Datenschutz im Arbeitsverhältnis – was Arbeitgeber und Arbeitnehmer nach der DSGVO beachten müssen

Datenschutz im Arbeitsverhältnis

Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) begegnet den Menschen in vielen Lebensbereichen. Ihr maßgeblicher Zweck besteht darin, das Sammeln und Verarbeiten personenbezogener Daten durch öffentliche Behörden und private Firmen in der Europäischen Union (EU) einheitlich zu regeln. Darüber hinaus sensibilisiert sie die Betroffenen zum Thema Daten und Datenschutz, dessen Bedeutung sowohl im privaten wie auch im beruflichen Leben zunimmt.

Bereits mit Schluss des Arbeitsvertrags sammelt und verarbeitet der Arbeitgeber regelmäßig Daten des Arbeitnehmers, die er zu schützen hat. Aber auch Arbeitnehmer, zu deren beruflichem Alltag E-Mail-Verkehr, Videokonferenzen und das Speichern in einer Cloud gehören, sind zum Schutz der aufkommenden Daten verpflichtet. Welche Rechte und Pflichten sich im Bereich des Datenschutzes für Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Einzelnen ergeben, soll im folgenden Beitrag beleuchtet werden.

Was Arbeitnehmer beachten müssen

Rechte des Arbeitnehmers

Die DSGVO beinhaltet eine Reihe neuer Arbeitnehmerrechte in Bezug auf ihre Daten. Vor allem ist jeder Arbeitnehmer berechtigt:

• die Löschung bestimmter Daten zu verlangen, Art. 17 DSGVO
• Widerspruch gegen die Verarbeitung von Daten einzulegen, Art. 21 DSGVO
• die Berichtigung bestimmter Daten zu verlangen, Art. 16 DSGVO

Besonders relevant ist das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung der eigenen personenbezogenen Daten, Art. 15 DSGVO. Um zu gewährleisten, dass der Datenschutz am Arbeitsplatz nicht vernachlässigt wird, steht es dem Arbeitnehmer zu, in die über ihn gesammelten Daten Einsicht zu nehmen. Entsprechend hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Auskunft über:

• die verarbeiteten Daten
• den Zweck der Verarbeitung
• die zur Einsicht in die Daten berechtigten Personen
• die voraussichtliche Dauer der Datenspeicherung
• die Quelle der Daten, sofern nicht der Arbeitnehmer selbst die entsprechenden Angaben getätigt hat 
• die Möglichkeit einer automatischen Entscheidungsfindung auf Grundlage der erhobenen Daten

Pflichten des Arbeitnehmers

Um einen effektiven Datenschutz zu gewährleisten, sind Arbeitnehmer zum Schutz empfindlicher personenbezogener Daten verpflichtet. Die entsprechenden Hauptpflichten und Vorgaben zum Datenschutz ergeben sich zumeist aus dem jeweiligen Arbeitsvertrag. Im Übrigen unterliegen Arbeitnehmer, die mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, dem Datengeheimnis. Sie dürfen keinerlei Informationen nach außen tragen oder zu einem anderen Zweck nutzen, als demjenigen, zu dem die Daten erhoben worden sind.

Darüber hinaus hat der Arbeitnehmer Folgendes stets zu beachten:

• PC, Festplatten, USB-Sticks u. Ä. müssen vor unbefugtem Zugriff gesichert sein
• Unterlagen und Akten, die personenbezogene Daten enthalten, müssen unter Verschluss gehalten werden. Werden solche Unterlagen nicht mehr benötigt, müssen sie vernichtet werden
• Bildschirm des PCs muss bei Verlassen des Arbeitsplatzes gesperrt werden
• Benutzernamen und Passwörter sollten nicht aufgeschrieben oder weitergegeben werden

Folgen bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen

Verstöße gegen die dem Arbeitnehmer obliegenden Pflichten im Zusammenhang mit dem Datenschutz können arbeitsrechtliche Konsequenzen, wie Abmahnung oder Kündigung, nach sich ziehen.

Was Arbeitgeber beachten müssen

Rechte und Pflichten des Arbeitgebers bezüglich Datenschutz am Arbeitsplatz

Gem. § 26 BDSG dürfen Arbeitgeber Daten erheben, verarbeiten und nutzen, sofern dies für die Entscheidung über die Einstellung des Arbeitnehmers oder die Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Darüber hinaus ist der Arbeitgeber auch dann zum Sammeln personenbezogener Daten von Arbeitnehmern berechtigt, wenn dies für das bestehende Arbeitsverhältnis erforderlich ist. Auch darf der Arbeitgeber persönliche Daten erheben, wenn der Arbeitnehmer schriftlich eingewilligt hat. Der Arbeitnehmer kann die Einwilligung jederzeit widerrufen.

Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer grundsätzlich über die Datenerhebung zu informieren, Art. 13 DSGVO.

Zulässig ist die Verarbeitung folgender Daten:

• Bankverbindung des Arbeitnehmers für die monatlichen Gehaltszahlungen
• Daten, die für die sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Meldungen verpflichtend benötigt werden
• Daten über Werdegang und Fähigkeiten des Betroffenen

Unzulässig ist die Verarbeitung folgender Daten:

• Verarbeitung von Informationen über den Gesundheitsstand der Arbeitnehmer
• Sammeln von Informationen über das Verhalten von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz

Der Arbeitgeber muss stets sicherstellen, dass die Daten seiner Arbeitnehmer sicher hinterlegt und die damit in Kontakt kommenden Personen entsprechend geschult sind. Betriebe, in denen regelmäßig wenigstens zehn Personen Tätigkeiten zur Datenverarbeitung erledigen, müssen überdies einen Datenschutzbeauftragten ernennen.

Folgen bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen

Bei Verletzungen des Datenschutzes können die zuständigen Aufsichtsbehörden zunächst beratend oder verwarnend tätig werden. Bei schwerwiegenden oder mutwilligen Verstößen können Geldbußen verhängt und Schadensersatzzahlungen beansprucht werden.

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Dorit Jäger ist Rechtsanwältin und Fachanwältin für Arbeitsrecht. Die Kanzlei Croset- Fachanwälte für Arbeitsrecht ist ideologisch nicht festgelegt und vertritt daher Arbeitgeber (kleine, mittelständische und große Unternehmen mit bis zu 1.500 Mitarbeitern) und Arbeitnehmer (Angestellte aller Einkommensklassen, Führungskräfte, leitende Angestellte und Geschäftsführer) - deutschlandweit.

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(DJ/jz)