Wie lange darf eine Abmahnung in der Personalakte bleiben?

Eine Abmahnung muss nicht schon dann entfernt werden, wenn sie ihre Warnfunktion verloren hat. Sie kann so lange in der Personalakte bleiben, bis sie unter keinem Aspekt mehr für das Arbeitsverhältnis wichtig ist. Dies entschied das Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 19.07.2012 – 2 AZR 782/11) und bestätigte damit sein bisherige Rechtsprechung.

Eine Verwaltungsmitarbeiterin konnte bei einer Kontrolle im Juli 2007 nicht das von ihr zu führende Kassenbuch vorlegen. Sie erhielt deshalb im April 2008 eine Abmahnung. Im Frühjahr 2009 reichte sie Klage ein, um die Abmahnung aus ihrer Personalakte entfernen zu lassen. Sie meinte, ihr Arbeitgeber hätte wegen der mittlerweile verstrichenen Zeit kein schutzwürdiges Interesse daran, die Abmahnung noch in der der Personalakte zu belassen.

Die Abmahnung soll dem Mitarbeiter zeigen, dass er gegen seine Pflichten verstoßen hat und sein Arbeitsplatz gefährdet ist. Hält sich der Mitarbeiter künftig an die Spielregeln, verliert die Abmahnung allein durch Zeitablauf ihr Gewicht. Wann sie bedeutungslos wird, hängt von der Schwere des gerügten Fehlverhaltens ab, eine feste Frist gibt es nicht.

Die Abmahnung soll jedoch nicht nur warnen, sie dokumentiert auch. Deshalb kann sie auch noch für den Arbeitgeber wichtig sein, selbst wenn sie ihre Warnfunktion längst verloren hat und als Grundlage für eine Kündigung wertlos ist. Wenn der Arbeitgeber später über eine Beförderung oder Gehaltserhöhung entscheidet bzw. ein Zeugnis verfassen muss, darf er noch auf eine zu Recht erteilt Abmahnung zurückgreifen und sie in seine Entscheidung einbeziehen.