GmbH: Was muss bei der E-Mail-Signatur unbedingt beachtet werden?

Gründer und Inhaber einer GmbH sollten nicht nur eine gute Geschäftsidee haben, sondern sie müssen auch einige Formalitäten beachten, wenn sie geschäftlich erfolgreich sein wollen.

Auch Start-ups müssen sich an die Spielregeln halten, die beispielsweise für geschäftliche E-Mails gelten. Schließlich sind E-Mails letztlich nichts anderes als die neuzeitliche Form der „Geschäftsbriefe“ aus Papier. Auch geschäftliche E-Mails von jungen GmbHs müssen daher eine sog. Signatur mit den gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zu Unternehmen haben.

1. Wann müssen Angaben gemacht werden?

Zunächst muss es sich bei der E-Mail überhaupt einmal um einen „Geschäftsbrief“ handeln. 

Entscheidend ist hier, dass mit geschäftlichen Inhalten nach außen kommuniziert wird, etwa wenn Kunden oder potentielle Geschäftspartner angesprochen und beispielsweise Angebote, Rechnungen oder Preislisten verschickt werden. Bloß interner E-Mail-Verkehr im Unternehmen fällt damit ebenso so wenig darunter wie Werbung, die sich an einen unbestimmten Personenkreis richtet. 

Eine gesetzliche Ausnahme gilt für Formulare, in die nur Angaben einzufügen sind. Aber Achtung: Für Bestellscheine gilt dieser Ausnahme allerdings ausdrücklich nicht. Auch innerhalb einer schon bestehenden Geschäftsbeziehung sind die Angaben keine Pflicht, schließlich „kennt man sich ja schon“. 

2. Was muss angegeben werden?

Im Prinzip kann man sich so eine E-Mail-Signatur wie ein abgespecktes Impressum vorstellen. Ist also schon eine Website mit Impressum vorhanden, können die Angaben hieraus übernommen werden. 

Jedenfalls müssen geschäftliche E-Mails einer GmbH diese Angaben haben:

• Vollständiger Firmenname/Name der GmbH, wie er im Handelsregister eingetragen ist 
• Rechtsform der Gesellschaft, also GmbH oder gegebenenfalls UG (haftungsbeschränkt)
• Sitz der GmbH, also deren Geschäftsanschrift, wie im Handelsregister angegeben (Postfach geht nicht)
• Registergericht und Handelsregisternummer
• alle Geschäftsführer mit Nachnamen und mindestens einem vollständigen Vornamen 

Über diese Mindestangaben hinaus kann man natürlich – und sollte dies schon aus eigenem Interesse auch tun – noch weitere Angaben, etwa zu Telefon, Telefax oder Website machen. Ein Muss ist dies jedoch nicht.

3. Wie muss ich die Pflichtangaben machen?

Bleibt noch die Frage, in welcher Form diese Pflichtangaben gemacht werden müssen. Hierzu schweigt das Gesetz. Es ist wird jedoch allgemein gefordert, dass die dauerhafte Wiedergabe der Angaben gewährleistet sein muss. Ein bloßer Link auf Angaben außerhalb der E-Mail, etwa ins Impressum einer Website genügt jedenfalls nicht. 

Der Praxis hat sich durchgesetzt, die Angaben in einem sog. „Footer“ am Ende der E-Mail zu machen. Die gängigen E-Mail-Programme ermöglichen es, solche Signaturen einmal anzulegen und so einzustellen, dass sie automatisch in jeder E-Mail enthalten sind. Hierbei sollte man darauf achten, dass die Angaben nicht zu klein geschrieben und gut lesbar sind. Eine E-Mail-Signatur ist schließlich kein Versuchsfeld für exotische Schriftarten.

4. Was droht sonst? 

Nach alledem ist es eigentlich gar nicht so schwer, für eine rechtssichere E-Mail-Signatur zu sorgen. Trotzdem passiert es jungen Unternehmen im Gründungseifer immer wieder, hier zu schlampen. Dann drohen nicht nur zeitfressende und kostenträchtige Abmahnungen durch Konkurrenten, sondern auch Zwangsgelder von bis zu 5.000 €. Beides muss nicht sein und lässt sich mit einem rechtzeitigen Befassen mit der Thematik auch gut vermeiden.

Über die Kanzlei Mutschke

Die Mutschke Rechtsanwaltsgesellschaft mbH ist eine Kanzlei für Unternehmensrecht und berät ihre Mandanten sowohl in der Gründungsphase als auch im laufenden Geschäft. Die Kanzlei ist deutschlandweit sowie international tätig und unterhält Büros in Düsseldorf und Bielefeld.