Kündigungen rechtssicher zustellen

Die Zustellung einer Kündigung muss nachweisbar sein

Wer eine Kündigung ausspricht muss den Zugang beim Adressaten beweisen können. Das ist besonders wichtig bei Kündigungen im Arbeitsverhältnis.

Der Zugangsnachweis ist darüber hinaus im Arbeitsrecht auch für anderen Erklärungen des Arbeitgebers mit rechtlich relevantem Inhalt von Bedeutung. Zum Beispiel:

• Einladung an Arbeitnehmer zur Teilnahme an einer Maßnahme des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM)
  
  
• Erklärung nach § 17 Abs. 1 BEEG zur Kürzung des Erholungsurlaubs während der Elternzeit
  
  
• Ablehnung des Antrags eines Arbeitnehmers auf Arbeitszeitreduzierung.

Auf die rechtssichere Zustellung kommt es im Arbeitsrecht in allen Fällen an, in denen es auf den rechtzeitigen Zugang einer Erklärung ankommt. 

Hervorzuheben ist die Kündigung kurz vor Ende der Probezeit oder die außerordentliche Kündigung. 

Eine außerordentliche Kündigung muss gemäß § 626 Abs. 2 BGB spätestens zwei Wochen nach Bekanntwerden des wichtigen Grundes erklärt werden, also des für die Kündigungsabsicht relevanten Ereignisses (z.B. Vertragsverstoß).

Misslingt dem Arbeitgeber der Nachweis des Zugangs der Kündigungserklärung beim Arbeitnehmer innerhalb der Zweiwochenfrist, dann ist die aus diesem Grund unwirksam.

Was ist der Vorteil des Einwurfeinschreibens?

Bei Zustellung einer Erklärung (z.B. Kündigung) mittels Einwurfeinschreibens spricht der Beweis des ersten Anscheins dafür, dass dem Adressaten der Brief auch tatsächlich zugestellt wurde und dass der Zugang bewirkt ist.

Das hatte das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein in der Entscheidung vom 18.01.2022 (1 Sa 159/21) ausdrücklich festgestellt. Die Vermutung war berechtigt, denn der Arbeitgeber konnte dem Arbeitsgericht sowohl den Einlieferungs- als auch den Auslieferungsbeleg vorlegen. 

Entscheidend für die Annahme einer Vermutung des Zugangs eines Einwurfeinschreibens sind sowohl die geltende organisatorische Anweisung der Deutsche Post AG als auch der Einsatz berufsmäßiger Zusteller. 

Auf den Anscheinsbeweis der Zustellung kann man sich übrigens nicht nur bei einer Briefzustellung im Einfamilienhaus stützen, sondern auch bei der Zustellung in einem Mehrfamilienhaus mit einer Briefkastenanlage für mehrere Parteien. 

Was ist die Besonderheit beim Einwurfeinschreiben? 

Beim Versand einer Kündigung mit Einwurfeinschreiben kann einiges schiefgehen, wenn die Formalien nicht beachtet werden.

Ein besonderes Risiko bei einer Zustellung mittels Einwurfeinschreiben war Gegenstand der Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg vom 28.07.2021 (Az. 4 Sa 68/20). Aus den Entscheidungsgründen ergibt sich einiges, das unbedingt zu beachten ist.

Was ist wichtig bei der Zustellung mit Einwurfeinschreiben?

Für den Nachweis des rechtzeitigen Zugang eines Kündigungsschreibens beim Empfänger reicht es nicht aus, eine im Betrieb geführte Post-Versandliste vorzulegen. Daraus ergibt sich nur die Tatsache, dass ein Brief verschickt wurde. Auch der schriftliche Einlieferungsbeleg von der Post ist unzureichend, denn damit lässt sich nur nachweisen, dass ein Brief versendet wurde, nicht jedoch dessen Zugang beim Empfänger.

Wie funktioniert eine Zustellung mit Einwurfeinschreiben?

Jedes Einwurfeinschreiben in Zustellung trägt zum Zwecke der Identifizierung ein abziehbares Etikett. Vor dem Einwurf in den Briefkasten entfernt der Zusteller das Etikett vom Brief und klebt es auf den Auslieferungsbeleg. Außerdem notiert er das Datum der Zustellung und bestätigt die  Zustellung mit seiner Unterschrift. Damit ist dokumentiert, dass sich der Zusteller außerhalb jeder Routine mit dem Vorgang der Zustellung befasst hat, bevor er den Brief beim Adressaten in den Briefkasten gelegt hat. 

Warum sollte der Auslieferungsbeleg schnell ausgedruckt oder gespeichert werden?

Den Verlauf der Zustellung kann man im Internet verfolgen. Mithilfe des Einlieferungsbelegs und der dort aufgedruckten Nummer kann der Absender im Internet stets den aktuellen Sendungsstatus des Briefes feststellen. 

Nach erfolgreicher Zustellung wird der Auslieferungsbeleg im Internet hinterlegt. Eine elektronische Reproduktion des Auslieferungsbeleges mit der Unterschrift des Zustellers und mit den Angaben Zustelldatum und Zustelluhrzeit sollte unverzüglich ausgedruckt werden. Diesen Ausdruck muss man aufbewahren, archiviert entweder abgelegt als Papierdokument oder gespeichert als elektronisches Dokument. 

Ganz wichtig: 

Das Generieren des Auslieferungsbeleges ist nur für kurze Zeit möglich. 

Wer mit dem Ausdruck oder der Archivierung des Auslieferungsbeleges zu lange wartet, hat möglicherweise Pech: Die Deutsche Post AG löscht diese Daten nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums automatisch und unangekündigt. Die Daten der Zustellung sind dann unwiederbringlich verloren. 

Ohne den Auslieferungsbeleg kann der Arbeitgeber wegen der in Rede stehenden Kündigung beim Arbeitsgericht den Zustellnachweis nicht führen. Das bringt Nachteile, sofern die Tatsache der Zustellung oder das Datum der Zustellung streitig sein sollten.

Der bloße Sendungsstatus, wie er z.B. aus der App ersichtlich ist, reicht nicht aus und begründet keinen Anscheinsbeweis. Aus dem Sendungsstatus geht nicht der Name des Zustellers hervor noch beinhaltet dieser die Unterschrift des Zustellers, mit der dieser die erfolgte Zustellung in den Briefkasten des Empfängers bestätigt. 

Fazit 

Bei der Zustellung einer Kündigung mit Einwurfeinschreiben muss die Reproduktion des Auslieferungsbeleges unverzüglich ausgedruckt oder elektronisch gespeichert werden.