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Lieferung aus Polen – 6 praktische Tipps für deutsche Unternehmen
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Polen sorgte im Jahr 2017 für Importe im Wert von über 51 Milliarden Euro nach Deutschland. Trotz des vergifteten politischen Klimas in Polen bleibt Deutschlands östlichstes Nachbarland dennoch ein wichtiger Handelspartner. Als Exporteur scheint Polen sich gut etabliert zu haben: Viele deutsche Firmen nutzen es seit geraumer Zeit, während andere erst mit dieser Möglichkeit zu experimentieren beginnen.
Ob Sie der einen oder anderen Gruppe angehören, eines ist sicher: In Zeiten der Industrie 4.0 werden Geschäfte anders abgeschlossen und abgewickelt als noch vor 15 oder 10 Jahren. Statt persönlichen Geschäftstreffen in vortrefflichen Hotels mit reichlichem Essen und Alkoholkonsum werden Verträge per Messenger, WhatsApp, Viber, Snapchat, Telegram oder Aldi Talk, daneben häufig immer noch per E-Mail oder Fax, ausgehandelt und abgeschlossen.
In den meisten Fällen klappt es und bedeutet Gewinn für alle Beteiligten.
Ab und zu kommt es dagegen zu Streitigkeiten. Im Folgenden werden Ihnen sechs Tipps vorgestellt, welche Ihnen viel Ärger bei etwaigem Streit mit polnischen Lieferanten ersparen:
1. Link zu Ihren AGB
Im Laufe des digitalen Austausches schicken Sie Ihrem Handelspartner den Link zu Ihren AGB, am besten mit klaren Hinweis: „Wir bestellen nur nach unseren AGB“ oder „We sell and buy on our general terms and conditions“.
2. Nur, wenn Sie den Vertragspartner auch tatsächlich gut kennen, sollten Sie erwägen, in Vorleistung mittels Vorkasse zu gehen.
Entsprechend sollten Sie die Ware niemals übergeben, ehe das Geld tatsächlich Ihrem Bankkonto gutgeschrieben wurde. Dies ist nur ratsam, wenn man den Vertragspartner sehr gut kennt. Verfälschte Sende- und Überweisungsbestätigungen haben vielen deutschen Unternehmen bereits Verluste in Millionenhöhe beschert.
3. Überprüfen Sie die Identität Ihres Handelspartners auf mindestens zwei Wegen.
Sehr häufig schaffen Verbrecher firmenähnliche E-Mails und ergattern Überweisungen oder Warenlieferungen von vertrauensvollen Geschäftsführern, die denken, Sie stehen in Verbindung zu einer namenhaften Firma. Dies kann man sehr häufig durch einfachen Anruf in den Firmenzentralen und ein Gespräch mit der zuständigen Person verifizieren. Drei Minuten, welche Ihnen hunderte oder tausenden von Euros und mehrere Wochen Stress ersparen können.
4. Seien Sie extrem vorsichtig…
…, wenn jemand Sie mit E-Mail-Adressen privater oder öffentlicher Top Level-Domains anschreibt (etwa: @gmail.com, wp.p.pl, gmx.de, op.pl, mail.com, yahoo.de, onet.pl, gazeta.pl, mail.de etc.). Gute und verlässliche Firmen nutzten solche E-Mails nicht. Und zwar nie!
5. Überprüfen Sie, ob die Firma eine aktive EU-Steuernummer hat.
Dies können Sie innerhalb weniger Sekunden erledigen.
6. Bitten Sie Ihren polnischen Vertragspartner, dass er Ihnen seinen aktuellen Handelsregisterauszug zuschickt.
Alternativ können Sie diesen selber überprüfen.
(Die Webseite ist zwar auf Polnisch, aber wenn Sie die EU-Steuernummer im Feld „NIP“ Ihres Handelspartners angeben, ohne PL am Anfang, sollten Sie die Firma ausfindig machen können. Ein solcher Auszug ist in Polen kostenlos, welcher jederzeit binnen weniger Sekunden heruntergeladen werden kann. Sollte die Ergebnisliste leer sein, hat dies in der Regel zwei Gründe: Entweder handelt es sich um einen Einzelkaufmann oder um ein fiktives Unternehmen.)
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Die obigen Hinweise geben Ihnen zwar keine 100%ige Sicherheit, aber in allen Fällen, in welchen Kunden meiner Kanzlei Probleme mit Lieferanten aus Polen hatten, wurde zumindest eine von den obigen Vorsorgemaßnahmen nicht eingehalten. Unter Umständen kann dies zu riesigen Schäden führen. Und im Geschäftsleben, wie auch im Alltagsleben, ist Vorsorge besser als Nachsorge.
Wenn Sie spüren, dass Sie dennoch Rechtsbeistand benötigen, etwa weil Sie die Lieferungsbedingungen überprüfen möchten, weil der Vertragspartner Ihre AGB nicht vorbehaltslos akzeptiert/auf eigene AGB hinweist, nur nach polnischen Recht einen Vertrag abschließen will, eine Teilzahlung im Voraus fordert usw., steht meine Kanzlei Ihnen gerne zur Verfügung.
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