arbeitsunfähigkeit oder Schwerbehinderung
Arbeitsverträge, Befristungen, Vertragsänderungen, Dienstanweisungen und Nebenverträge
Hinweise und Belehrungen, Freistellungen
Verträge zur Altersvorsorge, Sondervergütungen, Vereinbarungen über Sachbezüge
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Urlaubsanträge und Urlaubsbewilligungen
Arbeitsunfälle
Abmahnungen
Kündigungen
Darlehen und Pfändungen
Was darf nicht in die Personalakte?
Vorgänge aus dem Privatleben, wie etwa Angaben zur Gewerkschafts- oder Parteizugehörigkeit und der Religionszugehörigkeit des Arbeitnehmers, dürfen nicht in der Personalakte aufgenommen sein. Ebenso wenig dürfen Unterlagen des Arbeitnehmers in seiner Funktion als Organ des Betriebsrats gespeichert werden. Ist der Arbeitnehmer lediglich namentlich ohne einen konkreten Bezug in Unterlagen aufgeführt, gehört das Dokument ebenfalls nicht in die Personalakte, wie beispielsweise allgemeine Personal- und Gehaltslisten und Schichtpläne.
Aufzeichnungen und Befundunterlagen des Betriebsarztes und ärztliche Gutachten sind ebenfalls kein zulässiger Inhalt der Personalakte, da sie der ärztlichen Schweigepflicht und Geheimhaltung unterliegen. Auch Unterlagen über die Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements sind in einer gesonderten Akte aufzubewahren. Prozessakten gehören nicht in die Personalakte; Straftaten und Verurteilungen nur dann, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an der Aufnahme in die Personalakte vorliegt.
Elektronische Personalakte
Weitverbreitet und zeitgemäß sind mittlerweile elektronisch gespeicherte Dokumentationen durch eine elektronische Akte. Der Arbeitgeber kann frei entscheiden, eine elektronische Personalakte zu führen und einzuführen, und die Entscheidung bedarf nicht der Zustimmung des Arbeitnehmers. Bei einem bestehenden Betriebsrat unterliegt die Einführung der elektronischen Personalakte der Mitbestimmung des Betriebsrats.
Allerdings hat der Arbeitgeber zahlreiche Verpflichtungen aus der Datenschutzgrundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz zu beachten, wenn er die elektronische Akte einführt. Der Arbeitnehmer ist über die Führung einer elektronischen Akte zu informieren. Der Arbeitgeber muss ferner dafür Sorge tragen, dass die elektronisch gespeicherten persönlichen Daten des Arbeitnehmers vor dem Zugriff durch Dritte geschützt sind, und hat Datensicherungsmaßnahmen zu treffen.
Recht auf Einsicht in die Personalakte durch den Arbeitnehmer
Jeder Arbeitnehmer hat nach § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 26 Abs. 2 Sprecherausschussgesetz (SprAuG) ein Recht auf Einsicht in die über ihn geführten Akten, ganz egal, wie sie der Arbeitgeber tatsächlich benennt. Der Ort, an dem die Einsicht erfolgt, ist regelmäßig am Ort der Lagerung beziehungsweise Speicherung der Personalakte. Zeitlich erfolgt die Akteneinsicht während der Arbeitszeit im laufenden Arbeitsverhältnis und ist deshalb dem Arbeitnehmer auch zu vergüten.
Der Arbeitnehmer ist berechtigt, Notizen zu machen und auf seine eigenen Kosten Kopien der Personalakte anzufertigen. Der Antrag auf Akteneinsicht kann jederzeit mündlich, schriftlich oder elektronisch erfolgen. Auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer ein Recht auf Einsicht in die über ihn geführten Akten.
Die Personalakte ist dem Arbeitnehmer vollständig und lückenlos vorzulegen und bereitzuhalten. Das vorherige Entfernen von Schriftstücken und Unterlagen aus der Personalakte ist nicht gestattet. Das Führen sogenannter Geheimakten ist ebenfalls nicht erlaubt. Der Arbeitnehmer muss Kenntnis darüber besitzen, wo die Akten aufbewahrt werden, damit er sein umfassendes Akteneinsichtsrecht wahrnehmen kann. Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer ein Recht auf Akteneinsicht gegenüber dem Arbeitgeber (Bundesarbeitsgericht (BAG), Urteil vom 16. 11. 2010 − 9 AZR 573/09).
Recht auf Einsicht durch andere Personen und Hinzunahme anderer Personen
Kein Recht auf Aktensicht haben grundsätzlich dritte und unbeteiligte Personen, da das Recht auf Akteneinsicht ein höchstpersönliches Recht ist. Auch ein Rechtsanwalt darf ohne die Zustimmung des Arbeitgebers nicht im Betrieb erscheinen und den Arbeitnehmer begleiten, da das Hausrecht dem Arbeitgeber zusteht (BAG, Urteil vom 12.7.2016 – 9 AZR 791/14).
