Softwareerstellung nie ohne Vertrag und Pflichtenheft

Vertrag zur Softwareerstellung

Immer mehr Unternehmer wenden sich an einen Softwareentwickler, um eine individuell auf das jeweilige Unternehmen oder die Marktbegebenheiten abgestimmte Software zu erwerben. Für die Erstellung dieser Software wird zwischen den Parteien ein Softwareerstellungsvertrag geschlossen. Doch in vielen Fällen werden keine schriftlichen Vereinbarungen getroffen oder es werden nicht alle Pflichten schriftlich verfasst. In der Praxis stellt sich das oftmals als Fehler heraus. Denn nicht selten gibt es Auseinandersetzungen, die sich in der Praxis regelmäßig auf die Punkte erstrecken, die nicht im Softwareerstellungsvertrag geregelt sind.

Im Rahmen dieses Softwareerstellungsvertrages verpflichtet sich der Auftragnehmer, für den Auftraggeber eine auf die konkreten Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Software zu entwickeln oder eine Standardsoftware an die Bedürfnisse des Kunden anzupassen. Hier sollte lieber zu viel als zu wenig geregelt werden. Gerade Änderungswünsche an der Software während der Entwicklungsphase sollten stets schriftlich fixiert werden.

Das Pflichtenheft

Bevor es zur Vertragsgestaltung kommt, muss die Software zunächst ausführlich geplant werden. Diese Planung hat i. d. R. durch den Auftraggeber zu erfolgen. Denn während der Auftragnehmer in der Realisierungsphase die Verantwortung für das Projekt trägt, liegt diese Verantwortung in der Planungsphase bei dem Auftraggeber. Den Auftragnehmer treffen in dieser Phase nur Beratungspflichten.

Zur Planung der zu erstellenden Software eignet sich neben einem Aktivitäten- und Fristenplan ein Pflichtenheft. Das Pflichtenheft definiert die Ziele der Softwareerstellung für die Parteien. Es legt die Eigenschaften, Einsatzzwecke und Beschaffenheiten der zu erstellenden Software fest.

Wird kein Pflichtenheft erstellt, ist aufgrund der mangelnden Beschaffenheitsvereinbarung nur ein mittlerer Ausführungsstand geschuldet (OLG Düsseldorf, Urt. v. 18.07.1997, CR 1997, S. 732; OLG Frankfurt, Urt. v. 03.05.2001). Aus diesem Grund ist den Parteien zu ihrer eigenen Zufriedenheit zu raten, ein ausführliches Pflichtenheft zu erstellen.

Checkliste Pflichtenheft:

• Zielbestimmungen
• Einsatz der Software
• Produktübersicht
• Funktionen und Leistungen
• Anforderungen an die Qualität
• Benutzeroberfläche
• Sonstige Anforderungen
• Technisches Umfeld
• Tests
• Ergänzungen

Tücken der Vertragsgestaltung

Wenn die Software hinreichend geplant wurde und sich die Parteien einig sind, muss vor der Realisierung der Softwareentwicklung der eigentliche Vertragstext verfasst werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die wesentlichen Vertragspunkte unmissverständlich geregelt sind.

Zwar gibt es im Internet zahlreiche Musterverträge, allerdings sind diese nicht auf die konkreten Begebenheiten der jeweiligen Unternehmen angepasst, sodass es bei der Verwendung dieser Musterverträge zu Konflikten kommen kann.

Aus diesem Grund ist den Parteien zu raten, einen individuellen Vertrag mit explizit allen Pflichten der Parteien zu erstellen.

Um die gängigen Streitthemen zu vermeiden, sollte der Vertrag die vertraglichen Leistungen zunächst genau beschreiben. Die vertraglichen Leistungen beim Softwareerstellungsvertrag liegen in der Erstellung und Übergabe bzw. Überlassung der Software. Dabei sollte insbesondere die Übergabe des Quellcodes geregelt werden. Auch die Frage, auf welchem Datenträger die Software übergeben werden soll und ob der Softwareentwickler diese beim Kunden installieren muss, kann hier geklärt werden.

Des Weiteren muss auch die Aufgabenverteilung der Vertragsparteien vertraglich festgehalten werden. Die Verantwortung liegt in der Realisierungsphase zwar bei dem Softwareentwickler, allerdings treffen den Auftraggeber Mitwirkungspflichten. So muss der Auftraggeber beispielsweise Testdaten und Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Für den Fall, dass der Auftraggeber seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkommt, kann unter diesem Punkt auch das Mitverschulden im Fall einer Verzögerung mit aufgenommen werden.

Auch die Nutzungsrechte, die Laufzeit des Vertrages und die Vergütung bringen ein großes Konfliktpotenzial mit sich. Aus diesem Grund sollten Regelungen bezüglich etwaiger Kopien und der Weitergabe der Software im Vertrag getroffen werden.

Auch die Höhe und Fälligkeit der Vergütung und die Vergütung etwaiger Mehraufwendungen darf in dem Vertragstext keineswegs fehlen.

Letztlich ist es auch sinnvoll, die Mängelhaftung und etwaige Haftungsausschlüsse mit in den Vertragstext aufzunehmen. Dabei muss darauf geachtet werden, dass die Haftung für vorsätzliches oder grob fahrlässiges Handeln, sowie für Personenschäden nicht ausgeschlossen werden kann.

Fazit

Ein auf das Unternehmen individuell abgestimmter Vertragstext ist für die Zufriedenheit aller Parteien unumgänglich. Es empfiehlt sich daher, einen individuellen Vertrag zu verfassen oder einen Mustervertrag umzuschreiben. Wer ganz sicher gehen möchte, sollte einen Rechtsanwalt zur Vertragsgestaltung hinzuziehen.