Wie kann ich am schnellsten eine polnische GmbH gründen?

Auf den ersten Blick eine einfache Frage, zumindest wenn wir es mit einer typischen Konstellation zu tun haben, und zwar: Ein polnischer Kaufmann möchte zügig eine Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (abgekürzt als Sp. z o.o., diese entspricht der deutschen GmbH) gründen.

Elektronischer Weg als schnellster Weg?

Dann registriert er sich auf dem Portal des polnischen Justizministeriums S24 (aufrufbar unter: https://ekrs.ms.gov.pl/s24/), wählt die entsprechenden Optionen und Schritt für Schritt kann er, wiewohl mit vielen standardisierten Bestimmungen im Gesellschaftsvertrag, eine Sp. z.o.o. gründen. 

Am Ende ist es erforderlich, den ganzen Vorgang mit einer elektronischen Signatur zu unterzeichnen (welche die meisten nicht haben), aber gleichzeitig kann man dazu auch ein sogenanntes Vertrautes Profil (polnisch „Profil Zaufany“) nutzen.

Dies ist eine erhebliche Erleichterung, denn ein Vertrautes Profil kann man sich sehr einfach erstellen lassen. Dies erfolgt kostenlos auf der Website https://pz.gov.pl/pz/registerMainPage, nach der erfolgreichen Anmeldung muss man sich noch zu einer Institution begeben, etwa zum nächsten Finanzamt, um seine Identität zu bestätigen.

Probleme entstehen, wenn ein Ausländer, etwa ein Deutscher oder Schweizer, als Gesellschafter auftritt.

Denn sobald man die bereits genannte Website des Justizministeriums abruft, kommt es zu einer enttäuschenden Überraschung. Und zwar, wie man es schön herauslesen kann: „All administration services are available in Polish only“, alle Dienstleistungen werden nur auf Polnisch zur Verfügung gestellt. 

Und dies obwohl die ganze Platform zu 85 % vom European Regional Development Fund finanziert wurde, was über 30 Millionen Euro an Zuschüssen bedeutete.

Damit könnte man aber noch umgehen – es gibt doch Google Translate oder die Möglichkeit, einen ordentlichen Dolmetscher herbeizuholen?

Leider gibt es noch eine weitere Hürde. Die Registrierung zum „Vertrauten Profil“ ist nicht für jeden möglich, sondern nur für eine Person, die sich mit einer polnischen PESEL-Nummer ausweisen kann. Diese Nummer, welche jeder Pole bei Geburt in Polen verliehen bekommt und welche zur Identifizierung, darunter zur steuerrechtlichen Identifizierung dient, kann ein Ausländer nur dann erhalten, wenn er sie beantragt und einen rechtlichen Grund angibt, warum er diese PESEL-Nummer benötigt (etwa wegen Einstellung in Polen). 

Diese Nummer wird man auch erhalten, wenn man in Polen für länger als 30 Tage einen Wohnsitz haben wird und dies auch bei  der zuständigen Gemeinde anmeldet. Erfahrungsgemäß haben aber die künftigen Gesellschafter nicht immer einen polnischen Wohnsitz, sei es auch als Nebenwohnsitz. 

Es gibt verschiedene Wartungszeiten je nach der Gemeinde, bis der Antrag auf eine PESEL bearbeitet wird. Das kann bis zu einem Monat dauern.

Was heißt das also?

Im Endergebnis stellt sich heraus, dass ein Ausländer, wie etwa aus dem europäischen Ausland, welcher noch keinen Wohnsitz in Polen hat, in meisten Fällen eine Sp. z o.o. am schnellsten auf dem herkömmlichen Weg gründen wird, und zwar, indem er sich zum Notar begibt. 

Zwar wird diese Gesellschaft erst dann begründet, wenn sie ins Handelsregister eingetragen wird, aber schon vorher kann die Gesellschaft wirtschaftlich aktiv sein, vorausgesetzt, Sie haben die Steuernummer erhalten, was normalerweise binnen 7 Werktagen erfolgt.