Homeoffice und Datenschutz – was ist zu beachten?

Die Arbeit von Zuhause ist bereits seit längerem ein wichtiges Thema in der Arbeitswelt, welches nunmehr im Zuge der Maßnahmen zur Eindämmung des Coronavirus in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit gerückt ist. Die klassischen Formen dieser Telearbeit, namentlich das Homeoffice, die Arbeit mit einem Computer oder auch die Nutzung des Mobile Office, die Verwendung von Smartphones außerhalb der eigenen Wohnung im Rahmen der Arbeitszeit, stellen in der heutigen Zeit daher keine Seltenheit mehr dar.

Neben den wichtigen arbeitsrechtlichen Fragestellungen, die sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer daraus ergeben, müssen in diesem Zusammenhang auch die Vorgaben des Datenschutzes und der Datensicherheit beachtet werden, wenn es um die berufliche Tätigkeit in Heimarbeit geht.

Datenschutzrechtlich ist der Arbeitgeber grundsätzlich verantwortlich für alle Verarbeitungstätigkeiten im Rahmen seines Unternehmens und bleibt es auch dann, wenn eine Auslagerung des Arbeitsplatzes in die Privatwohnung eines Arbeitnehmers erfolgt. Daraus folgt die Verpflichtung des Arbeitgebers, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Homeoffice die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen umsetzen.

Neben dem notwendigen Maß an persönlichem Vertrauen zu dem jeweiligen Arbeitnehmer sind auch klare Vorgaben und Regelung für den Umgang mit den zur Verfügung gestellten Daten am Heimarbeitsplatz erforderlich.

Solche Regelungen stellen eine sinnvolle Möglichkeit für einen Unternehmer dar, seinen datenschutzrechtlichen Verpflichtungen zu entsprechen. Dieser muss nämlich auch bei der Telearbeit geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten zu ergreifen. Mit den richtigen Regelungen kann der Arbeitgeber auch im Rahmen der Telearbeit unangenehme Datenpannen im besten Fall komplett vermeiden, oder die daraus entstehenden negativen Auswirkungen zumindest deutlich abzufedern.

So lässt sich auch das Risiko von erheblichen Bußgeldstrafen und Schadensersatzforderungen von Betroffenen senken und zugleich ein infolgedessen drohender Imageverlust für das eigene Unternehmen abwenden.

Es ist einem Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern Telearbeit in Form von Homeoffice und Mobile Office ermöglichen möchte, daher dringend zu raten, Richtlinien aufzustellen, in denen insbesondere Regelungen dafür getroffenen werden, wie der Heimarbeitsplatz einzurichten ist, auf welchen Geräten Daten hinterlegt und verwendet werden dürfen, wie der Arbeitsplatz vor Zugriffen unberechtigter Dritter geschützt wird, was im Falle von Datenverlust zu tun ist und wie die Einhaltung der Regelungen sichergestellt werden kann.

Wie die Vorgaben im Einzelnen am sinnvollsten zu regeln sind, hängt stark von dem eigenen Tätigkeitsbereich und den personenbezogenen Daten ab, die verarbeitet werden. Es sollte daher darauf geachtet werden, dass entsprechende datenschutzrechtliche Richtlinien für die Tätigkeit im Homeoffice datenschutzkonform ausgestaltet sind und die Umstände des Einzelfalls gebührend berücksichtigt werden. Existiert ein Betriebsrat, müssen die Vorgaben in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Erfolgt die Arbeit im Homeoffice mit privaten Geräten der Arbeitnehmer (Bring your own device, BYOD), sind zusätzliche Vorgaben zu beachten.

Axel Dreyer, LL.M. 

Rechtsanwalt und Fachanwalt für gewerblichen Rechtsschutz

Datenschutzbeauftragter (TÜV)

Datenschutzauditor (TÜV)