Ist der Arbeitnehmer allerdings verhindert oder erkrankt, dürfte die Hinzuziehung eines Rechtsanwalts zur Einsicht möglich sein. Zudem besteht auch nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts dann kein Bedürfnis für den Rechtsanwalt oder kein Interesse des Arbeitnehmers, einen Rechtsanwalt mitzunehmen, wenn der Arbeitnehmer sich von der Akte Kopien anfertigen und eventuell sogar die Akte mit nach Hause nehmen darf, da dann die Transparenz und das Einsichtsrecht erfüllt werden und der Rechtsanwalt durch die Prüfung der Kopien eine Beratung vornehmen kann.
Ein Arbeitnehmer ist immer berechtigt, ein Betriebsratsmitglied seiner Wahl und bei Schwerbehinderten ein Mitglied der Schwerbehindertenvertretung zur Akteneinsicht hinzuzuziehen. Zu unterscheiden ist das Recht auf Auskunft gegenüber Dritten, wie beispielsweise den Ordnungsbehörden, dem Finanzamt oder gegenüber den Krankenkassen über Auszüge aus der Personalakte.
Aufbewahrung der Personalakte
Dokumente aus der Personalakte, wie beispielsweise Gehaltsabrechnungen, unterliegen teilweise nach steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen einer Pflicht zur Aufbewahrung. Daneben kann es sich für den Arbeitgeber anbieten, die Personalakte für die Dauer von Ausschluss- und Verjährungsfristen aufzubewahren, um Nachweise und Beweismittel zu sichern.
Die Personalakte ist immer vertraulich zu behandeln und gesichert aufzubewahren, damit Dritte nicht unbemerkt Einsicht in die Akte nehmen können. Der Arbeitgeber trägt eine Fürsorgepflicht und muss auf das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters Rücksicht nehmen.
Anspruch auf Entfernung von Abmahnungen und Vorgängen aus der Personalakte
Entfernung im bestehenden Arbeitsverhältnis
Unrichtige, unzulässig gespeicherte und zu Unrecht belastende Unterlagen sind aus der Personalakte zu entfernen. Der Anspruch des Arbeitnehmers ergibt sich aus den §§ 242, 1004 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und Art. 17 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer einen Beseitigungsanspruch und kann bei tatsächlich bestehenden Nachteilen und Schäden sogar Schadensersatzansprüche geltend machen. Daneben kann ebenfalls ein Schmerzensgeldanspruch bestehen, wenn das Persönlichkeitsrecht verletzt worden ist. Hierfür ist der Arbeitnehmer darlegungs- und beweisbelastet.
Entfernung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Interessant ist die Frage, ob der Arbeitnehmer auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Recht auf Entfernung von Dokumenten aus der Personalakte hat. Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts bejaht das für den Fall, dass objektive Anhaltspunkte für eine fortwirkende Beeinträchtigung des Arbeitnehmers auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vorliegen. Für den Vortrag zu den objektiven Anhaltspunkten für eine fortwirkende Beeinträchtigung des Arbeitnehmers auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses trägt der Arbeitnehmer die Darlegung- und Beweislast.
Entfernung unrechtmäßiger Abmahnungen
Eine unrechtmäßige Abmahnung ist ebenfalls aus der Personalakte zu entfernen. Auch Andeutungen auf die Abmahnung sind aus der Personalakte zu entfernen, wie beispielsweise Notizzettel, die auf die unwirksame Abmahnung hindeuten. Erfolgt durch den Arbeitnehmer eine schriftliche Gegendarstellung gegen eine erteilte Abmahnung, ist diese ebenfalls in die Personalakte aufzunehmen. Eine Gegendarstellung ist eine Beschwerde des Arbeitnehmers gegen die erteilte Abmahnung, wenn die Gründe für eine Abmahnung beispielsweise nicht vorliegen oder die Abmahnung aus sonstigen Gründen unberechtigt erfolgt ist. Besteht im Betrieb ein Betriebsrat, hat der Arbeitnehmer gemäß § 85 Abs. 1 Hs. 1 BetrVG ein Recht, eine Beschwerde auf Entfernung einer unberechtigten Abmahnung aus der Personalakte einzulegen, die ebenfalls der Personalakte beizufügen ist.
Entfernung rechtmäßiger Abmahnungen
Aber auch eine rechtmäßig erteilte Abmahnung kann aus der Personalakte gelöscht werden, wenn der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse darlegen und beweisen kann (BAG, Urteil vom 19.07.2012 – 2 AZR 782/11). Das ist dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer durch ein nach der Abmahnung jahrelang tadelloses Verhalten gezeigt hat, dass das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist.
Rechtsschutz
Wenn sich der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber außergerichtlich hinsichtlich der Beseitigung von unzulässigen Unterlagen oder Abmahnungen oder der Einsicht in die Personalakte nicht einigen können, ist der Arbeitnehmer berechtigt, eine Klage vor dem Arbeitsgericht anzustrengen, um seine Rechte durchzusetzen. Eine bestimmte Frist gibt es hierfür nicht.
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